Wyjaśniamy, czym są faktury ustrukturyzowane, czyli dokumenty elektroniczne mające całkowicie zastąpić tradycyjne faktury. Zmiana ta przyniesie korzyść przedsiębiorcom: zwrot VAT w ciągu 40, a nie – jak poprzednio – 60 dni.
Faktura ustrukturyzowana to faktura elektroniczna, która zawiera informacje wymagane przepisami prawa i jest zapisana w odpowiednim formacie elektronicznym, np. XML (zawiera np. datę sprzedaży, datę wystawienia, dane kontrahentów, kwoty itd.). Zgodnie z definicją ustawową, faktura ustrukturyzowana to fakturą wystawianą za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur, której automatycznie przydzielany jest indywidualny numer identyfikacyjny.
Wystawianie i przechowywanie faktur ustrukturyzowanych
Procedura wystawiania takich faktur nie będzie różnić się od tych stosowanych przy zwykłych e-fakturach i fakturach papierowych. Jedyna nowość w tym procesie to wystawianie dokumentu poprzez oprogramowanie kadrowo-płacowe przedsiębiorców, rejestracja transakcji w Krajowym Systemie e-Faktur i nadanie dokumentowi numeru identyfikacyjnego.
Dokumenty przekazane do Krajowego Systemu e-Faktur przechowywane będą przez okres 10 lat, liczonych od końca roku, w którym zostały wystawione. Po tym okresie to na przedsiębiorcy/podatniku spoczywa obowiązek przechowywania dokumentów, aż do upłynięcia terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
Szybszy zwrot VAT
Zaletą dokumentowania transakcji za pomocą faktur ustrukturyzowanych jest zwrot podatku VAT po 40 dniach, a nie tak jak jest dotychczas po 60. Należy pamiętać, że aby podatnik mógł skorzystać z tego przywileju, musi spełniać następujące warunki:
- kwota naliczonego podatku (lub różnicy) nie może przekroczyć 3 000 zł oraz nie może być rozliczona w poprzednich okresach rozliczeniowych;
- zastosowanie wyłącznie ustrukturyzowanych e-Faktur za dany okres rozliczeniowy;
- podatnik musi znajdować się na białej liście VAT.
