Wyjaśniamy, czym jest dowód księgowy, jakie są jego konieczne elementy – i do czego służy. A także: jak skorygować błąd dostrzeżony w takim dokumencie.
Dowód księgowy jest dokumentem stanowiącym podstawę księgowania operacji gospodarczych. Zgodnie z ustawą o rachunkowości, dowody księgowe muszą spełniać określone wymagania formalne i zawierać niezbędną treść. Istnieje kilka rodzajów dowodów księgowych:
- dowody zewnętrzne obce,
- dowody zewnętrzne własne,
- oraz dowody wewnętrzne.
Dowody zewnętrzne obce to dokumenty otrzymane od kontrahentów, takie jak faktury zakupu, noty księgowe czy potwierdzenia salda. Z kolei dowody zewnętrzne własne to dokumenty przekazywane kontrahentom, na przykład faktury sprzedaży. Dowody wewnętrzne dotyczą operacji wewnątrz jednostki, takie jak lista płac czy dokumenty potwierdzające ruchy na magazynach.
Cechy dowodów księgowych
Dowód księgowy musi spełniać określone cechy, zarówno pod względem treści, jak i formy. Zgodnie z ustawą o rachunkowości, dowód księgowy powinien zawierać informacje takie jak:
- rodzaj dowodu,
- numer identyfikacyjny,
- dane stron dokonujących operacji gospodarczej,
- opis operacji,
- wartość operacji,
- data dokonania operacji,
- podpis wystawcy dowodu oraz osoby odpowiedzialnej za ujęcie dowodu w księgach rachunkowych.
Korekta błędów
Dowód księgowy powinien być sporządzony w sposób czytelny i trwały, a wszelkie błędy powinny być poprawiane zgodnie z zasadami. Niedopuszczalne jest dokonywanie w dowodach wymazów i przeróbek.
W przypadku błędów w dowodach zewnętrznych obcych i własnych, można je korygować poprzez wysłanie kontrahentowi odpowiednich dokumentów zawierających sprostowanie. Natomiast błędy w dowodach wewnętrznych można poprawić poprzez skreślenie błędnej treści lub kwoty, wpisanie treści poprawnej i daty poprawki oraz złożenie podpisu osoby do tego upoważnionej.
Ważne jest, aby nie dokonywać poprawek pojedynczych liter lub cyfr.
Zastosowanie dowodów księgowych
Dowody księgowe mają wiele zastosowań w księgowości. Są one dokumentami potwierdzającymi dokonanie operacji gospodarczych i stanowią podstawę do ujęcia tych operacji w odpowiednich ewidencjach.
Na podstawie dowodów księgowych można ująć zdarzenia gospodarcze w ewidencji środków trwałych, ewidencji zakupów, ewidencji sprzedaży, listach płac czy ewidencji VAT. Dowód księgowy umożliwia również kontrolę dokonanych operacji i zawiera wiele źródłowych informacji analitycznych.
