Wielu przedsiębiorców prowadzi działalność gospodarczą w miejscu oddalonym od swojego miejsca zamieszkania. Regularne dojazdy generują stałe wydatki – na paliwo, bilety czy opłaty parkingowe. Pojawia się podstawowe pytanie: czy koszty dojazdu przedsiębiorcy do firmy można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu? Odpowiedź zależy od sposobu, w jaki podróż jest związana z prowadzoną działalnością i jak zostanie udokumentowana. Wyjaśniamy wątpliwości!
Dojazdy do miejsca prowadzenia działalności to często codzienność wielu przedsiębiorców. Nie zawsze biuro, warsztat czy punkt usługowy znajdują się w tym samym miejscu, w którym przedsiębiorca mieszka. Często pojawiają się także koszty związane z dojazdem do klientów.
Przyjrzyjmy się podstawowym zasadom zaliczania wydatków do kosztów firmowych oraz przepisom dotyczącym użytkowania pojazdów w działalności gospodarczej. To od nich zależy, kiedy i który wydatek można rozliczyć jako koszt uzyskania przychodu.
Czym są koszty uzyskania przychodu i kiedy można je odliczyć?
Zgodnie z ustawą o podatku dochodowym od osób fizycznych (PIT), kosztami uzyskania przychodu są wszelkie wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodów, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów. W praktyce oznacza to, że aby dany wydatek mógł zostać uznany za koszt firmowy, muszą być spełnione trzy podstawowe warunki:
- Związek z działalnością gospodarczą. Wydatek musi być poniesiony w związku z prowadzoną działalnością i mieć wpływ na uzyskanie lub zabezpieczenie przychodu.
- Właściwe udokumentowanie. Każdy koszt musi być potwierdzony odpowiednim dowodem księgowym, np. fakturą lub rachunkiem.
- Brak wyłączenia z art. 23 ustawy o PIT. Dany wydatek nie może znajdować się w katalogu kosztów, które z mocy prawa nie stanowią kosztów uzyskania przychodu.
Na tej podstawie koszty dojazdu przedsiębiorcy do firmy można uznać za koszty uzyskania przychodu. Oczywiście, jeśli spełniają powyższe warunki i są racjonalnie uzasadnione z punktu widzenia działalności.
Czy koszty dojazdu przedsiębiorcy do firmy można odliczyć?
Wydatki ponoszone na dojazdy do miejsca prowadzenia działalności, takie jak zakup paliwa, biletów komunikacji publicznej, opłaty parkingowe czy autostradowe, mogą zostać ujęte w kosztach firmy. Warunkiem jest jednak, aby dojazdy te były faktycznie związane z działalnością gospodarczą, a nie miały charakteru osobistego. Istotne tu jest uzasadnienie wydatku, możliwość wykazania, że faktycznie został poniesiony w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą.
Przykładowo, jeśli przedsiębiorca wynajmuje biuro w innej miejscowości i codziennie do niego dojeżdża, to ponoszone z tego tytułu wydatki stanowią element prowadzenia działalności. Ważne jednak, aby każdy taki koszt był odpowiednio udokumentowany – fakturą lub paragonem z NIP wystawionym na dane firmy.
Jak dokumentować koszty dojazdu do firmy?
Forma dokumentacji zależy od rodzaju środka transportu, jakim przedsiębiorca się porusza. Najczęściej spotykane przypadki to:
- Dojazd komunikacją publiczną lub taksówką. Wydatki związane z przejazdami środkami transportu publicznego (autobus, tramwaj, pociąg) lub taksówkami należy dokumentować fakturami, biletami lub rachunkami wystawionymi na dane przedsiębiorcy. Tylko taki dokument potwierdza faktyczne poniesienie kosztu i jego związek z działalnością gospodarczą.
- Samochód będący środkiem trwałym. Jeśli przedsiębiorca korzysta z samochodu wprowadzonego do ewidencji środków trwałych, wszystkie wydatki związane z jego eksploatacją (paliwo, przeglądy, ubezpieczenie, naprawy) mogą stanowić koszty uzyskania przychodu. W tym przypadku podstawą są faktury wystawione na firmę.
