Jakie deklaracje ZUS złożyć musi sporządzać przedsiębiorca? Jakie są konsekwencje nieterminowej wysyłki deklaracji? Czy biuro rachunkowe może wysyłać te dokumenty w imieniu przedsiębiorców? Wyjaśniamy!
Comiesięczne przygotowywanie i wysyłanie deklaracji ZUS to jeden z podstawowych obowiązków przedsiębiorcy. Dotyczy to każdego przedsiębiorcy niezależnie od tego, czy zatrudnia pracowników, czy nie. Prawidłowe i regularne składanie dokumentów rozliczeniowych pozwala opłacać składki ZUS w odpowiedniej wysokości oraz eliminuje ryzyko naliczania odsetek za opóźnienia.
Z tego powodu wielu właścicieli jednoosobowych działalności gospodarczych decyduje się na skorzystanie z usług biura rachunkowego, które profesjonalnie zajmuje się obsługą ZUS i dba o prawidłowe rozliczenia. Powierzenie tych obowiązków ekspertom to nie tylko oszczędność czasu, ale również pewność, że deklaracje zostaną przygotowane i wysłane w terminie oraz zgodnie z obowiązującymi przepisami.
Deklaracje zgłoszeniowe
Deklaracje zgłoszeniowe sporządza się przede wszystkim przy zakładaniu działalności gospodarczej oraz zatrudnianiu nowych pracowników. W tym celu wysyła się deklarację ZUS ZUA – gdy dokonujemy zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych oraz ubezpieczenia zdrowotnego. Jeśli ubezpieczony będzie podlegał jedynie pod ubezpieczenie zdrowotne – sporządza się deklarację ZUS ZZA. Warto pamiętać, że dokumenty zgłoszeniowe wymagane są również przy zmianie kodu tytułu ubezpieczenia.
W przypadku zmiany lub korekty danych identyfikacyjnych ubezpieczonego, takich jak adres zamieszkania bądź nazwiska, konieczne jest złożenie deklaracji ZUS ZIUA. Natomiast jeśli chcemy wyrejestrować ubezpieczonego, należy sporządzić deklarację ZUS ZWUA. Wszystkie deklaracje zgłoszeniowe oraz wyrejestrowujące trzeba wysłać w ściśle określonych terminach. Przykładowo, pracodawca ma obowiązek zgłosić nowego pracownika do ubezpieczeń maksymalnie w ciągu 7 dni od jego zatrudnienia.
Deklaracje rozliczeniowe ZUS
Do końca 2021 roku przedsiębiorcy, którzy opłacali składki wyłącznie za siebie, nie mieli obowiązku składania deklaracji rozliczeniowych do ZUS. Od stycznia 2022 roku mają już taki obowiązek.
ZUS DRA to deklaracja rozliczeniowa, w której wykazuje się należne składki za dany okres rozliczeniowy. Jeśli przedsiębiorca zatrudnia pracowników, zobowiązany jest również do składania imiennych raportów rozliczeniowych, takich jak ZUS RCA (dotyczący składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne za pracowników) oraz ZUS RSA (służący do wykazywania przerw w opłacaniu składek, np. w związku ze zwolnieniem lekarskim czy urlopem macierzyńskim).
Oprócz powyższych obowiązków przedsiębiorcy muszą pamiętać o innych obowiązujących ich deklaracjach, np. ZUS RPA czy ZUS DRA cz.2. Dodatkowo, do 20 maja każdego roku właściciele firm zobowiązani są do dokonania rocznego rozliczenia składki zdrowotnej. Pozwala ono na korektę wysokości należnej składki zdrowotnej w zależności od osiągniętego dochodu/przychodu, co może skutkować koniecznością dopłaty lub zwrotu nadpłaconych składek.
Terminy składania deklaracji ZUS
Obowiązują trzy terminy składania dokumentów rozliczeniowych do ZUS:
- 5 dzień następnego miesiąca – dla jednostek budżetowych oraz samorządowych zakładów budżetowych;
- 15 dzień następnego miesiąca – dla podmiotów posiadających osobowość prawną np. spółek kapitałowych;
- 20 dzień następnego miesiąca – dla pozostałych jednostek, np. jednoosobowych działalności gospodarczych.
Warto pamiętać, że jeśli termin przypadnie w niedzielę lub święto, to przesuwa się on na następny dzień roboczy. Najważniejsze, aby ZUS otrzymał zapłatę składek w dniu terminu.
Niewysłanie deklaracji w ustawowym terminie może wiązać się z pewnymi konsekwencjami dla przedsiębiorcy. W pierwszej kolejności, ZUS wysyła powiadomienie o brakujących dokumentach, a przedsiębiorca musi je uzupełnić, jednocześnie naliczając odsetki za zwłokę. Jeśli brakujące deklaracje nie zostaną dostarczone, ZUS może samodzielnie przygotować dokumenty, ale przedsiębiorca i tak będzie zobowiązany do ich korekty. Za niewywiązanie się z tych obowiązków przedsiębiorca może zostać obciążony karą grzywny, odsetkami, opłatą dodatkową lub nawet wszczęciem postępowania egzekucyjnego.
Przedsiębiorca ma możliwość składania dokumentów do ZUS w formie papierowej lub elektronicznej, w zależności od liczby osób, za które rozlicza składki. Jeśli rozlicza składki za 5 lub mniej osób, może przesyłać dokumenty w formie papierowej. Natomiast, jeśli liczba osób przekracza 5, jest zobowiązany przesyłać dokumenty elektronicznie.
Przygotowywanie deklaracji ZUS to istotny element działalności każdego przedsiębiorcy. Współpraca z profesjonalnym biurem rachunkowym gwarantuje prawidłowe i terminowe realizowanie tych obowiązków, co przekłada się na bezpieczeństwo i stabilność prowadzonej działalności. Nasze biuro rachunkowe Jestem Twoją Księgową zajmuje się kompleksową obsługą rozliczeń z ZUS, a wszystkie deklaracje wysyłamy na czas. Zaufaj wiedzy i doświadczeniu: skoncentruj się na rozwoju swojej firmy, a my zadbamy o resztę!
