Rozwój przedsiębiorstwa wiąże się z licznymi wyjazdami, m.in. w celu zdobywania nowych klientów lub polepszania stosunków z innymi kontrahentami. A to generuje koszty, które warto ująć w ramach rozliczeń księgowych. Wyjaśniamy, jakie wydatki związane z podróżami ująć można w kosztach firmy.
Definicja podróży służbowej została zawarta w art. 77 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks Pracy (Dz. U. 1974 Nr 24 poz. 141). Podróż służbowa to wykonywanie na polecenie pracodawcy zadań służbowych poza jego siedzibą lub poza miejscem stałego jej wykonywania. Uwzględnienie podróży służbowej w kosztach firmowych, a właściwie wydatków z nią związanych, wymaga przede wszystkim rzetelnego uzasadnienia.
Diety
Terminem tym określa się środki finansowe przekazywane przez pracodawcę na rzecz pokrycia zwiększonych kosztów wyżywienia podczas podróży służbowej. Co też istotne przysługuje tylko w przypadku podróży trwającej więcej niż 8 godzin. Określenie wysokości tej kwoty nie zależy już od woli pracodawcy, lecz wynika ze stawek jakie narzuca rozporządzenie Ministra Pracy, Rodziny i Polityki Społecznej w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. 2013 poz. 167). Obecnie funkcjonujące stawki dla delegacji krajowych to:
- 30 zł – za podróż trwającą ponad 12 godzin
- 50 % diety jeśli podróż trwa od 8-12 godzin
Obecnie funkcjonujące stawki dla delegacji zagranicznych są zależne od Państwa, do którego pracownik został wysłany do pracy. Na przykład dla Niemiec i Portugali wynosi ona 49 euro, a dla Wielkiej Brytanii – 35 funtów za dzień. Należy również zauważyć, że jeśli pracodawca zapewni pracownikowi bezpłatne wyżywienie, stawka ta jest pomniejszona o odpowiednie wartości tj. śniadanie -25 %, obiad – 50%, kolacja -25 %.
Transport
To kolejny wydatek powstający w związku z odbywaniem podróży służbowej. Jeżeli koszty związane z przemieszczaniem się mają zostać wliczone w poczet kosztów firmowych, muszą zostać odpowiednio udokumentowane.
Koszty przemieszczania się za pomocą publicznych środków transportu mogą zostać wliczone w poczet wydatków firmowych, jednakże jedynie dla trasy przejazdu o odległości nie mniejszej niż 50 km. Co więcej jako dokument przejazdu i poniesionych w związku z tym kosztów, może posłużyć bilet, na którym widnieje:
- numer i data wystawienia,
- imię i nazwisko lub nazwa podatnika,
- numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku,
- informacje pozwalające na identyfikację rodzaju usługi,
- kwota podatku,
- kwota należności ogółem.
Przedsiębiorcy bardzo często wybierają jako środek transportu samochód. Szczególną rolę w zakwalifikowaniu danego wydatku do kosztów uzyskania przychodu pełni w tym przypadku określenie, czy pojazd został wprowadzony do środków trwałych przedsiębiorstwa, czy też nie. Ponadto, istotną kwestią jest jego forma własności – czy jest to prywatne auto przedsiębiorcy, czy wynajęte na czas podróży służbowej. Jeżeli samochód jest użytkowany na podstawie umowy najmu czy leasingu, przedsiębiorca może doliczyć do kosztów firmowych – 75 % wartości np. paliwa. Natomiast, jeśli jest to samochód prywatny i nie wprowadzony do ewidencji środków trwałych – za koszt uzyskania przychodu można uznać tylko 20 % wartości kosztów eksploatacyjnych. Aby prawidłowo rozliczyć koszty związane z samochodem, istotny jest również status VAT przedsiębiorcy, co prezentuje poniższe wyszczególnienie:
Czynni podatnicy VAT:
- 75% x (100% netto + 50% VAT)
- 20% x (100% netto + 50% VAT)
Podatnicy zwolnieni z VAT:
- 75% x wartość brutto
- 20% x wartość brutto
Nocleg
Jeśli podróż służbowa jest kilkudniowa, często przedsiębiorcy decydują się na pobyt w hotelu. Po jego odpowiednim udokumentowaniu również koszt ten zaliczy się na poczet wydatków firmowych. Podstawowym dowodem jest faktura, jednak zdarza się również, że pracodawca od pracownika nie otrzymuje takiego dokumentu. Rozwiązaniem w tej sytuacji jest zwrócenie poniesionych kosztów podczas podróży służbowej w formie ryczałtu, który co istotne nie może zostać już wliczony w koszty firmowe przedsiębiorstwa.
Pytania lub wątpliwości? Napisz do nas!
