Prowadzenie działalności psychoterapeutycznej, oprócz pracy z pacjentem, obejmuje także obowiązki podatkowe i księgowe. Omawiamy najważniejsze zasady dotyczące finansów psychoterapeutów i psychologów, kosztów prowadzenia działalności, fiskalizacji oraz obowiązków podatkowych.
Aby uniknąć kłopotów i świadomie zarządzać swoją działalnością gospodarczą, należy znać i realizować zasady rachunkowości. To pomoże także w zwiększeniu rentowności gabinetu psychologa lub psychoterapeuty, zapewniając równocześnie tak cenny spokój. O kilku aspektach trzeba pamiętać w codziennej praktyce, wiele innych możesz powierzyć nam.
Formy prowadzenie działalności
Psychologowie i psychoterapeuci prowadzący własną praktykę najczęściej wybierają wpis rejestracyjny w CEIDG, popularnie nazywany jednoosobową działalność gospodarczą (JDG). Jest to forma minimalizująca formalności, dająca pełną kontrolę nad firmą. Oczywiście, istnieją także inne możliwości, w tym spółka cywilna lub spółka z ograniczoną odpowiedzialnością. Wiążą się jednak z większymi kosztami i obowiązkami formalnymi. Wybór odpowiedniej formy zależy od skali działalności oraz liczby angażowanych specjalistów.
- JDG to najprostsza forma prowadzenia działalności, która nie wymaga dużych formalności. Rejestracja w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG) jest bezpłatna i odbywa się online.
- Spółka cywilna to dobry wybór dla psychoterapeutów i psychologów, którzy pracują w zespole. Często wybierana jest przez osoby, które ograniczają zakres usług (np. psychoterapii i psychologii), a także dzielą się kosztami prowadzenia praktyk.
- Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością jest szerszą formą działalności, to dobry wybór dla większych gabinetów, oferujących usługi kilku lub kilkunastu specjalistów. Spółka z o.o. pozwala na ograniczenie odpowiedzialności właścicieli za szkody firmy, jednak wiąże się z większymi kosztami i obowiązkami administracyjnymi.
Jeśli prowadzisz indywidualną praktykę, najczęściej najlepszym rozwiązaniem będzie „JDG”, czyli wpis w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej. To forma umożliwiająca współpracę B2B.
ZUS i ulgi dla nowych firm
Każdy przedsiębiorca musi opłacać składki do ZUS, na początku swojej działalności można skorzystać z ulg (np. „ulga na start”, „mały ZUS”, „mały ZUS plus”).
- Ulga na start: jest to zwolnienie z obowiązku opłacania składek na ubezpieczenia społeczne przez pierwsze 6 miesięcy prowadzenia działalności, liczone od dnia rozpoczęcia działalności gospodarczej. Płacisz tylko składkę zdrowotną (jej wysokość zależy od wybranej formy opodatkowania — np. ryczałt, skala, podatek liniowy).
- Mały ZUS: to ulga dla osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą, która pozwala na płacenie niższych składek na ubezpieczenia społeczne przez 24 miesiące (2 lata) po zakończeniu „ulgi na start” albo na starcie, jeśli nie korzystasz z ulgi na start. Składka zdrowotna pozostaje taka sama jak w zwykłym ZUS-ie – jej wysokość zależy od formy opodatkowania (np. ryczałt, skala, liniowy).
- Mały ZUS Plus: to ulga dla drobnych przedsiębiorców, która pozwala płacić przez 36 miesięcy niższe składki na ubezpieczenia społeczne, plus składka zdrowotna (osobno liczona), jeśli roczny przychód z działalności nie przekroczył 120 000 zł. W odróżnieniu od klasycznego Małego ZUS-u, gdzie składki liczy się od stałej podstawy (30% minimalnego wynagrodzenia), w Małym ZUS Plus składki społeczne są wyliczane proporcjonalnie do Twojego rzeczywistego dochodu z ubiegłego roku.
Składka zdrowotna zależy od wybranej formy opodatkowania:
- Skala podatkowa: 9% od dochodu.
- Podatek liniowy: 4,9% od dochodu.
- Ryczałt: składka ryczałtowa zależna od przychodu.
W 2025 roku składka zdrowotna na ryczałcie może wynosić (przykładowo):
- do 60 tys. zł przychodu rocznie – ok. 460 zł miesięcznie,
- 60–300 tys. zł – ok. 770 zł,
- powyżej 300 tys. zł – ponad 1 400 zł.
