Archiwizacja dokumentów w dobie cyfryzacji

Jaki długo należy przechowywać dokumenty księgowe i kadrowe? Dlaczego warto je archiwizować? Jak to zrobić? Poznaj praktyczne porady dotyczące przechowywania dokumentacji. Sprawdź, na co należy zwrócić uwagę.

Technologia informacyjna rozwija się w zawrotnym tempie, sposoby przechowywania i zarządzania dokumentami przechodzą rewolucję. Tradycyjne metody archiwizacji, oparte na fizycznych nośnikach papierowych, ustępują miejsca cyfrowym rozwiązaniom, które oferują większą elastyczność, oszczędność miejsca oraz łatwiejszy dostęp do danych. W dobie cyfryzacji archiwizacja dokumentów nabiera nowego znaczenia, stawiając przed przedsiębiorstwami zarówno nowe wyzwania, jak i nowe możliwości.

Archiwizacja dokumentów w firmie może być prowadzona samodzielnie lub zlecona specjalistycznym firmom. Samodzielne archiwizowanie wymaga systematyczności i precyzji. Ważne jest stosowanie odpowiednich metod organizacji dokumentów, takich jak segregatory i teczki, aby zapewnić porządek i łatwy dostęp do danych. Dzięki temu zapewniamy bezpieczeństwo i trwałość przechowywanych dokumentów.

Czas przechowywania dokumentacji księgowej i kadrowej

Z uwagi na różnorodność dokumentacji, które przedsiębiorca musi przechowywać, istotne jest zapoznanie się z wytycznymi dotyczącymi rodzajów dokumentów podlegających archiwizacji. Zgodnie z przepisami prawnymi, przedsiębiorca ma obowiązek przechowywania i zabezpieczania następujących dokumentów:

1. Dokumentacja pracownicza ZUS: Do tej kategorii należą m.in. listy płac oraz karty wynagrodzeń. Dokumenty te można przechowywać w wersji papierowej lub elektronicznej przez określony czas:
   1. Dla pracowników zatrudnionych po 1 stycznia 2019 roku – przez 10 lat.
   1. Dla pracowników zatrudnionych między 1999 a 2019 rokiem – przez 10 lat, pod warunkiem przesłania przez pracodawcę odpowiedniego raportu informacyjnego do ZUS.
   1. Dla pracowników zatrudnionych przed 1999 rokiem – przez 50 lat.
2. Dokumentacja do celów podatkowych: Zalicza się tu paragony, faktury, księgi podatkowe, rejestry VAT zakupów i sprzedaży, deklaracje wysyłane do urzędu, potwierdzenia płatności, dokumenty dotyczące środków trwałych, protokoły likwidacji zniszczonych towarów oraz inne dokumenty potwierdzające przychody i koszty. Wszystkie te dokumenty należy przechowywać przez okres 5 lat.
3. Dokumentacja ZUS dotycząca przedsiębiorcy: Obejmuje ona formularze zgłoszeniowe i rozliczeniowe, np. ZUS DRA. Dokumenty te również należy przechowywać przez okres 5 lat.

Dlaczego warto archiwizować dokumenty elektronicznie?

Przechowywanie i archiwizacja dokumentów elektronicznych są niezwykle istotne w zarządzaniu informacją. Zgodnie z przepisami, dokumenty elektroniczne mają taką samą ważność jak dokumenty papierowe, dlatego należy zadbać o ich właściwe przechowywanie i zabezpieczenie.

Cieszy fakt, że urzędy skarbowe akceptują skanowanie i robienie fotografii faktur papierowych. Skany dokumentów są przydatne podczas kontroli skarbowej, która coraz rzadziej odbywa się stacjonarnie. Wiele kontroli skarbowych polega na przesłaniu dokumentów drogą elektroniczną. Również coraz więcej biur rachunkowych umożliwia przesyłanie skanów faktur za pomocą e-maila, aplikacji księgowej lub komunikatorów internetowych sprawia.

Jak przechowywać dokumenty elektroniczne?

Przechowywanie dokumentów elektronicznych należy prowadzić w sposób bezpieczny i zorganizowany. Przedstawiamy kilka praktycznych wskazówek:

1. Wybór odpowiedniego systemu przechowywania – wybierz system przechowywania, który odpowiada potrzebom i wymaganiom Twojej organizacji. Może to być lokalne oprogramowanie do zarządzania dokumentami lub chmura obliczeniowa.
2. Kategoryzacja i indeksacja – kategoryzuj i indeksuj dokumenty, aby umożliwić szybkie wyszukiwanie i odzyskiwanie potrzebnych informacji. Stosuj spójne i klarowne nazewnictwo plików oraz folderów.
3. Regularne tworzenie kopii zapasowych – regularnie twórz kopie zapasowe dokumentów elektronicznych, aby zabezpieczyć się przed ich utratą w przypadku awarii sprzętu.
4. Zabezpieczenia danych – zastosuj odpowiednie zabezpieczenia, takie jak hasła, szyfrowanie danych oraz autoryzacja dostępu, aby chronić dokumenty przed nieautoryzowanym dostępem.
5. Aktualizacja i monitorowanie – regularnie aktualizuj systemy przechowywania oraz monitoruj działania użytkowników, aby zapewnić bezpieczeństwo i integralność przechowywanych danych.

Przechowywanie dokumentów elektronicznych wymaga systematyczności, staranności i dbałości o bezpieczeństwo. Dzięki odpowiednim procedurom i narzędziom można skutecznie zarządzać elektroniczną dokumentacją, zapewniając łatwy dostęp do potrzebnych informacji oraz ochronę przed zagrożeniami. Ważne jest również zapewnienie integralności danych. Oznacza to, że dokumenty nie ulegną zmianie ani uszkodzeniu od momentu ich utworzenia lub ostatniego zapisu.

Tradycyjne metody archiwizacji, oparte na fizycznych nośnikach papierowych, ustępują miejsca cyfrowym rozwiązaniom. To naturalne, technologia oferuje optymalizację kosztów, większą elastyczność, oszczędność miejsca oraz łatwiejszy dostęp do danych Zastanów się, jakie korzyści może Ci przynieść przejście na cyfrowy system archiwizacji dokumentów?

Nasi klienci nie martwią się archiwizacją dokumentów, zajmujemy się nią za nich! Dzięki naszemu wsparciu zyskasz spokój, bezpieczeństwo i dostępność Twoich danych.