Jak Krajowy System e-Faktur wpłynie na codzienne funkcjonowanie Twojej firmy? Kogo i od kiedy obejmie obowiązek KSeF oraz jakie obowiązki niesie dla jednoosobowych działalności i spółek? Jak przygotować się do zmian i jak biuro rachunkowe może w tym? Odpowiadamy na te i wiele innych pytań!
KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, to ogólnopolska platforma teleinformatyczna stworzona przez Ministerstwo Finansów, służąca do wystawiania, odbierania, przesyłania i archiwizowania faktur w formie elektronicznej. System ma na celu cyfryzację fakturowania, uproszczenie rozliczeń VAT oraz większą kontrolę nad obiegiem dokumentów księgowych.
Czym dokładnie jest KSeF?
Krajowy System e-Faktur umożliwia wystawianie, przesyłanie, odbieranie i archiwizowanie faktur ustrukturyzowanych w jednolitym formacie XML. Faktura wystawiona w KSeF trafia bezpośrednio do systemu Ministerstwa Finansów, gdzie otrzymuje unikalny numer identyfikacyjny i jest uznawana za wystawioną oraz doręczoną odbiorcy.
W praktyce oznacza to, że:
- faktury nie są już przesyłane e-mailem ani w wersji papierowej,
- nie ma potrzeby samodzielnego archiwizowania dokumentów – system przechowuje je przez 10 lat,
- organy skarbowe mają szybki dostęp do danych z faktur.
Kto musi korzystać z KSeF?
Docelowo KSeF ma stać się obowiązkowy dla większości przedsiębiorców prowadzących działalność gospodarczą w Polsce. Obejmie on zarówno podatników VAT czynnych, jak i zwolnionych z VAT. Obowiązek korzystania z systemu będzie oznaczał, że faktury sprzedażowe trzeba będzie wystawiać wyłącznie za pośrednictwem KSeF.
Terminy obowiązywania KSeF – kluczowe daty:
- 1 listopada 2025 – od tego momentu przedsiębiorcy mogą pobierać certyfikaty dostępu do KSeF i testować system wcześniej, zanim stanie się obowiązkowy,
- 1 lutego 2026 – obowiązek wystawiania e-faktur przez duże podmioty (przychód za 2024 r. powyżej 200 mln zł),
- 1 kwietnia 2026 – obowiązek rozszerzony na większość pozostałych przedsiębiorców, z wyjątkiem najmniejszych podatników,
- 1 stycznia 2027 – ostatni etap – mikroprzedsiębiorcy dla najmniejszych firm (sprzedaż dokumentowana fakturami ≤ 10 tys. zł miesięcznie).
Od 1 lutego 2026 wszystkie firmy muszą móc odbierać faktury przez KSeF, nawet jeśli etap obowiązkowego wystawiania pojawia się później.
Jakie korzyści daje KSeF?
Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur niesie ze sobą wiele korzyści dla przedsiębiorców, m.in.:
- szybszy zwrot VAT – skrócony termin zwrotu podatku,
- mniejsze ryzyko błędów – jednolity format faktur ogranicza pomyłki,
- brak konieczności przechowywania dokumentów – faktury są archiwizowane centralnie,
- łatwiejsza kontrola dokumentów – szybki dostęp do historii faktur,
- większe bezpieczeństwo – brak ryzyka zgubienia lub zniszczenia dokumentów.
Jakie wyzwania dla firm niesie KSeF?
Dla wielu firm wdrożenie KSeF oznacza konieczność:
- dostosowania programów księgowych,
- przeszkolenia pracowników,
- zmiany dotychczasowych procesów fakturowania.
Dlatego warto przygotować się do zmian z wyprzedzeniem i skorzystać ze wsparcia specjalistów. Brak wdrożenia KSeF na czas może skutkować dotkliwymi karami – nawet do 100% wartości podatku VAT z faktury wystawionej poza systemem.
Jak biuro rachunkowe może pomóc w obsłudze KSeF?
Profesjonalne biuro rachunkowe:
- pomoże w przygotowaniu firmy do pracy z KSeF,
- zadba o prawidłowe wystawianie i odbieranie faktur,
- zapewni zgodność z obowiązującymi przepisami.
Dzięki temu przedsiębiorca może skupić się na prowadzeniu biznesu, mając pewność, że kwestie księgowe i podatkowe są w dobrych rękach.
Warto pamiętać, że do skorzystania z Krajowego Systemu e-Faktur konieczne jest prawidłowe uwierzytelnienie użytkownika. Sposób logowania i nadawania uprawnień różni się w zależności od formy prowadzenia działalności.
Jednoosobowa działalność gospodarcza (JDG)
Osoby fizyczne prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą mogą uwierzytelnić się w KSeF na kilka sposobów na stronie https://ksef.mf.gov.pl/web/ Strona ta dostępna jest tylko do 31.01.2026, od 01.02.2026 będzie obowiązywała Aplikacja Podatnika. W celu uwierzytelnienia skorzystać możemy z:
- Profil Zaufany – Najczęściej stosowana metoda. Logowanie odbywa się przez
bankowość elektroniczną, aplikację mObywatel, stronę gov.pl.
- Podpis kwalifikowany – alternatywa dla Profilu Zaufanego, szczególnie popularna wśród przedsiębiorców współpracujących z biurem rachunkowym lub wystawiających dużą liczbę faktur.
Po zalogowaniu właściciel JDG:
- ma pełne prawa do wystawiania i odbierania faktur,
- może nadawać uprawnienia innym osobom, np. księgowej lub pracownikowi,
- może upoważnić biuro rachunkowe do obsługi KSeF w jego imieniu.
Spółki (np. sp. z o.o., spółki osobowe)
W przypadku spółek proces uwierzytelniania i zarządzania dostępem jest bardziej rozbudowany.
1. Uwierzytelnienie osoby reprezentującej spółkę
Pierwsze logowanie do KSeF wykonuje:
- członek zarządu,
- wspólnik uprawniony do reprezentacji,
- inna osoba ujawniona w KRS.
Logowanie odbywa się za pomocą:
- podpisu kwalifikowanego
- jeśli podmiot niebędący osobą fizyczną (np. spółka) nie posiada podpisu kwalifikowanego należy złożyć formularz ZAW-FA
2. Nadawanie uprawnień w KSeF
Po zalogowaniu osoba uprawniona może:
- nadać dostęp innym osobom (np. pracownikom),
- upoważnić biuro rachunkowe do wystawiania i odbierania faktur,
- określić zakres uprawnień (np. tylko wystawianie, tylko odbiór, pełen dostęp).
KSeF to nowe obowiązki, ale nie musisz zajmować się nimi samodzielnie. Nasze biuro rachunkowe przygotuje Twoją firmę do KSeF, zadba o prawidłowe wystawianie faktur i pełną zgodność z przepisami.
