Wraz z wejściem w życie obligatoryjnego Krajowego Systemu e-Faktur od 1 lutego 2026 r. zaczęły obowiązywać nowe wersje struktur logicznych JPK_VAT. Modyfikacje te mają wpływ zarówno na sposób raportowania sprzedaży oraz zakupów, jak i na zakres danych umieszczanych w ewidencji VAT. Jakie zmiany wprowadzono w pliku JPK_VAT? Kiedy podatnik nie podaje numeru KSeF i jakie oznaczenia powinien wówczas zastosować? Wyjaśniamy najważniejsze zasady.
Od 1 lutego 2026 r. zaczęły obowiązywać nowe wersje struktur logicznych JPK_VAT z deklaracją. Struktury JPK_V7M(3) oraz JPK_V7K(3) zostały opublikowane 19 grudnia 2025 r. w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych (CRWDE) na platformie ePUAP i od tego momentu stanowią aktualny elektroniczny wzór dokumentu. Nowe schematy dotyczą podatników rozliczających VAT miesięcznie (JPK_V7M(3)) oraz kwartalnie (JPK_V7K(3)) i obowiązują od rozliczenia za luty 2026 r.
Wprowadzone zmiany są powiązane z obowiązkowym funkcjonowaniem KSeF. Od tego momentu podatnicy muszą wykazywać w pliku JPK_VAT numer identyfikujący fakturę nadany w systemie, co znacząco zwiększa transparentność i umożliwia organom podatkowym szybszą weryfikację rozliczeń. Jednocześnie oznacza to konieczność dostosowania systemów finansowo-księgowych do nowych pól raportowych oraz zasad ewidencjonowania dokumentów.
Numer identyfikacyjny KSeF w JPK VAT
Oprócz podstawowego numeru faktury, przyjętego w ramach ustalonego schematu numeracji, podatnik będzie zobowiązany do wykazywania w JPK VAT numeru identyfikacyjnego fakturę w KSeF. Numer ten zostaje nadany po skutecznym dostarczeniu faktury do systemu, co wynika z Urzędowego Poświadczenia Odbioru (UPO), potwierdzającego jej dostarczenie. Numer identyfikacyjny będzie ujmowany zarówno w ewidencji zakupu, jak i w ewidencji sprzedaży.
Warto zwrócić uwagę, że numer KSeF nie stanowi elementu pliku XML faktury. Jest on wykazywany w polu „Numer identyfikujący fakturę w KSeF” i składa się z 32 znaków. Ministerstwo Finansów podkreśla, żeby nie mylić go z numerem referencyjnym podawanym w UPO, ponieważ są to zupełnie odmienne numeracje pełniące różnorakie funkcje.
Jeżeli na dzień wysłania pliku JPK VAT dany dokument nie zawiera nadanego numeru KSeF bądź nie posiada obowiązku jego uzyskania, podatnik nie pozostawia wyłącznie pustego pola. W takiej sytuacji powinien zastosować jeden z trzech nowych oznaczeń: OFF, BFK lub DI – w zależności od rodzaju dokumentu i przyczyny braku numeru identyfikującego.
OFF
Oznaczenie OFF odnosi się do faktur wystawionych w trybie awarii KSeF, o której mowa w art. 106nf ust. 1 ustawy o VAT. Chodzi o sytuacje, w których w momencie sporządzania i wysyłki ewidencji JPK_VAT dokument nie ma jeszcze nadanego numeru identyfikującego w systemie KSeF. Co istotne, po późniejszym uzyskaniu tego numeru podatnik nie ma obowiązku korygowania wcześniej złożonej ewidencji.
BFK
Oznaczenie dotyczy faktur elektronicznych oraz faktur w postaci papierowej, które zostały wystawione poza KSeF, np. faktura na rzecz konsumentów lub faktury wystawione przed obowiązkiem fakturowania za pośrednictwem KSeF. Oznaczenie stosuje się również w odniesieniu do faktur wystawionych w trakcie całkowitej awarii KSeF (art. 106ng ustawy).
