Przedstawiamy Krajowy System e-Faktur służący do elektronicznego przekazywania faktur ustrukturyzowanych pomiędzy przedsiębiorcami. Od 1 lipca 2024 r. korzystanie z tej platformy będzie obowiązkowe dla czynnych podatników VAT.
Krajowy System e-Faktur – KSeF to opracowany przez Ministerstwo Finansów centralny system, który umożliwia elektroniczną wymianę dokumentów handlowych, w tym faktur, między przedsiębiorcami a organami administracji publicznej. Przedsiębiorcy będą posługiwać się fakturą ustrukturyzowaną, czyli fakturą tworzoną zgodnie z określonymi standardami. Ma to na celu umożliwić jednolite podejście do tworzenia, przetwarzania i interpretowania faktur przez różne systemy informatyczne.
W okresie dobrowolnego korzystania z KSeF przedsiębiorca musi uzyskać zgodę odbiorcy na przesyłanie faktur za pośrednictwem tego systemu. Jednocześnie ważne jest, aby przedsiębiorcy mieli świadomość, że faktura wystawiona za pośrednictwem KSeF nie może być anulowana. Dlatego też konieczne jest dokładne sprawdzenie wszelkich informacji przed wystawieniem faktury, aby uniknąć ewentualnych błędów lub nieścisłości. Według Ministerstwa Finansów, „w przypadku błędnie wystawionej faktury należy wystawić fakturę korygującą”.
Cele i korzyści z KSeF
Wprowadzenie KSeF stanowi element transformacji cyfrowej w Polsce, mający na celu usprawnienie procesów administracyjnych oraz poprawę konkurencyjności gospodarki. Dzięki wdrożeniu platformy przedsiębiorcy uzyskają konkretne korzyści. Przykładem może być skrócenie podstawowego terminu zwrotu podatku VAT z 60 do 40 dni, co sprzyjać ma poprawie płynności finansowej firm. Kolejną zaletą ma być eliminacja konieczności wystawiania duplikatów faktur, dzięki trwałemu przechowywaniu e-faktur w systemie, co ma ograniczyć ryzyko utraty lub zniszczenia dokumentacji. Niesie to ze sobą redukcję kosztów archiwizowania dokumentów, ponieważ faktury w KSeF są przechowywane przez 10 lat.
Celem KSeF jest zagwarantowanie bezpieczeństwa obrotu. Należy przez to rozumieć, że przedsiębiorca ma pewność, że wystawiona przez niego faktura dotarła do kontrahenta. Może on również w każdej chwili sprawdzić treść danego dokumentu. Celem KSeF jest również redukcja biurokracji i ułatwienie przepływu dokumentów pomiędzy podmiotami gospodarczymi a instytucjami publicznymi.
Równocześnie, dzięki elektronicznej formie dokumentów organy podatkowe będą miały łatwiejszy dostęp do informacji, co ułatwi kontrolę rozliczeń podatkowych.
Kto musi korzystać z KSeF?
Oto harmonogram wdrażania ogólnopolskiego systemu KSeF:
- Od 1 stycznia 2022 r. przedsiębiorcy mogą z KSeF korzystać dobrowolnie.
- Od 1 lipca 2024 r. wprowadza się obowiązkowe fakturowanie elektroniczne dla podatników zarejestrowanych w VAT w Polsce (czynnych podatników VAT) oraz dla posiadających w Polsce siedzibę firmy lub stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej.
- Od 1 stycznia 2025 r. wprowadza się obowiązkowe fakturowanie dla podatników zwolnionych podmiotowo jak i wykonujących czynności wyłącznie zwolnione przedmiotowo.
Dążenie do poprawy standardów obsługi dokumentacji handlowej, zwiększenia transparentności oraz usprawnienia relacji handlowych stanowi istotną część strategii rządowej, mającej na celu stworzenie sprzyjającego i nowoczesnego środowiska biznesowego.
Ostatecznie, KSeF ma przyczynić się do zwiększenia zaufania do procesów handlowych, zarówno na poziomie krajowym, jak i międzynarodowym. A to ma wspomagać rozwój polskiej gospodarki.
