Prowadzenie działalności psychoterapeutycznej, oprócz pracy z pacjentem, obejmuje także obowiązki podatkowe i księgowe. Omawiamy najważniejsze zasady dotyczące finansów psychoterapeutów i psychologów, kosztów prowadzenia działalności, zasad fiskalizacji oraz obowiązków podatkowych.
Aby uniknąć kłopotów i świadomie zarządzać swoją działalnością gospodarczą, należy znać i realizować zasady rachunkowości. To pomoże także w zwiększeniu rentowności gabinetu psychologa lub psychoterapeuty.
Psychologowie i psychoterapeuci prowadzący własną praktykę najczęściej wybierają wpis rejestracyjny w CEIDG, popularnie nazywany jednoosobową działalność gospodarczą (JDG). Jest to forma minimalizująca formalności, dająca pełną kontrolę nad firmą. Oczywiście, istnieją także inne możliwości, w tym spółka cywilna lub spółka z ograniczoną odpowiedzialnością. Wiążą się jednak z większymi kosztami i obowiązkami formalnymi. Wybór odpowiedniej formy zależy od skali działalności oraz liczby angażowanych specjalistów.
JDG to najprostsza forma prowadzenia działalności, która nie wymaga dużych formalności. Rejestracja w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG) jest bezpłatna i odbywa się online.
Spółka cywilna to dobry wybór dla psychoterapeutów i psychologów, którzy pracują w zespole. Często wybierana jest przez osoby, które ograniczają zakres usług (np. psychoterapii i psychologii), a także dzielą się kosztami prowadzenia praktyk. Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością jest szerszą formą działalności, to dobry wybór dla większych gabinetów, oferujących usługi kilku lub kilkunastu specjalistów. Spółka z o.o. pozwala na ograniczenie odpowiedzialności właścicieli za szkody firmy, jednak wiąże się z większymi kosztami i obowiązkami administracyjnymi.
Koszty prowadzenia działalności psychoterapeutycznej
Najczęstszymi kosztami prowadzenia działalności są:
- Koszt wynajmu lokalu,
- Zakup sprzętu i oprogramowania,
- Koszty szkoleń i kursów,
- Ubezpieczenie zawodowe,
- Opłaty za media, koszty zasilania urządzeń elektrycznych (prąd, Internet, telefon),
- Koszty transportu,
- Koszty księgowe,
- Koszty biurowe.
Błędy księgowe przy samodzielnym rozliczaniu gabinetu
Przy prowadzeniu księgowości łatwo popełnić błędy, szczególnie gdy nie mamy na co dzień do czynienia z formalnościami księgowymi. Oto kilka najczęściej popełnianych błędów oraz porady, jak ich unikać:
- Niewłaściwe klasyfikowanie kosztów. Często psychologowie nie wiedzą, które wydatki mogą zostać zaklasyfikowane jako koszty prowadzenia działalności. Wydatki na szkolenia, książki czy sprzęt biurowy mogą być w pełni odliczane od podatku.
- Brak terminowych płatności podatków. Zdarza się, że osoby prowadzące działalność zapominają o terminowych płatnościach podatkowych, co może prowadzić do kar finansowych. Dlatego warto zainwestować w system, który przypomni o zbliżających się terminach lub skorzystać z pomocy biura księgowego.
- Niezgodności w dokumentacji. Brak spójnej dokumentacji finansowej może prowadzić do problemów przy kontrolach skarbowych. Ważne, aby każdy wydatek miał odpowiednie potwierdzenie, a faktury były wystawiane na czas.
- Brak archiwizacji dokumentacji podatkowej. Dokumentacja dla urzędu skarbowego: dowody księgowe (np. faktury i rachunki), deklaracje podatkowe (PIT, VAT), ewidencje (np. przebieg firmowych pojazdów) należy przechowywać przez 5 lat licząc od końca roku podatkowego, w którym upłynął termin płatności zobowiązania.
Właściwa ewidencja sprzedaży
Zgodnie z ustawą o podatku od towarów i usług, psychologowie świadczący usługi dla osób prywatnych (nieprowadzących działalności gospodarczej) są objęci obowiązkiem ewidencjonowania sprzedaży za pośrednictwem kasy rejestrującej. Jednakże istnieje pewien limit, do którego można korzystać ze zwolnienia z tego obowiązku. Limit ten wynosi 20 000 zł rocznie i dotyczy psychologów, u których obrót zrealizowany na rzecz osób prywatnych nie przekroczył tej kwoty w poprzednim lub obecnym roku podatkowym. Dodatkowo, dla osób rozpoczynających działalność w danym roku podatkowym limit ten jest ustalany proporcjonalnie do okresu wykonywania usług.
Warto pamiętać, że istnieje jeszcze inny rodzaj zwolnienia z posiadania kasy fiskalnej. Zwolnienie z tego obowiązku dotyczy wyłącznie sytuacji, gdy psycholog otrzymuje zapłatę za swoje usługi w formie przelewu na rachunek bankowy lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej. Ponadto, z ewidencji i dokumentów zapłaty jednoznacznie musi wynikać, jakiej konkretnie czynności dotyczyła dana transakcja.
Prowadzenie działalności gospodarczej przez psychoterapeutów i psychologów podlega obowiązkom księgowym i podatkowym, które muszą być ściśle przestrzegane, aby zapobiec problemom z fiskusem. Właściwy wybór narzędzi, dokumentowanie kosztów i wyników, przestrzeganie zasad fiskalizacji i składek ZUS to kluczowe elementy, które zapewniają skuteczne zarządzanie firmą. Współpraca z profesjonalnym księgowym może pomóc w optymalizacji podatkowej oraz zapewnieniu zgodności z przepisami.
