Składanie deklaracji ZUS to jeden z najważniejszych obowiązków każdego przedsiębiorcy. Dotyczy to zarówno osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą, spółek, jak i firm zatrudniających pracowników. Objaśniamy, kiedy składać deklaracje i z jakich formularzy korzystać.
Regularne przygotowywanie i wysyłanie dokumentów gwarantuje prawidłowe rozliczanie składek społecznych i zdrowotnych. Chroni także przed konsekwencjami w postaci odsetek czy kar finansowych. To ważne, a same daty, do których należy zrealizować te obowiązki należą na stałe do kalendarza prac każdego przedsiębiorcy.
Wyjaśniamy, jakie deklaracje ZUS należy składać i w jakich terminach. Z tego artykułu dowiesz się także, jak rozliczyć składkę zdrowotną oraz co zrobić w przypadku błędów.
Dlaczego deklaracje ZUS są tak ważne?
Każdy przedsiębiorca ma obowiązek zgłaszania siebie i pracowników do ubezpieczeń oraz składania comiesięcznych deklaracji rozliczeniowych. To właśnie na ich podstawie ZUS ustala, jakie składki należy opłacić. Brak deklaracji albo spóźnienie w ich złożeniu prowadzi do naliczania odsetek, wezwań z ZUS, a w skrajnych przypadkach nawet do nałożenia kar grzywny lub wszczęcia postępowania egzekucyjnego.
Od 2022 roku przepisy zostały zaostrzone. Osoby prowadzące działalność jednoosobową, które dotychczas nie miały obowiązku comiesięcznego raportowania, obecnie muszą składać deklarację ZUS DRA nawet wtedy, gdy rozliczają składki wyłącznie za siebie. Oznacza to, że obecnie każdy przedsiębiorca, niezależnie od formy działalności, musi co miesiąc przekazywać dokumenty do ZUS.
Dzięki temu ZUS ma pełną kontrolę nad wysokością składek oraz nad uprawnieniami przedsiębiorcy i jego pracowników do świadczeń takich jak emerytura, renta czy zasiłek chorobowy. Regularne raportowanie to nie tylko obowiązek formalny, ale i sposób na zabezpieczenie przyszłych świadczeń.
Wiemy, że dokładne i poprawne obliczenie należnych składek może nastręczać przedsiębiorcom poważnych trudności. I tu pojawiamy się my – obliczamy je dla naszych Klientów, przesyłamy im informacje o wysokości składek do opłacenia; pozostaje jedynie je opłacić. Dbamy o dotrzymanie terminów, informacje przekazujemy odpowiednio wcześniej.
Jakie deklaracje ZUS trzeba składać?
Na początku prowadzenia działalności konieczne jest zgłoszenie przedsiębiorcy do ubezpieczeń. W przypadku zatrudniania pracowników, trzeba pamiętać także o ich rejestracji. Do tego służą m.in.:
- ZUS ZUA – zgłoszenie do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego,
- ZUS ZZA – zgłoszenie wyłącznie do ubezpieczenia zdrowotnego,
- ZUS ZIUA – zmiana danych identyfikacyjnych (np. zmiana adresu, nazwiska),
- ZUS ZWUA – wyrejestrowanie osoby z ubezpieczeń,
- ZUS ZCNA – zgłoszenie lub wyrejestrowanie członka rodziny do ubezpieczenia zdrowotnego.
Wszystkie te dokumenty mają swoje ściśle określone terminy. Przykładowo, nowy pracownik musi być zgłoszony do ubezpieczeń najpóźniej w ciągu 7 dni od dnia rozpoczęcia pracy.
Najważniejszym dokumentem rozliczeniowym pozostaje jednak ZUS DRA, w którym wykazuje się składki społeczne i zdrowotne należne za dany miesiąc. Obowiązek składania DRA dotyczy każdego przedsiębiorcy, również tych, którzy nie zatrudniają pracowników.
