Reklama jest dźwignią handlu, o czym doskonale wiedzą rynkowi liderzy. Każdy przedsiębiorca zdaje sobie sprawę z wagi, jaką posiada jego marka i jej rozpoznawalność. Marketing i promocja to konieczny obszar działań dla wszystkich firm, a to oznacza koszty do zaksięgowania.
Zgodnie z ustawami o podatku dochodowym, koszty uzyskania przychodu to wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania bądź zabezpieczenia ich źródła. W tym kontekście marketing obejmuje wszystkie działania, które mają na celu promocję produktów, usług lub marki – i są one bezpośrednio związane z działalnością firmy. W praktyce, każdy wydatek mający na celu pozyskanie nowych klientów lub utrzymanie dotychczasowych może pomniejszać podstawę opodatkowania. Warto przy tym pamiętać, że przepisy podatkowe nie narzucają katalogu zamkniętego takich wydatków, pozostawiając przedsiębiorcy ocenę ich celowości.
Trudno dziś wyobrazić sobie biznes, które nie ponosiłby żadnych wydatków marketingowych. Do najbardziej podstawowego zaliczyć można:
- opracowanie logo, identyfikacji wizualnej firmy lub marki,
- druk wizytówek, ulotek, katalogów,
- wykupienie domeny internetowej i serwera w celu konfiguracji poczty e-mail i firmowej strony,
- przygotowanie treści marketingowych publikowanych w różnych kanałach komunikacji (tekstów, grafik, zdjęć, klipów wideo, nagrań głosowych itd.)
- stworzenie strony internetowej, jej rozwój i pozycjonowanie,
- prowadzenie stron w mediach społecznościowych,
- reklamę internetową, np. na Facebooku lub emitowaną poprzez Google Ads,
- reklamę zewnętrzną, prasową, radiową i telewizyjną,
- insertowanie ulotek do skrzynek pocztowych, broszur ofertowych do gazet,
- udział w targach, wystawach,
- sponsoring wydarzeń lokalnych, sportowych, charytatywnych.
Warto przy tym prowadzić ewidencję takich działań, aby w razie kontroli móc wykazać ich bezpośredni związek z prowadzoną działalnością. Dlatego też omawiamy poszczególne przykłady takich wydatków, wyjaśniając, kiedy przeznaczoną kwotę zaliczyć można do kosztów uzyskania przychodu.
Identyfikacja wizualna
Identyfikacja wizualna firmy pełni nie tylko funkcje informacyjne – to podstawowy sposób komunikowania charakteru i oferty, elementy starannie wykorzystywane w celu budowania rozpoznawalności i pozytywnego obrazu marki. Każdy z nas spotkał się z tym jako klient, zwracając uwagę na oryginalne, jasne do interpretacji logo.
Najczęściej spotykamy się z wykorzystaniem elementów identyfikacji wizualnej w przypadku materiałów drukowanych (wizytówek, ulotek, katalogów) oraz w Internecie (na stronach firmowych, profilach firm w mediach społecznościowych). Przedsiębiorcy coraz więcej korzystają z usług np. firm graficznych, drukarni lub agencji marketingowych, aby wizytówka budziła zainteresowanie i pozytywne skojarzenia. Taki wydatek można wliczyć w koszty firmowe w całości, jednak należy pamiętać o ich odpowiednim udokumentowaniu.
Zaprojektowanie profesjonalnego logo, określenie identyfikacji wizualnej (a więc także i czcionek i kolorów, wykorzystywanych układów treści) to podstawa skutecznych działań marketingowych i komunikacyjnych. Warto o tym pamiętać. Ciekawostka: logo składa się z dwóch elementów: logotypu (części tekstowej) i sygnetu (elementu graficznego). Logotyp i sygnet mogą być stosowane samodzielnie. Z zastosowaniem loga, samego logotypu lub wyłącznie sygnetu możemy się spotkać w przypadku papieru firmowego czy faktur przesyłanych klientom. Do kosztów firmy zaliczyć można także opracowanie nowej identyfikacji wizualnej (lub logotypu), oznakowanie samochodów służbowych
Dodatkowo do kosztów można zaliczyć także odświeżenie identyfikacji wizualnej firmy, zaprojektowanie spójnych szablonów dokumentów, a nawet wykonanie oznakowania biura czy pojazdów firmowych. Każdy taki element, jeżeli pełni funkcję reklamową, wzmacnia rozpoznawalność marki i może stanowić koszt podatkowy.