Koszty prowadzenia działalności psychoterapeutycznej
Najczęstszymi kosztami prowadzenia działalności są:
- Koszt wynajmu lokalu,
- Zakup sprzętu i oprogramowania,
- Koszty szkoleń i kursów,
- Ubezpieczenie zawodowe,
- Opłaty za media, koszty zasilania urządzeń elektrycznych (prąd, Internet, telefon),
- Koszty transportu,
- Koszty księgowe,
- Koszty biurowe.
Błędy księgowe przy samodzielnym rozliczaniu gabinetu
Przy prowadzeniu księgowości łatwo popełnić błędy, szczególnie gdy nie mamy na co dzień do czynienia z formalnościami księgowymi. Oto kilka najczęściej popełnianych błędów oraz porady, jak ich unikać:
- Niewłaściwe klasyfikowanie kosztów. Często psychologowie nie wiedzą, które wydatki mogą zostać zaklasyfikowane jako koszty prowadzenia działalności. Wydatki na szkolenia, książki czy sprzęt biurowy mogą być w pełni odliczane od podatku.
- Brak terminowych płatności podatków. Zdarza się, że osoby prowadzące działalność zapominają o terminowych płatnościach podatkowych, co może prowadzić do kar finansowych. Dlatego warto zainwestować w system, który przypomni o zbliżających się terminach lub skorzystać z pomocy biura księgowego.
- Niezgodności w dokumentacji. Brak spójnej dokumentacji finansowej może prowadzić do problemów przy kontrolach skarbowych. Ważne, aby każdy wydatek miał odpowiednie potwierdzenie, a faktury były wystawiane na czas.
- Brak archiwizacji dokumentacji podatkowej. Dokumentacja dla urzędu skarbowego: dowody księgowe (np. faktury i rachunki), deklaracje podatkowe (PIT, VAT), ewidencje (np. przebieg firmowych pojazdów) należy przechowywać przez 5 lat licząc od końca roku podatkowego, w którym upłynął termin płatności zobowiązania.
Właściwa ewidencja sprzedaży
Zgodnie z ustawą o podatku od towarów i usług, psychologowie świadczący usługi dla osób prywatnych (nieprowadzących działalności gospodarczej) są objęci obowiązkiem ewidencjonowania sprzedaży za pośrednictwem kasy rejestrującej. Wybór odpowiedniej, praktycznej i przyjaznej w obsłudze kasy to ważna decyzja. Warto poświęcić jej odpowiednią ilość czasu, nie trzeba decydować się na bardziej zaawansowane modele.
Jednakże istnieje pewien limit, do którego można korzystać ze zwolnienia z tego obowiązku. Limit ten wynosi 20 000 zł rocznie i dotyczy psychologów, u których obrót zrealizowany na rzecz osób prywatnych nie przekroczył tej kwoty w poprzednim lub obecnym roku podatkowym. Dodatkowo, dla osób rozpoczynających działalność w danym roku podatkowym limit ten jest ustalany proporcjonalnie do okresu wykonywania usług.
Zwolnienie z kasy fiskalnej dla psychoterapeuty
Warto pamiętać, że istnieje jeszcze inny rodzaj zwolnienia z posiadania kasy fiskalnej. Zwolnienie z tego obowiązku dotyczy wyłącznie sytuacji, gdy psycholog otrzymuje zapłatę za swoje usługi w formie przelewu na rachunek bankowy lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej. Ponadto, z ewidencji i dokumentów zapłaty jednoznacznie musi wynikać, jakiej konkretnie czynności dotyczyła dana transakcja.
Prowadzenie działalności gospodarczej przez psychoterapeutów i psychologów podlega obowiązkom księgowym i podatkowym, które muszą być ściśle przestrzegane, aby zapobiec problemom z fiskusem. Właściwy wybór narzędzi, dokumentowanie kosztów i wyników, przestrzeganie zasad fiskalizacji i składek ZUS to kluczowe elementy, które zapewniają skuteczne zarządzanie firmą.
Współpraca z profesjonalnym biurem księgowym umożliwi Ci optymalizację podatkową, zapewnieni dodatkowy czas i spokój wynikający ze zgodność z przepisami. W ramach współpracy przekażesz nam dokumenty księgowe, na podstawie których obliczymy wszystkie należności. Każdego miesiąca otrzymasz od nas informacje o wyniki Twojej firmy, wysokości składek i zaliczki na podatek dochodowy. Chciałbyś dowiedzieć się więcej? Zadzwoń do nas!
