Coraz więcej firm kupuje reklamy na Facebooku, w Google, korzysta z Canvy czy innych aplikacji SaaS. Wielu ich właścicieli nie wie, że takie zakupy mogą oznaczać obowiązek rozliczenia VAT w Polsce, nawet jeśli przedsiębiorca korzysta ze zwolnienia podmiotowego. Wyjaśniamy, kiedy powstaje import usług, jak go rozliczyć i jakie obowiązki spełnić musi przedsiębiorca.
W większości biznesów zagraniczne usługi cyfrowe stały się codziennością. Zakup kampanii reklamowych na Facebooku i Instagramie, abonament Adobe czy subskrypcja Google Workspace wydają się zwykłym kosztem działalności, ale z perspektywy przepisów podatkowych łączy je jedno: ogromna część takich usług jest traktowana jako import usług. A to niesie ze sobą określone konsekwencje podatkowe.
W praktyce, to nie sprzedawca dolicza VAT, lecz nabywca w Polsce. Obowiązek dotyczy również przedsiębiorców zwolnionych z VAT. I tu często pojawiają się błędy. Wiele osób nie wie, że nawet drobne subskrypcje po kilka euro miesięcznie trzeba zgłaszać do urzędu. Omawiamy krok po kroku, kiedy powstaje import usług i co trzeba zrobić, aby uniknąć zaległości podatkowych.
Kiedy powstaje import usług?
Import usług powstaje wtedy, gdy polski przedsiębiorca kupuje usługę od firmy zagranicznej, która nie prowadzi działalności na terytorium Polski. Usługa musi być wykorzystywana w ramach działalności gospodarczej. Oznacza to, że zakup wtyczki, reklamy lub subskrypcji oprogramowania, nawet za kwoty kilkudziesięciu złotych miesięcznie, jest traktowany jak import usług i musi zostać rozliczony zgodnie z przepisami ustawy o VAT.
Ważne jest również to, że import usług dotyczy tylko zakupów firmowych. Jeśli przedsiębiorca kupuje coś prywatnie, na przykład grafikę na swoje osobiste konto i nie wykorzystuje jej w działalności, obowiązek podatkowy nie powstaje.
VAT na usługi cyfrowe
Na większości faktur z Meta, Google, Canvy czy innych platform nie ma polskiego VAT. Dla wielu przedsiębiorców jest to mylące, bo przepisy działają odwrotnie niż w krajowych transakcjach. Brak podatku na fakturze oznacza, że to nabywca, czyli polski przedsiębiorca, ma obowiązek naliczyć VAT według polskiej stawki, najczęściej 23%. Dotyczy to zarówno czynnych podatników VAT, jak i firm korzystających ze zwolnienia.
Z czego wynika różnica?
1. Czynny podatnik VAT. Czynny podatnik wykazuje import usług w deklaracji JPK_V7. Co do zasady kwota VAT należnego i naliczonego wzajemnie się kompensuje, więc podatek nie jest fizycznie płacony, ale transakcję trzeba obowiązkowo wykazać w ewidencji.
2. Przedsiębiorca zwolniony z VAT. Tutaj obowiązki są znacznie większe. Firma zwolniona z VAT musi:
- naliczyć 23% podatku od wartości faktury,
- złożyć deklarację VAT-9M,
- zapłacić wyliczoną kwotę na mikrorachunek.
VAT z importu usług staje się więc realnym kosztem działalności. Nie ma znaczenia, czy faktura opiewa na 5 euro, 50 czy 500. Każdą z nich trzeba prawidłowo rozliczyć.
Kiedy trzeba zarejestrować się do VAT-UE?
Jeżeli korzystasz ze zwolnienia z VAT, a jednocześnie planujesz zakup usług reklamowych w mediach społecznościowych od firm z innych krajów Unii Europejskiej, musisz pamiętać o obowiązku rejestracji do VAT-UE. Dotyczy to każdej transakcji wewnątrzwspólnotowej, niezależnie od tego, czy jesteś podatnikiem czynnym VAT, czy korzystasz ze zwolnienia. Zgłoszenie do rejestru VAT-UE odbywa się poprzez formularz VAT-R we właściwym urzędzie skarbowym.
Jeżeli jesteś już zarejestrowany jako podatnik VAT, najczęściej wystarczy jedynie aktualizacja zgłoszenia, w której wskażesz datę, od której planujesz realizować transakcje z kontrahentami z UE. Warto podkreślić, że sama rejestracja do VAT-UE nie pozbawia Cię prawa do zwolnienia z VAT – możesz nadal z niego korzystać.
Po pozytywnym zgłoszeniu urząd skarbowy nadaje Ci numer NIP z prefiksem „PL”, który będziesz stosować przy rozliczeniach z zagranicznymi dostawcami usług reklamowych. To ważny krok, by legalnie korzystać z reklam w mediach społecznościowych od firm z Unii Europejskiej i jednocześnie zachować swoje przywileje wynikające ze zwolnienia z VAT.
Jak sprawdzić, czy faktura dotyczy importu usług?
Najprostszym sposobem jest zwrócenie uwagi na kilka elementów dokumentu:
- Miejsce siedziby dostawcy. Jeśli firma jest spoza Polski, prawdopodobnie mamy do czynienia z importem usług.
- Brak polskiego VAT. Faktura może mieć stawkę 0% lub brak podatku.
- Typowe adnotacje. Na fakturze odnajdziemy uwagi, np. „reverse charge”, „VAT to be accounted by the customer”, „tax not charged”. Dokumenty z takimi oznaczeniami nie zawierają VAT, ponieważ obowiązek jego naliczenia przenoszony jest na nabywcę usługi, czyli przedsiębiorcę w Polsce.
Dlaczego poprawne rozliczenia są tak ważne?
Nierozliczony import usług prędzej czy później wychwycą systemy administracji skarbowej. Firmy takie jak Meta czy Google przekazują informacje o transakcjach między krajami, a płatności kartą lub PayPalem są łatwo weryfikowane.
Skutki mogą być dotkliwe:
- powstanie zaległości podatkowych,
- odsetki od niezapłaconego VAT,
- obowiązek korekt,
- postępowanie karno-skarbowe.
Regularne rozliczanie faktur z zagranicy pozwala uniknąć problemów i daje przedsiębiorcy pełne bezpieczeństwo podatkowe. Zwłaszcza że zakup usług reklamowych w mediach społecznościowych to codzienność w wielu firmach, a jednocześnie to obszar, w którym łatwo o błędy podatkowe. Nawet drobne subskrypcje czy kampanie mogą być traktowane jako import usług i wymagać prawidłowego rozliczenia VAT, niezależnie od tego, czy korzystasz ze zwolnienia podmiotowego. Warto pamiętać o obowiązku rejestracji do VAT-UE przy transakcjach z kontrahentami z Unii Europejskiej oraz o dokładnym sprawdzaniu faktur pod kątem oznaczeń „reverse charge” czy braku polskiego VAT.
Poprawne rozliczenie przed karami i daje pewność, że Twój biznes jest bezpieczny, nie będzie przykrych niespodzianek. A jeśli chcesz mieć pewność, że wszystkie faktury są prawidłowo rozliczone, skorzystaj ze wsparcia doświadczonego biura rachunkowego. Zajmujemy się rozliczaniem usług, pilnujemy obowiązków wynikających z VAT, a co najważniejsze, objaśniamy wszystkie wątpliwości. Dbamy o komfort naszych Klientów.
