Nazwa firmy to jeden z kluczowych elementów rejestracji. Początkującym przedsiębiorcom dostarcza ona wielu trudności. Co musi zawierać nazwa firmy? Czy dopuszczalna jest nazwa firmy bez imienia i nazwiska przedsiębiorcy? Odpowiadamy na wątpliwości!
Wytyczne we wniosku o wpis CEIDG-1 wskazują, że pełna nazwa firmy przedsiębiorcy obowiązkowo zawiera jego imię i nazwisko, co w przypadku nazwy skróconej jest konieczne tylko w razie braku innych pomysłów. Jaka nazwa firmy jest najlepsza? Z punktu widzenia księgowego jedynie ta poprawna, zgodnie z powyższymi wytycznymi. Oczywiście, większość przedsiębiorców bierze pod uwagę przede wszystkim względy marketingowe, tj. długość i łatwość zapamiętania nazwy firmy przez potencjalnych klientów czy dostępność odpowiedniej domeny dla firmowej strony internetowej.
Jednak skupiając się stricte na wymogach podatkowych ważne jest to, by pamiętać, że na dokumentach firmowych (umowa, faktura itd.) dopuszczalna jest tylko pełna nazwa firmy. Ponadto, bez żadnego wyjątku, w nazwie tej musi być poprawie zapisane imię i nazwisko przedsiębiorcy. Stąd nasza rada – na wizytówce firmowej najlepiej umieścić pełną nazwę wraz z adresem i NIP-em. W ten sposób unikniemy pomyłek i nieprzyjemności w razie kontroli.
Czy nazwa firmy jest wystarczającym oznaczeniem przedsiębiorcy w obrocie gospodarczym? Nie. Oprócz nazwy Twojej działalności na każdym dokumencie musi się również znaleźć adres działalności gospodarczej wraz z NIP. Co ważne, w przypadku nazwy firmy, jej adresu i NIP nie może dojść do żadnej pomyłki. Nie może się w niej znaleźć błąd ani literówka, w tym zbędne kropki, przecinki, myślniki i cudzysłowy. Wszystkie dane muszą być idealnym odzwierciedleniem tych zamieszczonych w CEIDG.
W jaki sposób sprawdzić nazwę firmy swojego kontrahenta? Umożliwia to portal internetowy CEIDG. W zakładce baza przedsiębiorców istnieje możliwość wyszukania przedsiębiorcy po imieniu, nazwisku lub NIP. Księgowi z reguły weryfikują je w swoim programie księgowym, który wykorzystuje dane z Głównego Urzędu Statystycznego. Źródłem danych dla GUS również jest Twój wpis do CEIDG, o czym pisaliśmy tutaj.
Jaki wybrać adres dla swojej działalności gospodarczej? Obowiązkowo należy podać adres zamieszkania, o czym była mowa w momencie omawiania sekcji danych osobowych (patrz tutaj). Konieczny jest także adres do doręczeń, istnieje także pole określające adres wykonywania działalności gospodarczej. Od niedawna pojawiła się jednak opcja „Brak stałego miejsca wykonywania działalności gospodarczej”, która jest o tyle kusząca, że pozwala oszczędzić wpisywania kolejnego adresu lub tego samego, jak adres zamieszkania czy doręczeń.
Ważne! Odradzamy zaznaczenie tej opcji z dwóch powodów: adres i tak jest obowiązkowy w dokumentacji podatkowej, stąd z jego braku domyślnym staje się adres zamieszkania. Puste pole adresu wykonywania działalności jest powodem wielu pomyłek z uwagi na to, że systemy księgowe i do fakturowania z reguły nie są w stanie pobrać adresu z GUS. A jak wspomnieliśmy, jest on daną obowiązkową. W razie konieczności można wprowadzić dodatkowe adresy stałego miejsca wykonywania działalności w kolejnych polach wniosku o wpis.
Pamiętajmy o konieczności posiadania prawa do użytkowania lokalu pod wskazanym adresem, co może zostać sprawdzone przez US w momencie rejestracji – szczególnie dotyczy to czynnych podatników VAT.
Gdy już uporamy się z dwoma pierwszymi obszarami – danych osobowych i oznaczeniem przedsiębiorcy wraz z nazwą i adresem firmy – przychodzi kolej na decyzję w kwestii kodów PKD opisujących naszą działalność.