Wielu przedsiębiorców wykorzystuje samochód w codziennej działalności swojej firmy – podczas dojazdów do klientów, przewozu towarów czy realizacji usług. W takich przypadkach warto rozważyć wprowadzenie pojazdu jako środka trwałego w przedsiębiorstwie. Wyjaśniamy, kiedy jest to możliwe, jakie warunki należy spełnić oraz jakie korzyści podatkowe można dzięki temu uzyskać.
Jeżeli prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą i jesteś właścicielem lub współwłaścicielem samochodu, a pojazd:
- jest kompletny i zdatny do użytku,
- będzie wykorzystywany w działalności gospodarczej,
- będzie spełniał swoją funkcję przez okres dłuższy niż rok,
to możesz wprowadzić go do ewidencji środków trwałych. Ujęcie samochodu w ewidencji środków trwałych umożliwia jego amortyzację, czyli rozliczanie wartości pojazdu w kosztach firmowych w sposób stopniowy – zazwyczaj przez kilka lat. To realna korzyść podatkowa, która pozwala obniżyć podstawę opodatkowania i zoptymalizować rozliczenia firmy.
Ustalenie wartości początkowej samochodu
Pierwszym krokiem do wprowadzenia pojazdu do ewidencji środków trwałych jest wycena jego wartości początkowej. Sposób wyceny jest zależny od metody jego nabycia:
- w przypadku odpłatnego nabycia – wyceny dokonuje się według ceny nabycia z faktury bądź umowy sprzedaży;
- w razie częściowo odpłatnego nabycia – wyceny dokonuje się według ceny nabycia powiększonej o wartość przychodu;
- w sytuacji wytworzenia we własnym zakresie – wyceny dokonuje się według kosztów wytworzenia;
- w razie nabycia w drodze spadku, darowizny lub w inny nieodpłatny sposób – wyceny dokonuje się według wartości rynkowej z dnia nabycia, chyba że umowa darowizny bądź umowa o nieodpłatnym przekazaniu wskazuje tę wartość w niższej kwocie.
Za cenę nabycia uznaje się kwotę należną sprzedającemu, powiększoną o koszty związane z zakupem naliczone do momentu przekazania składnika majątku do używania. Do tych kosztów zalicza się m.in.:
- opłaty notarialne, skarbowe, prowizje, odsetki,
- koszty transportu, załadunku, wyładunku,
- koszty montażu (jeśli dotyczy),
- ubezpieczenie w drodze (np. w trakcie transportu).
Co ważne, ubezpieczenie OC, AC, NNW czy GAP nie jest zaliczane do wartości początkowej samochodu, bez względu na to, czy zostało zakupione przed przyjęciem samochodu do używania czy w późniejszym czasie.
Metody amortyzacji pojazdów
Amortyzacja jest kosztem związanym ze stopniowym zużywaniem się wprowadzonych do działalności środków trwałych. Dokonuje się jej za pomocą tak zwanych odpisów amortyzacyjnych, których wysokość jest zależna od rodzaju środka trwałego i przypisanej mu stawki amortyzacyjnej według oznaczenia z Klasyfikacji Środków Trwałych. Pełny wykaz rocznych stawek amortyzacyjnych środków trwałych znajduje się w załączniku nr 1. ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. 1991 Nr 80 poz. 350 z późn. zmian.). Poniżej przedstawiamy przykładowe metody amortyzacji środków trwałych.
Metoda liniowa
- Przeznaczona dla samochodów osobowych i ciężarowych, które posiadają w Klasyfikacji Środków Trwałych kod KŚT 741 (samochód osobowy) i KŚT 742 (samochód ciężarowy).
- Zakłada, że pojazd przez cały rok będzie zużywał się w jednakowym stopniu.
- Polega na dokonywaniu co miesiąc odpisów o takiej samej wartości.
Metoda liniowo-indywidualna:
- Przeznaczona między innymi dla pojazdów, które pierwszy raz zostały wprowadzone do ewidencji.
- Jej cechą szczególną jest to, że odpisy dokonywane są w równych ratach od wartości początkowej środka trwałego.
- Najwyższa indywidualna stawka dla samochodów osobowych ulepszonych lub używanych to 40%.
