Zatrudnianie pracowników należy do podstawowych kosztów związanych z prowadzeniem biznesu. Warto pamiętać, że koszty te to nie tylko samo wynagrodzenie.
Kosztem pracy jest należność wypłacana za świadczoną pracę, jak i wszystkie wydatki powiązane, w tym także i te ponoszone w związku z organizacja wydarzeń integracyjnych i rozwijających współpracę. Do świadczeń wypłacanych na rzecz pracownika/współpracownika zalicza się więc:
- wynagrodzenia;
- obowiązkowe badania lekarskie;
- wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, pracę w nocy, regulaminowe premie;
- wydatki na odzież ochronną, posiłki profilaktyczne i regeneracyjne, okulary korygujące wzrok;
- świadczenia przyznane pracownikom według uznania pracodawcy (np. nagrody);
- składki na ubezpieczenia społeczne w części finansowanej przez płatnika, składki na Fundusz Pracy oraz Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych;
- koszty o charakterze motywującym, np. opłacenie pracownikom usług medycznych albo zajęć sportowych;
- wydatki na organizację imprez okolicznościowych i integracyjnych;
- wydatki na utworzenie zakładowego żłobka, klubu dziecięcego lub przedszkola;
- dopłaty na przedszkola, żłobki i kluby dziecięce poza zakładem pracy – do 1000 zł na każde dziecko pracownika.
Wynagrodzenia
W tym przypadku koszty uzyskania przychodów obejmują nie tylko samo wynagrodzenie (kwota brutto określona na umowie), ale i także wszystkie składki, jakie pracodawca ma obowiązek odliczyć w związku z zatrudnieniem. Obecnie płatnikami składek jest zarówno pracownik, poprzez odprowadzanie ich od wynagrodzenia brutto, jak i pracodawca, który opłaca je z „własnej kieszeni”. Prezentujemy rodzaje składek i ich podział między pracownikiem a pracodawcą.
Pracownik (wysokość naliczana od wynagrodzenia brutto).
- składka emerytalna – 9,76%
- składka rentowa – 1,50 %
- składka na ubezpieczenie chorobowe – 2,45%
- składka na ubezpieczenie zdrowotne – 9 %
Pracodawca (wysokość naliczana od wynagrodzenia brutto):
- składka emerytalna – 9,76%
- składka rentowa – 6,50%
- składka na ubezpieczenie wypadkowe – 1,67%
- składka na Fundusz Pracy – 2,45%
- składka na Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych – 0,1%
Składki zawsze stanowią element kosztów zatrudnienia na podstawie umowy o pracę, inaczej jest jednak w przypadku umowy zlecenia. Pracodawca odprowadza wszystkie składki, jeśli współpracownik zatrudniony jest tylko w jego firmie. Jednakże w sytuacji, gdy współpracownik zatrudniony jest także w innej firmie, a wynagrodzenie równe jest minimalnemu wynagrodzeniu lub też posiada status studenta do 26 r.ż. – przedsiębiorca nie płaci żadnych składek. Ttym samym koszt uzyskania przychodu obejmuje tylko wynagrodzenie brutto.
Warto zauważyć, że w art. 22 ust.6ba ustawy z dnia z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. 1991 Nr 80 poz. 350) oraz w art. 15 ust.4h ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. 1992 Nr 21 poz. 86) stanowią, że wynagrodzenie wraz z odprowadzanymi składkami stanowi koszt uzyskania przychodu w miesiącu, za który są one należne, o ile wypłacone w terminie.
Imprezy okolicznościowe i integracyjne
Wydatki na imprezy okolicznościowe oraz integracyjne są coraz częściej oraz chętniej ponoszone przez pracodawców, gdyż wpływają nie tylko na relacje pomiędzy pracownikami, ale i również efekty pracy. Do przykładowych wydatków związanych z organizacją imprez okolicznościowych, wskazanych w interpretacjach można zaliczyć:
- wynajem i wystrój sali, lokalu, miejsca, gdzie odbywa się wydarzenie;
- zakup usług gastronomicznych i napojów oraz obsługi kelnerskiej;
- wynagrodzenie muzyków, DJ-a lub innych zaproszonych artystów, np. kabaretowych;
- nocleg dla pracowników i zaproszonych gości;
- koszty transportu – jeżeli np. pracownicy byli dowożeni na imprezę na koszt pracodawcy.
Należy pamiętać, że do kosztów tych pracodawca nie zaliczy wydatków na alkohol. Ponadto interpretacje indywidualne wykluczają również wliczenie w koszty uzyskania przychodu wydatków na imprezy okolicznościowe z udziałem kontrahentów, podwykonawców, indywidualnych przedsiębiorców współpracujących z daną firmą na podstawie kontraktów oraz zleceniobiorców. Przykładem jest interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 19 września 2019 r. (sygn. 0111-KDIB1-3.4010.309.2019.3.MBD).
Podsumowanie kosztów uzyskania przychodu
Omówiliśmy na stronie naszego biura księgowego wszystkie koszty uzyskania przychodu, warto więc podsumować najważniejsze informacje, o których powinien pamiętać przedsiębiorca.
Koszty firmowe są to wszystkie wydatki, które mają na celu pozyskanie przychodu z działalności gospodarczej lub wydatki służące zabezpieczeniu źródła uzyskania przychodu. Aby przedsiębiorca dany wydatek mógł wliczyć w koszty uzyskania przychodów, musi udokumentować wydatek odpowiednim dowodem zakupu. To:
- faktura VAT;
- faktura bez VAT;
- bilet transportowy na trasy powyżej 50 km;
- rachunek;
- umowa i rachunki do umowy;
- dowód poniesionych opłat pocztowych;
- dowód zapłaty za przejazdy autostradą;
- dowód wewnętrznie sporządzany samodzielnie bądź przez biuro rachunkowe.
Szczegółowo omówiliśmy wydatki najczęściej ponoszone przez przedsiębiorców, związane z:
- utrzymaniem biura;
- edukacją;
- sprzętem elektronicznym;
- marketingiem i reklamą;
- podróżami służbowymi;
- zatrudnieniem pracowników.
Warto pamiętać że ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. 1991 Nr 80 poz. 350) w art. 23 podaje katalog wydatków, które kosztami firmowymi nie są np. wydatki bezpośrednie na środki trwałe.
