Kiedy i jak legalnie zatrudnić obywatela Ukrainy? Jakie są dodatkowe obowiązki pracodawcy w tej kwestii? Co zrobić, by nie narazić się na negatywne konsekwencje prawne i finansowe? Objaśniamy najważniejsze przepisy.
Obywatele Ukrainy od lat stanowią ważną część polskiego rynku pracy, jednak to wydarzenia 2022 roku spowodowały, że zatrudnianie tej grupy cudzoziemców nabrało szczególnego znaczenia. Uproszczenia prawne wprowadzone w związku z konfliktem zbrojnym ułatwiły dostęp do zatrudnienia, ale nie zniosły podstawowych obowiązków pracodawców. Wciąż konieczne jest przestrzeganie zasad wynikających z przepisów prawa pracy, przepisów podatkowych oraz ubezpieczeń społecznych.
Przedstawiamy najważniejsze normy regulujące zatrudnienie obywateli Ukrainy oraz obowiązki kadrowo-księgowe. Co ważne, 30 września 2025 roku mija ważny termin związany z wymogiem zezwolenia na pracę.
Ramy prawne zatrudnienia. Kto może pracować i na jakich zasadach?
Pierwszą rzeczą, którą powinien sprawdzić każdy pracodawca, jest status pobytowy potencjalnego pracownika. Nie może on zatrudnić osoby, która przebywa w Polsce nielegalnie, tj. bez ważnego tytułu pobytowego. W przypadku obywateli Ukrainy sytuacja jest obecnie wyjątkowa. Osoby, które przybyły do Polski od 24 lutego 2022 r. w związku z konfliktem zbrojnym, objęte są tzw. ochroną czasową. Oznacza to, że mogą legalnie przebywać i pracować w Polsce do 30 września 2025 r. bez konieczności uzyskiwania dodatkowego zezwolenia na pracę.
Warunkiem legalnego zatrudnienia – mimo zniesienia obowiązku uzyskania zezwolenia na pracę – pozostaje dopełnienie formalności administracyjnej polegającej na złożeniu powiadomienia o powierzeniu wykonywania pracy. Powiadomienie to należy zarejestrować w powiatowym urzędzie pracy (PUP) w ciągu 7 dni od dnia rozpoczęcia pracy przez cudzoziemca. Zgłoszenia dokonuje się elektronicznie, za pośrednictwem platformy praca.gov.pl.
Legalność zatrudnienia utrzymuje się do dnia 30 września 2025 roku. Po tym terminie należy koniecznie posiadać podstawę prawną dalszego wykonywania pracy, np. oświadczenie zezwolenia na prace.
Zasady zatrudnienia i treść umowy. Co powinno znaleźć się w dokumentacji?
Zgodnie z obowiązującym prawem zatrudnienie cudzoziemca wymaga zawarcia odpowiedniej umowy – niezależnie od tego, czy chodzi o umowę o pracę, czy cywilnoprawną. Treść tej umowy musi być zrozumiała dla zatrudnionego. W praktyce oznacza to obowiązek przekazania przetłumaczonego dokumentu na język, którym cudzoziemiec posługuje się w sposób komunikatywny. W przypadku zawarcia umowy o pracę cudzoziemiec podlega przepisom Kodeksu pracy, co oznacza, że przysługują mu takie same prawa jak pozostałym pracownikom – w tym prawo do urlopu oraz świadczeń pracowniczych. Umowa powinna zawierać informacje o:
- stanowisku i zakresie powierzonych obowiązków,
- miejscu i czasie pracy,
- stawce wynagrodzenia, nie mniejszej niż płaca minimalna,
- częstotliwości wypłat,
- okresie zatrudnienia.
Ważne aby warunki umowy były zgodne z informacjami podanymi w powiadomieniu złożonym w PUP. W przypadku zmian – takich jak zmiana rodzaju umowy, stanowiska, wymiaru etatu czy obniżenie wynagrodzenia – konieczne jest złożenie nowego powiadomienia, także w terminie 7 dni. W sytuacji zmian takich jak np. podwyżka, dodatkowe powiadomienie nie jest wymagane.
Rozliczenia kadrowo-księgowe. Obowiązki w zakresie ZUS i podatków
Zatrudnienie cudzoziemca wiąże się z identycznymi obowiązkami w zakresie ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych, jak w przypadku obywatela polskiego. Pracodawca jako płatnik składek musi dopełnić wszystkich czynności przewidzianych ustawą o systemie ubezpieczeń społecznych.
W szczególności należy:
- zgłosić pracownika do ubezpieczeń w ZUS w terminie do 7 dni od rozpoczęcia pracy,
- terminowo opłacać składki na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne,
- rozliczać i przekazywać zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych,
- wystawić deklarację PIT-11 po zakończeniu roku podatkowego.
Dokumentacja powinna być prowadzona rzetelnie i zawierać m.in. ewidencję czasu pracy, listy płac, dowody wypłaty wynagrodzenia oraz kopie zawartych umów. Niedochowanie obowiązków w tym zakresie może prowadzić do poważnych konsekwencji, w tym do zarzutu nielegalnego zatrudnienia, nałożenia sankcji finansowych, a nawet odpowiedzialności karno-skarbowej.
Co po 2025 roku? Konieczna nowa podstawa prawna
Przepisy umożliwiające uproszczone zatrudnianie obywateli Ukrainy mają charakter czasowy. Po 30 września 2025 roku kontynuacja zatrudnienia będzie możliwa wyłącznie w ramach innych, standardowych podstaw prawnych. Najczęściej stosowaną formą będzie oświadczenie zezwolenia na pracę, które jest wydawane tylko dla obywateli Białorusi, Gruzji, Mołdawii, Armenii i Ukrainy oraz zezwolenia na pracę w pozostałych przypadkach.
Pomimo obowiązywania uproszczonej procedury zatrudnienie cudzoziemca nadal wiąże się z obowiązkiem spełnienia licznych warunków formalnych. Niedopełnienie nawet jednego z nich może prowadzić do uznania zatrudnienia za nielegalne. W konsekwencji pracodawca może zostać ukarany grzywną, a w skrajnych przypadkach – wpisany do rejestru podmiotów naruszających przepisy o zatrudnianiu cudzoziemców, co ogranicza możliwość dalszego ich zatrudniania.
Zatrudnianie obywateli Ukrainy w Polsce, choć uproszczone, wymaga starannego przestrzegania przepisów prawa pracy, przepisów podatkowych oraz zasad dotyczących ubezpieczeń społecznych. Zgłoszenia do urzędów, odpowiednie umowy, prawidłowa ewidencja i terminowe rozliczenia stanowią fundament bezpiecznej i legalnej współpracy. W tym kontekście warto monitorować aktualności prawne i przygotować procedury, które zapewnią firmie stabilność i zgodność z przepisami. Oczywiście, zajmujemy się tym z myślą o naszych Klientach!
