Co powinna zawierać faktura?

Faktura jest podstawowym dokumentem stosowanym na co dzień w obrocie gospodarczym. Spotykamy się z nią zarówno w relacjach B2B (firma–firma), jak i w niektórych przypadkach w relacjach z osobami fizycznymi. Każdy początkujący przedsiębiorca szybko napotyka na kwestie związane z fakturowaniem – od momentu wystawienia pierwszej faktury, po konieczność oceny dokumentów przychodzących drogą elektroniczną.

W dobie licznych prób oszustw internetowych sama ocena wiarygodności nadsyłanych faktur kosztowych jest bardzo ważna. Każdy nowy przedsiębiorca stanie także przed koniecznością wystawienia swojej pierwszej faktury. To dzięki fakturze osoby prowadzące działalność gospodarczą mogą udokumentować wykonanie lub sprzedaż usługi/towaru. Z drugiej strony, przedsiębiorca może w ten sposób wykazać, że poniósł koszty, co upoważnia do odliczeń podatkowych. W jednym i drugim przypadku konieczna jest wiedza dotycząca niezbędnych informacji, które powinna zawierać faktura.

Czym jest faktura?

Zgodnie z ustawą o VAT faktura to dokument papierowy lub elektroniczny, który potwierdza dokonanie transakcji między sprzedawcą a nabywcą. Jest ona nie tylko potwierdzeniem sprzedaży, ale również dowodem księgowym, na podstawie którego można ująć koszt i np. odliczyć podatek VAT (jeśli sprzedawca i nabywca są czynnymi podatnikami VAT).

Niezbędne elementy faktury

Faktura jako dokument w formie papierowej lub elektronicznej powinna zawierać:

• datę wystawienia dokumentu,
• napis „Faktura” i jej numer,
• datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi (jeśli różni się od daty wystawienia),
• nazwa towaru/usługi,
• imię i nazwisko lub nazwę oraz adres sprzedawcy i nabywcy,
• numery NIP sprzedawcy i nabywcy,
• jednostkę miary i ilość (w przypadku towarów),
• cenę jednostkową netto,
• wartość netto,
• stawkę podatku VAT, jakim objęty jest towar,
• kwotę podatku VAT,
• cenę brutto.

Warto dodać, że w przypadku faktur uproszczonych (do kwoty 450 zł), część danych może być pominięta, jeśli wszystkie wymagane informacje można jednoznacznie ustalić.

Nie ma obowiązku zamieszczania na niej m.in.:

• pełnych danych nabywcy (imię, nazwisko, adres),
• rozbicia wartości na kwoty netto i brutto przy każdej pozycji (wystarczy kwota całkowita),
• informacji o jednostkach miary czy cenie jednostkowej (jeśli z dokumentu można jednoznacznie ustalić podstawę opodatkowania).

Informacje dodatkowe

Faktura powinna również zawierać informacje, takie jak:

• metoda kasowa – w odniesieniu do małych przedsiębiorców, którzy wybrali metodę kasową,
• mechanizm podzielonej płatności (MPP) – w przypadku faktur na kwotę powyżej 15 tys. zł, dokumentujących sprzedaż towarów lub usług objętych obowiązkowym MPP,
• procedura marży dla biur podróży – w przypadku świadczenia usług turystycznych, gdzie podstawę opodatkowania stanowi kwota marży.

Zasady wystawiania faktur

• Według zasad ogólnych, fakturę należy wystawić do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym miała miejsce sprzedaż lub zapłata (całości lub części należności). Możliwe jest również wystawienie faktury wcześniej, jednak nie szybciej niż na 30 dni przed sprzedażą lub terminem płatności.
• Faktura powinna być wystawiana w dwóch egzemplarzach.
• Na ogół fakturę wystawia się dla kontrahenta będącego przedsiębiorcą. Jeśli stroną transakcji jest osoba fizyczna, wówczas transakcję dokumentuje się paragonem. Jednak w sytuacji, gdy osoba fizyczna przed upływem 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę (bądź otrzymano całość lub część zapłaty), zażąda wystawienia faktury, to przedsiębiorca ma obowiązek to zrobić.
• Natomiast jeśli takie żądanie zostało zgłoszone później, to przedsiębiorca nie ma obowiązku wystawiania faktury. Może to zrobić z własnej dobrej woli.

Najczęstsze wątpliwości

Czy data sprzedaży jest konieczna na fakturze?

Co do zasady, na fakturze powinna znaleźć się data sprzedaży. Jest to jeden z elementów wymaganych przepisami ustawy o VAT. Za datę sprzedaży uznaje się datę dokonania dostawy towaru lub wykonania usługi, ALE gdy data wystawienia faktury jest taka sama jak data sprzedaży, nie trzeba umieszczać na fakturze daty sprzedaży,

Czy konieczne jest umieszczenie na fakturze imienia i nazwiska przedsiębiorcy?

Czy też wystarczy nazwa skrócona i NIP? W przypadku osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą konieczne jest zamieszczenie na fakturze imienia i nazwiska, ponieważ to przede wszystkim te dane identyfikują firmę, ALE nie będzie błędem umieszczenie skróconej nazwy firmy na fakturze, o ile skrócona nazwa firmy została zadeklarowana przy rejestracji działalności gospodarczej,

Czy można wystawić fakturę bez VAT?

Tak – w przypadku przedsiębiorców zwolnionych z VAT. Faktura wówczas zawiera oznaczenie „zwolniony z VAT” wraz z podstawą prawną zwolnienia.

Jak bezpiecznie weryfikować otrzymywane faktury?

Coraz częściej spotykamy się z próbami wyłudzeń przy pomocy fałszywych faktur. Aby uniknąć strat:

• sprawdzaj, czy rozpoznajesz kontrahenta,
• zwróć uwagę na błędy językowe, literówki i dziwne znaki,
• zweryfikuj numer NIP kontrahenta w bazach (np. CEIDG, KRS, VIES dla podmiotów unijnych),
• sprawdź numer konta bankowego na białej liście podatników VAT,
• pamiętaj, że faktury zazwyczaj przesyłane są w formacie PDF – inne formaty powinny budzić podejrzenia,
• jeśli masz wątpliwości, skontaktuj się bezpośrednio z kontrahentem i potwierdź wystawienie dokumentu.

Dobre praktyki przy fakturowaniu

• Korzystaj ze sprawdzonego oprogramowania do faktur. Automatyzuje ono proces, minimalizuje błędy i często integruje się z księgowością,
• Dbaj o przejrzystość: Czytelna faktura ułatwia kontrahentowi księgowanie i ogranicza liczbę pytań,
• Archiwizuj faktury. Przepisy wymagają przechowywania dokumentacji przez 5 lat (licząc od końca roku podatkowego). W przypadku e-faktur warto korzystać z systemów chmurowych, które zapewniają bezpieczeństwo danych.

Faktura jest kluczowym dokumentem w działalności gospodarczej. Jej prawidłowe wystawienie pozwala uniknąć problemów podatkowych, a umiejętność weryfikacji chroni przed wyłudzeniami. Każdy przedsiębiorca powinien znać wymagane elementy faktury, terminy jej wystawiania oraz zasady dokumentowania transakcji. Warto wdrożyć również dobre praktyki: korzystanie z oprogramowania, bieżącą archiwizację i dokładne sprawdzanie kontrahentów.

Nasze biuro zapewnia rzetelną obsługę i pełne bezpieczeństwo finansowe Twojej firmy. Skontaktuj się z nami, aby rozpocząć współpracę opartą na zaufaniu i doświadczeniu!