Wielu przedsiębiorców – zarówno tych stawiających pierwsze kroki w biznesie, jak i tych, którzy już od lat prowadzą działalność – decyduje się na współpracę z biurem rachunkowym. Dla jednych to kwestia wygody i bezpieczeństwa, dla innych konieczność wynikająca ze złożoności przepisów podatkowych i kadrowych. Przedstawiamy odpowiedzi na najczęstsze pytania pojawiające się na początku takiej współpracy.
Współpraca z biurem rachunkowym to dla wielu przedsiębiorców ważna decyzja, często podejmowana po raz pierwszy. Na początku pojawia się wiele pytań i wątpliwości. Zebraliśmy te, które pojawiają się najczęściej i na nie odpowiadamy. Z nami oszczędzisz, także czas!
1. Jakie dokumenty muszę dostarczać do biura rachunkowego i w jakiej formie?
To jedno z najczęściej zadawanych pytań. Słusznie! Przepływ dokumentów między klientem a biurem rachunkowym to klucz do poprawnego i terminowego prowadzenia księgowości. Wszystko zależy od rodzaju działalności oraz formy rozliczenia, ale najczęściej są to:
- faktury sprzedaży i zakupu,
- rachunki i paragony związane z działalnością,
- wyciągi bankowe,
- potwierdzenia przelewów i raporty kasowe (jeśli występują),
- umowy z kontrahentami lub pracownikami (np. zlecenia, o dzieło),
- listy płac, deklaracje ZUS (jeśli zatrudniasz pracowników),
- dokumenty leasingowe, kredytowe i bankowe,
- ewentualne pisma z urzędów (US, ZUS, GUS).
Forma przekazywania dokumentów:
- Tradycyjnie (papierowo, osobiście lub kurierem),
- Elektronicznie (mailowo, przez chmurę, aplikację, panel klienta).
Coraz więcej biur rachunkowych (w tym nasze) korzysta z nowoczesnych rozwiązań online, które automatyzują i zabezpieczają przesyłanie dokumentów. To kwestia wygody, jak i bezpieczeństwa.
Częstotliwość: Dokumenty przesyła się zazwyczaj raz w miesiącu, najczęściej do 5. lub 10. dnia miesiąca w zależności od rodzaju działalności i umowy.
2. Jakie obowiązki w trakcie naszej współpracy znajdują się po mojej stronie?
Wielu klientów liczy (słusznie!) na to, że biuro rachunkowe przejmie większość obowiązków. To prawda, przejmiemy większość obowiązków księgowych, po Twojej stronie (jako naszego Klienta) pozostanie kilka ważnych zadań:
- dostarczanie dokumenty w terminie,
- zgłaszanie wszelkich zmiany (np. zmiana adresu firmy, zmiana konta bankowego, zatrudnienie/zwolnienie pracownika),
- zachowywanie oryginałów dokumentów (przez określony czas, zgodnie z przepisami),
- dbanie o terminowe opłacanie podatków i składek (według wyliczeń otrzymanych z biura).
Podstawą satysfakcjonującej i sprawnej współpracy jest zaangażowanie, terminowość i komunikacja. Jeśli zauważymy jakąś nieścisłość, od razu Cię o tym poinformujemy.
3. Czy mogę prowadzić księgowość samodzielnie?
Oczywiście! Prawo nie zabrania samodzielnego rozliczania się z urzędem skarbowym czy ZUS-em. Istnieją także narzędzia online, które pomagają w prostych rozliczeniach (np. na ryczałcie). W praktyce to rozwiązanie, którego wiele firm nie praktykuje. Dlaczego?
- Przepisy podatkowe są skomplikowane i ciągle się zmieniają,
- Błędy w rozliczeniach kosztują, pieniądze jak i… nerwy,
- Śledzenie zmian, dokonywanie rozliczeń, samodzielne prowadzenie dokumentacji zabiera dużo czasu.
