Faktura jest podstawowym dokumentem stosowanym na co dzień w obrocie gospodarczym. Z dokumentem tym spotykamy się regularnie; każdy początkujący przedsiębiorca natrafia na kwestię fakturowania, a także – co szczególnie ważne w kontekście prób internetowych wyłudzeń – z zadaniem oceny dokumentów spływających drogą elektroniczną.
Dzięki fakturze osoby prowadzące działalność gospodarczą mogą udokumentować wykonanie lub sprzedaż usługi/towaru. Z drugiej strony, przedsiębiorca może w ten sposób wykazać, że poniósł koszty, co upoważnia do odliczeń podatkowych. Każdy początkujący przedsiębiorca stanie także przed wyzwaniem wystawienia pierwszego takiego dokumentu, jak i przed zadaniem określenia narzędzi, jakich w tym celu wykorzysta. W jednym i drugim przypadku konieczna jest wiedza dotycząca niezbędnych informacji, które powinna zawierać faktura.
Niezbędne elementy faktury
Zgodnie z definicją zawartą w ustawie o VAT, faktura jako dokument w formie papierowej albo elektronicznej, powinna zawierać:
- datę wystawienia dokumentu;
- napis faktura oraz numer dokumentu;
- nazwa towaru/usługi;
- nazwa i adres sprzedawcy i nabywcy;
- numery NIP sprzedawcy i nabywcy;
- cenę netto towaru;
- stawkę podatku, jakim objęty jest towar;
- cenę brutto.
Zasady wystawiania faktur
- Według zasad ogólnych fakturę należy wystawić do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym miała miejsce sprzedaż lub zapłata (całości lub części należności);
- Możliwe jest również wystawienie faktury wcześniej – jednak nie szybciej niż na 30 dni przed sprzedażą lub terminem płatności;
- Faktura powinna być wystawiana w dwóch egzemplarzach;
- Na ogół fakturę wystawia się dla kontrahenta, będącego przedsiębiorcą. Jeśli stroną transakcji jest osoba fizyczna, wówczas transakcję dokumentuje się paragonem. Jednak w sytuacji, gdy osoba fizyczna przed upływem 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę bądź otrzymano całość lub część zapłaty, zażąda wystawienia faktury to przedsiębiorca ma obowiązek to zrobić. Natomiast jeśli takie żądanie zostało zgłoszone później, to przedsiębiorca nie ma obowiązku wystawiania faktury. Jednak może to zrobić z własnej dobrej woli.
Najczęstsze wątpliwości przy wystawianiu faktur
- Czy data sprzedaży jest konieczna na fakturze? Co do zasady, na fakturze powinna znaleźć się data sprzedaży. Jest to jeden z elementów wymaganych przepisami ustawy o VAT. Za datę sprzedaży uznaje się datę dokonania dostawy towaru lub wykonania usługi, ALE gdy data wystawienia faktury jest taka sama jak data sprzedaży, nie trzeba umieszczać na fakturze daty sprzedaży;
- Czy konieczne jest umieszczenie na fakturze imienia i nazwiska przedsiębiorcy? Czy też wystarczy nazwa skrócona i NIP? W przypadku osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą konieczne jest zamieszczenie na fakturze imienia i nazwiska, ponieważ to przede wszystkim te dane identyfikują firmę, ALE nie będzie błędem umieszczenie skróconej nazwy firmy na fakturze, o ile skrócona nazwa firmy została zadeklarowana przy rejestracji działalności gospodarczej.
Jak weryfikować spływające faktury? To proste: pierwszym kryterium jest znajomość kontrahenta. Nieznany kontrahent przesyłający fakturę przedstawiającą sprzedaż nieznanych towarów/usług powinien zawsze wzbudzać wątpliwości. Tak samo w przypadku faktur zawierających błędy językowe, ciągi znaków pozbawione sensu, czy oznaczenie nieznanego, zagranicznego podmiotu.
Faktury są przesyłane niemal z zasady w formacie plików pdf, każdy inny format powinien wzbudzić czujność. Analizując informacje z faktury otrzymujemy możliwość weryfikacji podmiotu, który ją wystawił. Kolejną podstawową kwestią do określenia jest to, czy faktycznie doszło do sprzedaży? W przypadku faktycznego kontrahenta, oznaczonego na fakturze budzącej wątpliwości, najprostszym rozwiązaniem będzie kontakt telefoniczny.
Potrzebujesz dodatkowych informacji? Zobacz nasze artykuły poświęcone fakturowaniu!
