Kwestia wykorzystania samochodu w działalności przedsiębiorcy rodzi liczne wątpliwości i pytania – odpowiemy na niektóre z nich, zajmując się problemem pojazdu jako środka trwałego. Objaśniamy kwestie użytkowania, ubezpieczenia, amortyzacji pojazdu i rozliczania kosztów.
Jeżeli jesteś przedsiębiorcą i posiadasz na własność samochód prywatny lub jesteś jego współwłaścicielem, a pojazd jest:
- kompletny;
- zdatny do używania;
- będzie użytkowany przez Ciebie jeszcze ponad rok;
- jest przeznaczony do celów firmowych;
to możesz ująć go w ewidencji środków trwałych swojej działalności gospodarczej. Oznacza to, że pojazd będzie można amortyzować, czyli stopniowo rozliczać jego wartość w kosztach. Wyjaśniamy, jak wprowadzić samochód do ewidencji środków trwałych.
Ustalenie wartości początkowej samochodu
Pierwszym krokiem wpisu pojazdu do ewidencji środków trwałych jest wycena jego wartości początkowej. Sposób wyceny jest zależny od metody nabycia:
- w przypadku odpłatnego nabycia – wyceny dokonuje się według ceny nabycia z faktury lub umowy kupna-sprzedaży;
- w razie częściowo odpłatnego nabycia – wyceny dokonuje się według ceny nabycia powiększonej o wartość przychodu;
- gdy dokonano wytworzenia we własnym zakresie – wyceny dokonuje się według kosztów wytworzenia;
- jeśli doszło do nabycia w drodze spadku, darowizny lub w inny nieodpłatny sposób – wyceny dokonuje się według wartości rynkowej z dnia nabycia; chyba że umowa darowizny albo umowa o nieodpłatnym przekazaniu określa tę wartość w niższej wysokości.
W przypadku odpłatnego nabycia za cenę uznaje się kwotę należną sprzedającemu, powiększoną o koszty związane z zakupem naliczone do czasu przekazania składnika majątku do używania. Do tych kosztów należą przede wszystkim koszty:
- opłat notarialnych, skarbowych i innych, odsetek oraz prowizji;
- ubezpieczenia w drodze i montażu;
- transportu, załadunku i wyładunku.
Co ważne, ubezpieczenie nie jest zaliczane do wartości początkowej samochodu, bez względu na to, czy zostało zakupione przed przyjęciem samochodu do używania czy w późniejszym czasie.
Amortyzacja pojazdów
Amortyzacja to sposób włączenia do kosztów wartości przyjętych do działalności środków trwałych. Polega ona na tym, że przedsiębiorca w sposób stopniowy, co miesiąc czy kwartał zalicza do kosztów prowadzenia działalności gospodarczej wydatki związane z zakupem składnika majątku, którego wartość początkowa przekracza 10 000 zł. Służą do tego odpisy amortyzacyjne, których wysokość jest zależna od rodzaju środka trwałego i przypisanej mu stawki amortyzacyjnej według oznaczenia z Klasyfikacji Środków Trwałych. Pełny wykaz rocznych stawek amortyzacyjnych środków trwałych znajduje się w załączniku nr 1. ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. 1991 Nr 80 poz. 350 z późn. zmian.).
Metody amortyzacji pojazdów
Liniowa:
- Przeznaczona dla samochodów osobowych i ciężarowych, które posiadają w Klasyfikacji Środków Trwałych kod KŚT 741 (samochód osobowy) i KŚT 742 (samochód ciężarowy).
- Zakłada, że pojazd przez cały rok będzie zużywał się w jednakowym stopniu.
- Polega na dokonywaniu co miesiąc odpisów o takiej samej wartości.
Liniowo-indywidualna:
- Przeznaczona między innymi dla pojazdów, które pierwszy raz zostały wprowadzone do ewidencji.
- Jej cechą szczególną jest to, że odpisy dokonywane są w równych ratach od wartości początkowej środka trwałego.
- Najwyższa indywidualna stawka dla samochodów osobowych ulepszonych lub używanych to 40%.
Liniowo-przyspieszona:
- Stosuje ją się tylko do środków trwałych wykorzystywanych w warunkach szkodliwych lub gdy poddawane są szybkiemu postępowi technicznemu
- Charakteryzuje ją to, że odpisy amortyzacyjne tworzy się w oparciu o współczynnik, czyli podstawowe stawki w wykazie stawek amortyzacyjnych należy przez ten współczynnik przemnożyć.
- Możliwość ustalenia indywidualnej stawki amortyzacji w przypadku nabycia używanych lub ulepszonych środków trwałych.
Degresywna:
- Przeznaczona do maszyn oraz urządzeń zaliczanych do grup 3-6 i 8 Klasyfikacji Środków Trwałych, jak i środków transportu poza samochodami osobowymi.
- Umożliwia zwiększenie początkowo wartości odpisów amortyzacyjnych, aż do czasu, kiedy rata amortyzacyjna będzie równa racie obliczonej dla metody liniowej.
- Licząc amortyzację metodą degresywną, trzeba też policzyć metodą liniową, aby wiedzieć, kiedy należy na nią przejść.
Rozliczanie wydatków związanych z używaniem pojazdu
Wydatki, które można wliczyć w koszty działalności gospodarczej, to:
- koszty przeglądów technicznych;
- opłata za parking;
- składki na ubezpieczenia OC, NNW, GAP i AC samochodu osobowego i ciężarowego;
- zakup paliwa;
- koszty naprawy.
Posiadacze samochodów osobowych mogą rozliczać takie koszty do wysokości 75% lub 100% wydatków. Natomiast, przedsiębiorcy korzystający z samochodów ciężarowych nie mają limitów wliczania wydatków związanych z użyciem tych samochodów w koszty podatkowe.
Odliczanie podatku VAT od wydatków związanych z pojazdami
Posiadacze samochodów osobowych mają możliwość pełnego (w przypadku korzystania z pojazdu tylko do celów firmowych) lub częściowego (gdy korzysta się z samochodu w celach firmowych i prywatnych) odliczenia VAT-u naliczonego od wydatków na auto.
Aby można było odliczyć 100% VAT od kosztów eksploatacji samochodu firmowego, należy:
- zgłosić samochód do Urzędu Skarbowego na druku VAT-26;
- prowadzić kilometrówkę dla celów VAT;
- wprowadzić w firmie zasady użytkowania pojazdu.