Metoda liniowo-przyśpieszona
- Stosuje ją się tylko do środków trwałych wykorzystywanych w warunkach szkodliwych lub gdy poddawane są szybkiemu postępowi technicznemu,
- Charakteryzuje ją to, że odpisy amortyzacyjne tworzy się w oparciu o współczynnik, czyli podstawowe stawki w wykazie stawek amortyzacyjnych należy przez ten współczynnik przemnożyć,
- Możliwość ustalenia indywidualnej stawki amortyzacji w przypadku nabycia używanych lub ulepszonych środków trwałych.
Metoda degresywna
- Przeznaczona do maszyn oraz urządzeń zaliczanych do grup 3-6 i 8 Klasyfikacji Środków Trwałych, jak i środków transportu poza samochodami osobowymi,
- Początkowo umożliwia zwiększenie wartości odpisów amortyzacyjnych, aż do czasu, kiedy rata amortyzacyjna będzie równa racie obliczonej według metody liniowej,
- Licząc amortyzację metodą degresywną, trzeba też policzyć metodą liniową, aby wiedzieć, kiedy należy na nią przejść.
Rozliczanie wydatków związanych z używaniem samochodu
Wprowadzenie samochodu do ewidencji środków trwałych umożliwia nie tylko amortyzację jego wartości, ale również bieżące rozliczanie kosztów związanych z jego eksploatacją. Do kosztów uzyskania przychodu można zaliczyć m.in. wydatki na paliwo, przeglądy techniczne, naprawy, części zamienne, ubezpieczenie OC i AC, myjnię, opłaty parkingowe czy autostradowe – pod warunkiem, że pojazd faktycznie wykorzystywany jest w działalności gospodarczej. Ważne, aby wszystkie koszty były odpowiednio udokumentowane, np. fakturą lub rachunkiem.
Posiadacze samochodów osobowych mogą rozliczać takie koszty do wysokości 75 proc. lub 100 proc. wydatków. Natomiast, przedsiębiorcy korzystający z samochodów ciężarowych nie mają limitów wliczania wydatków związanych z ich użytkowaniem w koszty uzyskania przychodów.
Odliczanie VAT od wydatków związanych z użytkowaniem pojazdu
Sposób odliczania podatku VAT od wydatków związanych z samochodem firmowym zależy od tego, czy pojazd jest wykorzystywany wyłącznie do celów działalności gospodarczej, czy również prywatnie. Jeżeli auto zostało zgłoszone do urzędu skarbowego (na formularzu VAT-26) jako wykorzystywane wyłącznie w firmie, a przedsiębiorca prowadzi dodatkowo ewidencję przebiegu pojazdu – przysługuje mu pełne, 100 proc. odliczenie VAT od wydatków eksploatacyjnych, takich jak paliwo, naprawy, części, serwis czy opłaty drogowe.
Jeśli jednak samochód wykorzystywany jest zarówno w celach firmowych, jak i prywatnych – a tak bywa najczęściej w jednoosobowej działalności gospodarczej – przedsiębiorca ma prawo do odliczenia tylko 50 proc. VAT od wydatków związanych z jego użytkowaniem. Dotyczy to także sytuacji, gdy samochód nie został zgłoszony jako pojazd wyłącznie firmowy lub nie jest prowadzona szczegółowa ewidencja przebiegu. Ograniczenie to dotyczy również leasingu operacyjnego, najmu oraz wydatków związanych z użytkowaniem pojazdu osobowego, który nie stanowi środka trwałego.
Rozliczanie samochodu w działalności gospodarczej – jako środka trwałego, poprzez amortyzację, koszty eksploatacyjne czy odliczenia VAT – może wydawać się skomplikowane, zwłaszcza przy zmieniających się przepisach. Jeśli chcesz mieć pewność, że wszystko zostało zaewidencjonowane prawidłowo i zgodnie z przepisami, skorzystaj ze wsparcia naszego Biura Księgowego. Pomożemy Ci wprowadzić samochód do ewidencji, dobrać właściwą metodę amortyzacji oraz bezpiecznie rozliczyć wszystkie wydatki. Zaufaj doświadczeniu, a my zajmiemy się resztą!
