Osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą, spółkę cywilną, jawną, partnerską, komandytową, komandytowo-akcyjną, z ograniczoną odpowiedzialnością czy spółkę akcyjną mogą obniżać podatek dochodowy poprzez zwiększenie kosztów firmowych. Wyjaśniamy tę kwestię.
Koszty firmowe to wydatki, które mają na celu pozyskanie przychodu z działalności gospodarczej lub wydatki służące zabezpieczeniu źródła uzyskania przychodu. Warto pamiętać, że wydatki, które stanowią koszty uzyskania przychodu, dają możliwość odliczenia podatku od towarów i usług.
Udokumentowanie kosztów firmowych
Chcąc zaliczyć wydatek do kosztów firmowych, konieczne jest uzyskanie od sprzedającego dokumentu, np.:
- faktury VAT;
- faktury bez VAT;
- biletów transportowych na trasy powyżej 50 km;
- rachunków;
- umów i rachunków do umów;
- dowodów poniesionych opłat pocztowych;
- dowodów zapłaty za przejazdy autostradą;
- dowodów wewnętrznie sporządzanych samodzielnie bądź przez biuro rachunkowe.
Koszty firmowe związane z utrzymaniem biura
Każdy przedsiębiorca posiadający własne biuro ponosi wydatki związane z jego prowadzaniem. Może je wliczyć w koszty uzyskania przychodu. Do tej kategorii wydatków firmowych możemy zaliczyć: opłaty za czynsz i media, wydatki związane z zakupem mebli biurowych, dekoracji i akcesoriów, abonament za telefon i Internet, środki czystości, elektronikę oraz koszty remontu biura.
Czynsz i media
Osoby, które mają zgłoszoną w CEIDG siedzibę firmy w mieszkaniu lub w domu, do kosztów uzyskania przychodu mogą zaliczyć opłaty za mieszkanie. Przedsiębiorcy korzystający z takiego rozwiązania powinni pamiętać jednak, że wliczając opłaty za czynsz i media do kosztów firmowych, mogą płacić wyższy podatek od nieruchomości. W przypadku, gdy osoba nie jest właścicielem mieszkania tylko je wynajmuje, potwierdzeniem kosztów uzyskania przychodu jest umowa najmu, która wskazuje, że dany przedsiębiorca opłaca koszty mieszkaniowe – wraz z wystawionym przez wynajmującego rachunkiem lub potwierdzeniem uiszczenia zapłaty przez najemcę.
Meble, dekoracje i akcesoria biurowe
Meble biurowe możemy zaliczyć na poczet kosztów uzyskania przychodu. Dotyczy to np. biurka, krzeseł, kanapy itp. Przy wliczaniu mebli do kosztów firmowych należy pamiętać, aby ich wartość nie była za wysoka, ponieważ grozi to uznaniem ich za meble reprezentacyjne.
Koszty związane z dekoracją wnętrza biura (np. doniczki, plakaty, obrazy) mogą wchodzić w skład wydatków, które uwzględnia się w kosztach firmowych. Akcesoria biurowe (np. długopisy, papier, kalendarz, ołówki) również można zaliczyć do wydatków firmowych. Warto pamiętać, że do obu rodzajów tych wydatków nie można zaliczać kosztów reprezentacyjnych, jak np. drogich rzeźb, obrazów czy piór.
Abonament za telefon i Internet
Do kosztów firmowych zaliczyć można abonament za telefon i Internet. Problematyczna sytuacja występuje, kiedy posiadamy jeden telefon, który wykorzystywany jest w celach prywatnych i firmowych. Wątpliwości wzbudzi także sytuacja, gdy przedsiębiorca rozlicza 100% rachunku za Internet założony w miejscu, gdzie osoba mieszka, jak i prowadzi działalność gospodarczą.
Środki czystości
Do kosztów firmowych zaliczyć możemy środki utrzymania czystości w biurze. Dotyczy to również narzędzi i urządzeń czyszczących. Jako wydatek firmowy zakwalifikować można także usługi firm sprzątających.
Remont biura
Remont biura jest kolejnym przykładem wydatków związanych z prowadzeniem firmy. Jeśli siedziba biura mieści się w mieszkaniu, to do kosztów uzyskania przychodu można wliczyć tylko te koszty, które dotyczą remontowanego pomieszczenia służącego działalności. Uzasadniona jest także wymiana okien i drzwi w biurze.
Elektronika i akcesoria
Do kosztów firmowych zaliczyć można elektronikę i akcesoria. Komputery, tablety, myszki klawiatury, oprogramowanie komputerowe i akcesoria elektroniczne są zasadnym wydatkiem, jeśli są związane z charakterem prowadzonej działalności gospodarczej. Ponadto, do takich kosztów można zaliczyć urządzenia biurowe (drukarka, skaner, aparat fotograficzny, telefon komórkowy, sprzęt audio), a także naprawę i serwis takich urządzeń.