- Samochód prywatny używany w działalności. Jeśli przedsiębiorca wykorzystuje samochód prywatny, który nie został wpisany do ewidencji środków trwałych, wówczas do kosztów uzyskania przychodu można zaliczyć 20% poniesionych wydatków związanych z jego użytkowaniem. Dotyczy to kosztów paliwa, ubezpieczenia, przeglądów i drobnych napraw. Dokumentem potwierdzającym poniesienie wydatku również jest faktura lub rachunek.
Kiedy konieczna jest ewidencja przebiegu pojazdu?
Od 2019 roku przedsiębiorcy korzystający z prywatnych samochodów do celów firmowych nie mają już obowiązku prowadzenia tzw. kilometrówki. Nie oznacza to jednak całkowitej dowolności w rozliczaniu kosztów. W przypadku samochodów firmowych (ujętych w ewidencji środków trwałych), przedsiębiorca ma możliwość odliczenia 100% kosztów i VAT, ale tylko wtedy, gdy prowadzi ewidencję przebiegu pojazdu i zgłosi jej prowadzenie do urzędu skarbowego. To bardzo ważne. Jeżeli ewidencja nie jest prowadzona, do kosztów można zaliczyć jedynie 75% poniesionych wydatków i 50% podatku VAT.
Prowadzenie ewidencji wymaga systematycznego zapisywania wszystkich przejazdów, dat, celów podróży oraz liczby przejechanych kilometrów. Dzięki temu przedsiębiorca może wykazać, że pojazd jest faktycznie wykorzystywany w celach służbowych.
Najważniejsza zasada: związek kosztu z działalnością
Każdy wydatek, który ma zostać ujęty w kosztach uzyskania przychodu, musi pozostawać w bezpośrednim lub pośrednim związku z prowadzoną działalnością. Oznacza to, że koszt dojazdu można zaliczyć do kosztów firmy tylko wtedy, gdy dojazd jest niezbędny do wykonywania działalności – np. do prowadzenia biura, warsztatu czy miejsca spotkań z klientami.
Koszty dojazdu przedsiębiorcy do miejsca prowadzenia działalności mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodu, jeśli:
- są związane z działalnością gospodarczą,
- są odpowiednio udokumentowane,
- są racjonalnie uzasadnione.
Koszty o charakterze osobistym, np. dojazdy do miejsca zamieszkania, wizyty prywatne czy podróże niezwiązane z działalnością, nie mogą być ujęte w kosztach uzyskania przychodu. Co bardzo ważne: w razie ewentualnej kontroli to przedsiębiorca musi udowodnić związek wydatku z działalnością gospodarczą.
O czym pamiętać przy rozliczaniu kosztów dojazdu?
- Dokumentuj każdy wydatek. Faktury i rachunki wystawione na dane firmy to podstawa rozliczenia.
- Zachowuj logikę gospodarczą. Koszt powinien być racjonalny i uzasadniony zakresem działalności.
- Pamiętaj o limitach i zasadach odliczeń. Np. 20% dla samochodów prywatnych czy obowiązek ewidencji dla pełnego odliczenia kosztów.
- Rozdziel wydatki osobiste od firmowych. Jeśli pojazd jest wykorzystywany również prywatnie, do kosztów zaliczasz tylko część odpowiadającą użyciu służbowemu.
- Monitoruj zmiany przepisów. Zasady rozliczania kosztów eksploatacyjnych mogą być aktualizowane, dlatego warto być na bieżąco.
Przedsiębiorca powinien pamiętać o limitach, zasadach ewidencji oraz o tym, że wydatki o charakterze osobistym nie mogą obniżać podstawy opodatkowania. Dobrze prowadzona dokumentacja i właściwe rozliczanie kosztów pozwalają nie tylko zoptymalizować podatki, ale też zwiększyć przejrzystość finansową firmy.
Chcesz mieć pewność, że prawidłowo rozliczasz koszty Twojej firmy? Powierz księgowość nam. Zyskasz spokój i możliwość pełnej koncentracji na własnym biznesie. Zapraszamy do kontaktu!