DI
Oznaczenie DI obejmuje dokumenty inne niż faktury, które podlegają obowiązkowi wystawienia za pośrednictwem KSeF, a nie mieszczą się w kategoriach OFF ani BFK. W praktyce będą to także faktury sporządzone w trybie offline24 (art. 106nda ustawy) oraz dokumenty wystawione w okresie niedostępności systemu (art. 106nh ust. 1 ustawy), jeżeli na dzień przesłania ewidencji nie posiadają jeszcze numeru identyfikującego nadanego w KSeF. W takich przypadkach, po otrzymaniu numeru KSeF, podatnik jest zobowiązany do skorygowania JPK_VAT i zastąpienia oznaczenia DI właściwym numerem systemowym.
Zasady stosowania nowych oznaczeń w JPK_VAT
Jak wynika z uzasadnienia Ministerstwa Finansów do projektu rozporządzenia, oznaczenia DI, RO oraz WEW mogą występować łącznie. W strukturze logicznej JPK_VAT z deklaracją numer KSeF oraz oznaczenia OFF, BFK i DI zostały przewidziane w jednym węźle. W sytuacji, gdy podatnik wybiera oznaczenie DI (z uwagi na brak podstaw do zastosowania OFF lub BFK), może powstać konieczność równoczesnego wskazania dodatkowego oznaczenia – po stronie sprzedaży będzie to odpowiednio RO albo WEW, natomiast po stronie zakupu VAT_RR lub WEW.
Stosowanie tych oznaczeń odbywa się etapowo. W pierwszej kolejności należy wskazać oznaczenie DI w odpowiednim węźle struktury logicznej, co dopiero umożliwia wybór kolejnego właściwego oznaczenia, takiego jak RO, WEW czy VAT_RR. Taka konstrukcja pliku wymaga zachowania prawidłowej kolejności przy wypełnianiu pól.
Bez zmian pozostają dotychczasowe oznaczenia stosowane w ewidencji. Po stronie sprzedaży nadal funkcjonują oznaczenia RO, WEW oraz FP, a po stronie zakupu – VAT_RR, WEW i MK. Oznaczenie FP w dalszym ciągu będzie stosowane do faktur wystawionych do paragonów i – do końca 2026 r. – obejmie zarówno faktury ustrukturyzowane, jak i faktury wystawiane przy użyciu kas rejestrujących, które nie podlegają obowiązkowi wystawiania w KSeF. Nową wersję JPK_V7(3) podatnicy złożą po raz pierwszy za okres rozliczeniowy luty 2026 r.
Wprowadzenie obowiązkowego KSeF oraz nowych struktur logicznych JPK_VAT oznacza dla przedsiębiorców istotne rozszerzenie zakresu ich obowiązków. Konieczne staje się nie tylko prawidłowe wystawianie faktur sprzedażowych w systemie, ale również bieżące odbieranie faktur zakupowych, weryfikacja nadanych numerów identyfikacyjnych KSeF oraz ich poprawne wykazywanie w ewidencji JPK_VAT. Dodatkowo nowe oznaczenia (OFF, BFK, DI) wymagają każdorazowej analizy rodzaju dokumentu i ich właściwego zastosowania. W praktyce oznacza to więcej obowiązków administracyjnych oraz konieczność dokładniejszego kontrolowania dokumentów i rozliczeń.
W biurze rachunkowym Jestem Twoją Księgową zapewniamy kompleksową obsługę w zakresie KSeF. Monitorujemy poprawność wystawiania i odbioru faktur, stosowanie właściwych oznaczeń oraz terminowość rozliczeń. Dzięki temu przedsiębiorca może skoncentrować się na prowadzeniu działalności, mając pewność, że kwestie podatkowe pozostają pod profesjonalnym nadzorem. Nie zwlekaj i skontaktuj się z nami!
