Słowa „kontrola skarbowa” u większości przedsiębiorców wywołują gęsią skórkę. Wizja urzędników przeglądających segregatory z fakturami spędza czasem sen z powiek właścicielom firm. Zastanawiasz się, jak wygląda ten proces, gdy sprawy księgowe powierzasz zewnętrznemu biuru rachunkowemu? Wyjaśniamy, kto odpowiada za wyniki kontroli, gdzie się ona odbywa i na co urzędnicy najczęściej zwracają uwagę.
Z prawnego punktu widzenia kontrolowany jest zawsze podatnik, czyli przedsiębiorca. To podatnik ponosi ostateczną odpowiedzialność za prowadzenie biznesu i rozliczenia z fiskusem. Jednak w praktyce, jeśli współpracujesz z dobrym biurem rachunkowym i udzieliłeś mu odpowiednich pełnomocnictw (np. do reprezentowania Cię przed urzędem w sprawach podatkowych), rola przedsiębiorcy często sprowadza się do absolutnego minimum. To księgowy w Twoim imieniu:
- Odbiera pisma i telefony z urzędu;
- Przygotowuje żądane zestawienia i dokumenty;
- Odpowiada na pytania urzędników;
- Wyjaśnia ewentualne wątpliwości i błędy formalne.
Dzięki temu nie musisz znać na pamięć zawiłych przepisów – od tego masz nas.
Gdzie odbywa się kontrola?
Dawniej kontrola kojarzyła się z urzędnikiem okupującym biurko w siedzibie firmy. Dziś wygląda to zupełnie inaczej, zwłaszcza gdy korzystasz z usług biura rachunkowego. Miejsce kontroli lub czynności sprawdzających zależy od ich rodzaju, ale najczęściej dokumenty badane są w siedzibie biura rachunkowego lub bezpośrednio w urzędzie (po przesłaniu dokumentacji w formie elektronicznej lub papierowej przez księgowego). Zdarza się, że cała procedura zamyka się w kilku mailach lub rozmowach telefonicznych między urzędnikiem a księgowym, o czym przedsiębiorca dowiaduje się już po pozytywnym zakończeniu sprawy. Twój biznes toczy się dalej bez zakłóceń.
Są jednak wyjątki – jeśli urząd weryfikuje np. istnienie Twojego biura lub analizuje konkretne środki trwałe, urzędnicy mogą zjawić się pod adresem prowadzenia działalności podanym w CEIDG lub KRS.
Kontrola może być przeprowadzona w:
- siedzibie przedsiębiorcy,
- miejscach związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą,
- lokalu mieszkalnym przedsiębiorcy (jeżeli prowadzi w nim działalność gospodarczą) – taka sytuacja jest bardzo często spotykana wśród jednoosobowych działalności gospodarczych, w których przedsiębiorcy rejestrują swoją siedzibę pod adresem swoich mieszkań lub domów,
- siedzibie organu podatkowego (za zgodą kontrolowanego).
Co i kiedy najczęściej sprawdza Urząd Skarbowy?
Kontrola to wielkie słowo. Często mamy do czynienia z tzw. czynnościami sprawdzającymi – to wstępny, mniej formalny etap weryfikacji. Na co najczęściej zwraca uwagę fiskus?
1. Rejestracja VAT-R i VAT-UE
Zanim Twoja firma uzyska status czynnego podatnika VAT i zyska prawo do odliczania podatku, urząd może chcieć sprawdzić, czy w ogóle istnieje. Czynności sprawdzające przy rejestracji VAT mają zapobiegać wyłudzeniom. Urzędnik może zapytać Twoje biuro rachunkowe o profil działalności, podpisane kontrakty lub zjawić się pod adresem firmy, aby potwierdzić, że faktycznie dysponujesz lokalem do prowadzenia biznesu.
2. Rutynowe czynności sprawdzające: stawki VAT i pliki JPK
Pliki JPK (Jednolity Plik Kontrolny), które co miesiąc wysyła Twoje biuro rachunkowe, to potężne źródło wiedzy dla algorytmów Ministerstwa Finansów. Algorytmy szybko wyłapują np.:
- Brak pokrycia faktury po stronie Twojego kontrahenta (tzw. kontrola krzyżowa),
- Zastosowanie nietypowej stawki VAT dla danej branży.
Jeśli pojawią się rozbieżności, urząd wysyła wezwanie do złożenia wyjaśnień. To biuro rachunkowe weryfikuje dokumenty źródłowe, sprawdza podstawę prawną zastosowanej stawki VAT i odpisuje urzędowi.
Jeżeli podatnik wyjaśni wystarczająco zaistniałą sytuację lub poprawi błędną deklarację, organ powinien zakończyć swoje czynności sprawdzające, wobec tego podmiotu. Natomiast jeżeli przedsiębiorca odmówi złożenia żądanych wyjaśnień, nie dokona korekty lub też dojdzie do długotrwałej przewlekłości w jego działaniu, organ podatkowy może wszcząć kontrolę.
3. Środki Trwałe (ŚT)
Jeśli kupujesz drogi sprzęt na firmę – np. samochód, specjalistyczną maszynę czy zaawansowaną elektronikę – fiskus może wziąć to pod lupę. Kontrolera interesuje przede wszystkim:
- Czy środek trwały faktycznie służy celom firmowym, czy jedynie prywatnym?
- Czy poprawnie ustalono stawkę i plan amortyzacji?
- W przypadku aut, czy rygorystycznie prowadzona jest „kilometrówka”, dająca prawo do odliczenia 100% VAT?
W tym przypadku to Ty musisz dbać o rzetelne wykorzystanie majątku firmowego, ale biuro dba o to, by każda faktura zakupu i każdy odpis amortyzacyjny były niepodważalne od strony księgowej.
Współpraca z biurem rachunkowym nie zdejmuje z Ciebie jako przedsiębiorcy prawno-podatkowej odpowiedzialności, ale zdejmuje z Twoich barków ogromny ciężar organizacyjny i stres. Gdy pojawiają się pytania z Urzędu Skarbowego, stajemy na pierwszej linii frontu. Weryfikujemy pisma, udostępniamy bezpiecznie przechowywaną dokumentację i prowadzimy merytoryczny dialog z organami podatkowymi, bazując na aktualnych przepisach. Zamiast martwić się ewentualną kontrolą doręczaną poleconym, skoncentruj się na tym, co robisz najlepiej i na czym zarabiasz, czyli na rozwoju swojego biznesu. Księgowością i urzędami zajmiemy się my.
