Co zaliczyć można do kosztów firmowych? Omawialiśmy kwestie utrzymania biura, kosztem firmowym może być także edukacja pracowników. Rozwój kompetencji to ważna inwestycja.
Podnoszenie kwalifikacji przedsiębiorcy, jak i jego współpracowników, należy dziś do istotnych sposobów zwiększania przewag konkurencyjnych i adaptacji do zmiennych warunków. W tym celu większość firm korzysta z następujących możliwości:
- Szkoleń i warsztatów;
- Studiów podyplomowych;
- Kursów językowych;
- Konferencje naukowe;
- Lektury publikacji oraz czasopism branżowych i specjalistycznych.
Aby takie wydatki zakwalifikować do kosztów prowadzonej działalności, musza one spełniać konkretny warunek. Musi istnieć związek przyczynowo-skutkowy, łączące wydatek z działalnością, pozwalający wykazać, że został on poniesiony w celu pozyskania przychodu lub zabezpieczenia jego źródła. Obszar edukacji, podnoszenia kompetencji, musi wiązać się z prowadzonym biznesem.
Przyjrzyjmy się bliżej szczególnym typom wydatków:
- Studia. To kwestia pojawiająca się dość często – kierunek studiów musi wiązać się z rodzajem wykonywanej działalności. Uwagę warto również zwrócić na to, że zakwalifikowanie takiego wydatku do kosztów firmowych będzie miało sens, jeśli były lub są one ponoszone po rozpoczęciu danej działalności. Co oznacza, że np. w przypadku opłat wniesionych przed rozpoczęciem działalności gospodarczej nie sposób przypisać do niej takiego kosztu.
- Kurs prawa jazdy. O ile zakup kursów językowych, prasy i literatury branżowej łatwo zakwalifikować do kosztów uzyskania przychodu (jeśli zostaną spełnione powyższe warunki) to nieco inaczej będzie w przypadku kursów prawa jazdy. Oczywiście, jeśli kurs będzie wiązał się np. ze zdobyciem uprawnień na prowadzenie pojazdów ciężarowych oraz wykaże się związek z zakresem działalności gospodarczej, to opłaty te będą wliczać się w koszty firmowe. Jeśli jednak kurs taki będzie obejmował naukę jazdy pojazdami z kategorii B, to oprócz późniejszych wydatków na paliwo i eksploatację samochodu, przedsiębiorca taki wydatek na sam kurs nie wliczy w koszty firmowe. Dlaczego? W interpretacji z dnia 24 października 2011 r. (ITPB1/415-786/11/DP) Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy wskazał, że uzyskanie takiej kategorii prawa jazdy nie tylko będzie służyło wyłącznie dla celów działalności gospodarczej, ale również ułatwi życie prywatne.
Udokumentowanie kosztów firmowych
Nie można również zapomnieć, że poza omówionymi warunkami ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U.2020.0.1426 t.j.) zobowiązuje do odpowiedniego udokumentowania zakupu. Za taki dokument może posłużyć m.in.:
- faktura VAT,
- faktura bez VAT,
- bilet transportowy na trasy powyżej 50 km,
- rachunki, umowy i rachunki do umów,
- dowody zapłaty za przejazd autostradą,
- dowody wewnętrznie sporządzane samodzielnie bądź przez biuro rachunkowe.