Strona internetowa, pozycjonowanie i płatna promocja
Obecność w Internecie stanowi dziś istotny aspekt funkcjonowania niemal wszystkich branż. A więc równie istotna jest kwestia przyciągania uwagi użytkowników – poprzez reklamę, jak i budowę ruchu organicznego, generowanego przez wyszukiwarki internetowe. W większości przypadków na określonym etapie oznacza to współprace z wyspecjalizowanym podmiotem lub freelancerami – wydatki te można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu. Podobnie rzecz się ma z:
- Optymalizacją techniczną strony, copywritingiem SEO i budową zaplecza linkowego,
- Prowadzenie mediów społecznościowych (np. Facebook, Instagram, Youtube) i publikowaniem w nich reklam,
- Reklamą na zewnętrznych stronach internetowych, w wyszukiwarkach (SEM) i zlecanym emailingiem.
Coraz częściej firmy inwestują również w marketing automation, systemy do analizy zachowań użytkowników czy personalizację treści – jeśli te koszty służą zwiększeniu sprzedaży, to można je odliczyć.
Jeśli przedsiębiorca wykaże, że taki wydatek poniósł w celu uzyskania przychodu lub zabezpieczenia źródła przychodu, to po udokumentowaniu może zaliczyć go w swoje koszty firmowe. Należy jednak przechowywać raporty z kampanii i dokumenty potwierdzające jej realizację, aby w razie potrzeby udowodnić celowość wydatku.
Reklama zewnętrzna, radiowa i telewizyjna
Reklama zewnętrzna to bardzo szeroka kategoria, obejmuje każdy sposób prezentacji materiału reklamowego w przestrzeni miejskiej. Wykorzystuje różne środki techniczne i nośniki – od tablic stanowiących element wiat przystankowych, przez bilbordy, aż po cyfrowe wyświetlacze i budynki. Taki rodzaj promocji oznacza zazwyczaj dla przedsiębiorcy ponoszenie znaczących kosztów.
Podobnie – mimo rozpiętości cen w zależności od stacji, czasu emisji i długości reklamy – kształtują się koszty reklamy telewizyjnej. Reklama nadawana w najpopularniejszych stacjach telewizyjnych w godzinach wieczornych może kosztować ok. 100 tysięcy złotych.
Reklama w stacjach radiowych także wymaga niemałych nakładów. Tutaj szczególne znaczenie ma to, czy jest to rozgłośnia lokalna czy ogólnokrajowa. Na przykład w najpopularniejszych rozgłośniach w godzinach szczytu (7-10 oraz 15-18) w dni powszednie koszt takiej reklamy wynosi około 40 tysięcy złotych. Nie można też zapominać o reklamach w serwisach streamingowych czy podcastach – ta forma zyskuje na popularności i – podobnie jak tradycyjna emisja w radiu lub TV – może być wliczana w koszty uzyskania przychodu.
Prezenty i upominki dla klientów
Ten sposób promowania należy odróżnić od reprezentacji firmy, której już w koszty firmowe wliczyć nie można. O ile reklama wiązać ma się z rozpowszechnianiem informacji o danym produkcie, usłudze czy też firmie w celu zdobycia zainteresowania potencjalnych klientów, to celem reprezentacji jest wywołanie dobrego wrażenia czy też utrwalenie pożądanego wizerunku firmy. Zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. 1991 Nr 80 poz. 350) do kosztów uzyskania przychodów nie zaliczymy „kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych”.
Tak więc przedsiębiorca nie może wręczyć klientowi upominku, który nie jest produktem czy też usługą, jaką on sam dostarcza. Warto również zwrócić uwagę na to, jakiej wartości jest prezent. Zgodnie z przyjętymi standardami przedsiębiorca będzie mógł odliczyć naliczony podatek VAT, jeśli prezent jednorazowo kosztował nie więcej niż 20 zł, a w skali roku nie więcej niż 100 zł dla jednej osoby.
Z nami księgowość staje się prosta. Skontaktuj się już dziś i przekonaj się, jak możemy ułatwić prowadzenie Twojego biznesu!