Jeżeli w firmie pracują dodatkowo zatrudnione osoby, niezbędne jest składanie raportów takich jak:
- ZUS RCA – raport o składkach pracowników,
- ZUS RSA – raport dotyczący przerw w opłacaniu składek (np. urlopu macierzyńskiego, chorobowego),
- ZUS RPA oraz ZUS DRA cz. 2 – dokumenty wymagane w szczególnych przypadkach, np. przy rozliczaniu ulg.
Roczne rozliczenie składki zdrowotnej
Od 2022 roku przedsiębiorcy muszą dodatkowo dokonywać rocznego rozliczenia składki zdrowotnej. Odbywa się ono w deklaracji ZUS DRA składanej za kwiecień, a termin na jej przesłanie mija 20 maja.
Zgodnie z przepisami, przedsiębiorca nie musi składać deklaracji ani formularzy rozliczeniowych za pełne miesiące, w których działalność jest zawieszona. Wyjątkiem jest deklaracja ZUS DRA składana za kwiecień, w której należy dokonać rocznego rozliczenia składki zdrowotnej za poprzedni rok.
Oznacza to, że nawet jeśli w bieżącym roku firma jest zawieszona, deklarację kwietniową trzeba wysłać, aby prawidłowo rozliczyć składki zdrowotne z okresu, gdy działalność była aktywna. Pozwala to sprawdzić, czy w trakcie roku przedsiębiorca płacił składki w prawidłowej wysokości i ustalić, czy powstała dopłata, czy też nadpłata.
- Jeśli składki były zbyt niskie – trzeba dopłacić,
- Jeśli powstała nadpłata – można wnioskować o jej zwrot lub zaliczyć ją na poczet przyszłych zobowiązań wobec ZUS.
Terminy składania deklaracji ZUS
Każda grupa przedsiębiorców ma wyznaczony odgórnie termin, w którym musi złożyć dokumenty do ZUS i opłacić składki. Pilnowanie tych dat jest kluczowe dla prawidłowego rozliczenia.
- do 5. dnia następnego miesiąca – jednostki budżetowe i samorządowe zakłady budżetowe,
- do 15. dnia następnego miesiąca – podmioty posiadające osobowość prawną, np. spółki kapitałowe,
- do 20. dnia następnego miesiąca – pozostali przedsiębiorcy, w tym prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą.
Jeśli termin przypadnie na niedzielę lub święto, automatycznie przesuwa się on na następny dzień roboczy. Najważniejsze jest jednak to, aby w tym terminie ZUS miał już zaksięgowane składki na swoim koncie.
Brak złożenia dokumentów w terminie powoduje wezwanie z ZUS i naliczenie odsetek. W razie dalszych zaniedbań instytucja może samodzielnie sporządzić brakujące dokumenty, jednak przedsiębiorca i tak będzie musiał je poprawić. Niezłożenie deklaracji może skończyć się także karą grzywny, opłatą dodatkową lub nawet egzekucją administracyjną.
Jak wysyłać deklaracje ZUS?
Dokumenty można składać zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. Jeśli przedsiębiorca rozlicza składki za maksymalnie pięć osób, ma możliwość przesyłania deklaracji w formie papierowej. W przypadku, gdy liczba ubezpieczonych przekracza pięć osób, dokumenty należy przesyłać drogą elektroniczną.
Najwygodniejszym rozwiązaniem pozostaje platforma PUE ZUS, która umożliwia nie tylko wysyłanie deklaracji, lecz także kontrolę historii rozliczeń i odbieranie korespondencji od Zakładu Ubezpieczeń Społecznych w jednym miejscu. Jesteśmy nowoczesnym biurem księgowym, cenimy rozwiązania cyfrowe ułatwiające życie przedsiębiorcom.
Jeśli chcesz mieć pewność, że Twoje deklaracje ZUS będą zawsze przygotowane poprawnie i dostarczone na czas, skorzystaj z pomocy ekspertów. Biuro rachunkowe „Jestem Twoją Księgową” zapewnia kompleksową obsługę rozliczeń z ZUS, dba o terminowość i bezpieczeństwo finansowe Twojej firmy.
Skontaktuj się z nami już dziś i sprawdź, jak możemy ułatwić Ci prowadzenie działalności!
