Kiedy e-Doręczenia staną się dla przedsiębiorców obowiązkowe? Jak uniknąć kłopotów związanych z dostarczaniem dokumentów? Jakie są korzyści korzystania z elektronicznych doręczeń? Sprawdź, jak ta usługa ułatwi Ci prowadzenie biznesu!
Doręczenia elektroniczne stają się nieodłącznym elementem sprawnej komunikacji. Dla przedsiębiorców to nie tylko kwestia ułatwienia procesów, ale także uniknięcia potencjalnych kłopotów związanych z tradycyjnym dostarczaniem dokumentów. Przedstawiamy kluczowe informacje i praktyczne porady dotyczące e-Doręczeń, które mogą Ci znacząco ułatwić prowadzenie działalności gospodarczej.
Czym są e-Doręczenia?
e-Doręczenia to innowacyjna usługa umożliwiająca elektroniczne wysyłanie i odbieranie korespondencji, z efektem porównywalnym do tradycyjnego listu poleconego z potwierdzeniem odbioru. W ramach tej usługi przedsiębiorcy odbierają i przesyłają ważne dokumenty oraz informacje związane z ich firmą w formie elektronicznej, z wykorzystaniem odpowiednich środków bezpieczeństwa i autentykacji. e-Doręczenia eliminują konieczność korzystania z tradycyjnej poczty papierowej, usprawniając w ten sposób komunikację między przedsiębiorcami a instytucjami publicznymi oraz innymi podmiotami.
Z e-Doręczeń można korzystać poprzez:
- skrzynkę na Koncie Przedsiębiorcy na biznes.gov.pl lub
- skrzynkę e-Doręczeń dostępną na platformach mobywatel.gov.pl i edoreczenia.gov.pl.
Korzyści wynikające z e-Doręczeń
Czy kiedykolwiek zdarzyło Ci się przeoczyć wezwanie z urzędu, zgubić ważny dokument lub zapomnieć o przesłaniu informacji do biura księgowego? W gąszczu codziennych obowiązków każdemu z nas zdarza się czasem zapomnieć o pewnych sprawach, zwłaszcza gdy jesteś przedsiębiorcą i musisz skupić się na prowadzonej działalności. Oto kilka korzyści e-Doręczeń:
- Szybkość – w porównaniu do tradycyjnych form komunikacji, e-Doręczenia rewolucjonizują prędkość przesyłania dokumentów. Procesy elektroniczne umożliwiają niemal natychmiastowe dostarczanie dokumentów, w przeciwieństwie do tradycyjnej poczty. Przyspiesza to wymianę informacji i decyzji biznesowych.
- Bezpieczeństwo – elektroniczne podpisy i zaawansowane zabezpieczenia używane w e-Doręczeniach skutecznie chronią dokumenty przed nieuprawnionym dostępem. Wprowadzenie technologii szyfrowania danych i unikalnych identyfikatorów zapewnia wysoki poziom bezpieczeństwa. W odróżnieniu od tradycyjnych przesyłek, gdzie dokumenty mogą być podatne na zagubienie lub kradzież, e-Doręczenia są chronione na każdym etapie przekazywania informacji.
- Skuteczność – e-Doręczenia eliminują ryzyko utraty dokumentów, co zdarza się w przypadku papierowej korespondencji. Wszystkie przesłane dokumenty są elektronicznie archiwizowane, co ułatwia zarządzanie nimi i sprawia, że są dostępne w razie potrzeby. Cyfrowa forma dokumentów umożliwia szybkie wyszukiwanie, indeksowanie i kategoryzowanie takiej korespondencji.
Dla kogo obowiązkowe e-Doręczenia?
Do 2029 r. z systemu e-Doręczeń korzystać już muszą wszystkie podmioty publiczne, jednostki samorządu terytorialnego i sądy. Obecnie firmy mają szansę zarejestrować swój adres e-Doręczeń wraz z dedykowaną skrzynką na biznes.gov.pl z użyciem profilu zaufanego albo e-dowodu. Dzięki temu będą mogły otrzymywać wiadomości i dokumenty od organów publicznych, które zdecydują się korzystać z tej usługi.
Warto pamiętać, że od 1 stycznia 2024 r. przedsiębiorcy rejestrujący się w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG) – a po 31 grudnia 2023 r. ci składający wniosek o wpis w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS) – będą zobowiązani do posiadania skrzynki do e-Doręczeń. Taką skrzynkę założą podczas rejestracji firmy. Przedsiębiorstwa, które powstały przed tymi datami, muszą złożyć wniosek o założenie skrzynki do e-Doręczeń w określonym terminie:
- Firmy z rejestru KRS do 31 marca 2024 r.,
- Firmy z rejestru CEIDG – do 30 września 2026 r.
Korzystanie z e-Doręczeń to nie tylko kwestia dostosowania się do przyszłych regulacji, ale również sposób na usprawnienie i zabezpieczenie procesów biznesowych. Warto już teraz rozważyć korzystanie z tej innowacyjnej formy komunikacji i zaplanować pożegnanie z tradycyjnymi metodami dostarczania dokumentów. Polecamy, warto!
Jestem Twoją Księgową to zdalne biuro rachunkowe, nasi Klienci udostępniają dokumenty w chmurze. Wspieramy nowoczesne rozwiązania usprawniające Twoją pracę.
Pytania? Napisz do nas!