Właśnie dlatego wielu przedsiębiorców decyduje się powierzyć księgowość profesjonalistom. Zyskuje spokój, pewność i możliwość przeznaczenia czasu na rozwój swojej firmy. Warto też pamiętać, że nawet kiedy korzystasz z biura rachunkowego, to Ty – jako przedsiębiorca – ponosisz formalną odpowiedzialność za rozliczenia. Dlatego tak ważne jest, by współpracować z rzetelnym i doświadczonym partnerem. Prowadząc księgowość samodzielnie także ponosisz tę odpowiedzialność, nie korzystasz z profesjonalnego wsparcia, borykasz się z większym ryzykiem błędów.
4. Czy biuro rachunkowe może mnie reprezentować przed urzędami?
Tak. Wystarczy udzielić nam stosownych pełnomocnictw – np. UPL-1 (do składania deklaracji elektronicznych), pełnomocnictwa ogólnego do kontaktów z urzędami czy ZUS. Dzięki temu:
- nie musisz samodzielnie podpisywać i wysyłać deklaracji,
- otrzymujemy pisma z urzędów i reagujemy na nie w Twoim imieniu,
- uczestniczymy w kontrolach podatkowych i wyjaśnieniach.
Ty zyskujesz spokój i bezpieczeństwo: wszystko zostało przez nas dopilnowane. Doskonale znamy rozliczenia Twojej firmy. Udzielenie pełnomocnictwa to standardowa procedura, nie wiąże się z dodatkowymi kosztami i jest częścią naszej oferty, z której Klienci zawsze chętnie korzystają.
Ile kosztują usługi biura rachunkowego i od czego zależy cena?
Chcesz wiedzieć, za co płacisz i co wchodzi w zakres usługi. To całkowicie zrozumiałe, chętnie i wyczerpująco omówimy warunki współpracy i czynniki od których zależy cena. Ogólnie, wysokość ceny obsługi księgowe zależy od:
- rodzaju działalności (np. JDG, spółka z o.o., fundacja),
- formy opodatkowania (np. ryczałt, zasady ogólne, karta podatkowa, CIT),
- liczby dokumentów miesięcznie,
- obecności pracowników i potrzeby obsługi kadrowo-płacowej,
- dodatkowych usług (reprezentacja przed US/ZUS, doradztwo, raportowanie, deklaracje roczne).
Przykładowe widełki:
- Właściciel jednoosobowej działalności bez pracowników i z małą liczbą dokumentów do zaksięgowania w zależności od wybranego wariantu oferty zapłaci za obsługę księgową od 207/351 zł na miesiąc,
- Obsługa księgowa spółki jest droższa niż JDG, wynika to z obowiązku prowadzenia pełnej księgowości. Najniższa cena to 1263 zł na miesiąc,
- Kadry i płace. Tu koszt zależy od liczby pracowników do rozliczenia, waha się od 50 do 80 zł za osobę na miesiąc.
Każdą wycenę przygotowujemy indywidualnie, po krótkiej rozmowie i analizie sytuacji. Dzięki temu masz pewność, że nie przepłacasz i płacisz tylko za to, czego naprawdę potrzebujesz. Rozpoczęcie współpracy z biurem rachunkowym nie musi być trudne. Naszą misją jest nie tylko prowadzenie księgowości, ale i wspieranie klientów na każdym etapie rozwoju firmy. Znamy się na księgowości i chętnie rozwiejemy Twoje wątpliwości. Uważamy, że to część misji naszej firmy.
Jeśli dopiero rozważasz współpracę – skontaktuj się z nami. Chętnie odpowiemy na wszystkie pytania, pomożemy z formalnościami i wspólnie znajdziemy najlepsze rozwiązania dla Twojego biznesu. A jeśli borykasz się z wątpliwościami, na które nie znalazłeś odpowiedzi w tym artykule ani na naszym blogu – napisz do nas. Wskazanej przez Ciebie kwestii chętnie poświęcimy kolejny wpis.
Jak możesz się z nami skontaktować?
- przez naszą stronę internetową, korzystając z formularza kontaktowego,
- mailowo, pisząc na adres: biuro@jestemtwojaksiegowa.pl,
- telefonicznie (+48) 721 777 090.
Powierz finanse Twojej firmy profesjonalistom!
