Jak obliczać wynagrodzenie dla uczniów i studentów? Jakie są obowiązki pracodawcy wobec osób uczących się? Jakie zgromadzić dokumenty, by korzystać z ulg przewidzianych przez ustawy? Zapraszamy do krótkiej lektury!
Pracodawcy coraz chętniej zatrudniają osoby uczące się i studiujące. Słusznie! Decydują się na to głównie ze względów finansowych, ponieważ angażowanie uczniów i studentów wiąże się z istotnymi oszczędnościami. Wynika to przede wszystkim z możliwości zwolnienia z obowiązku odprowadzania składek na ubezpieczenia społeczne oraz podatku dochodowego od osób fizycznych.
Równocześnie, rozwiązanie to ułatwia potencjalną rekrutację pracowników „na stałe”. Daje to możliwości selekcji talentów, a także minimalizowania kosztów poszukiwania odpowiednich kandydatów do zatrudnienia.
Formy zatrudnienia
Pracodawcy mogą wybierać spośród kilku form zatrudnienia osób uczących się. Najpopularniejsze to:
- Umowa zlecenie – najczęściej wybierana przy angażowaniu studentów. Zgodnie z przepisami, zleceniodawca nie musi opłacać składek na ubezpieczenia społeczne za studenta, który nie ukończył 26. roku życia. Dodatkowo, wynagrodzenie takich osób jest zwolnione z podatku dochodowego od osób fizycznych (PIT).
- Umowa o pracę – pracodawca musi odprowadzać składki na ubezpieczenia społeczne na takich samych zasadach, jak dla innych pracowników. Nie ma tu znaczenia wiek zatrudnionego ani jego status studenta. Zaletą dla studenta jest jednak możliwość korzystania ze zwolnienia z podatku dochodowego od osób fizycznych do ukończenia 26. roku życia (o ile nie przekracza określonego progu dochodów, który w 2024 wynosi 85 528 zł).
Umowa zlecenia a umowa o pracę
Podpisanie umowy zlecenia w sytuacji, gdy występują okoliczności właściwe dla stosunku pracy, jest wykroczeniem zagrożonym karą grzywny. Aby uniknąć takich problemów, pracodawca powinien dokładnie przeanalizować charakter obowiązków, jakie chce powierzyć studentowi. Jeśli wskazują one na stosunek pracy, należy zawrzeć umowę o pracę.
Cechami charakterystycznymi dla stosunku pracy są m.in.:
- Stałe miejsce wykonywania obowiązków,
- Określone ramy czasowe pracy,
- Konieczność osobistego wykonywania zadań,
- Obowiązek wykonywania poleceń służbowych,
- Ciągłość świadczenia pracy,
- Bezwzględna wypłata wynagrodzenia.
Inne formy zatrudnienia
- Umowa o praktyki – może być zawarta maksymalnie na 3 miesiące z osobą poniżej 30. roku życia. Nie wymaga opłacania składek na ubezpieczenia społeczne, ale należy odprowadzić zaliczkę na podatek dochodowy.
- Umowa o dzieło – polega na umówieniu się na określony efekt pracy (np. stworzenie logo), a nie samo wykonywanie obowiązków. Można ją zwolnić ze składek ZUS, jednak pozostaje obowiązek opłacenia podatku (możliwość obniżenia kosztów poprzez wliczenie praw autorskich).
- Umowa o pracę tymczasową – rozliczana jest na takich samych zasadach jak standardowa umowa o pracę, ale daje studentom możliwość lepszego dopasowania godzin pracy do planu zajęć.
Wynagrodzenie
Niezależnie od formy zatrudnienia, pracodawca musi przestrzegać obowiązującej minimalnej stawki godzinowej. W 2024 roku wynosi ona:
- Od stycznia do czerwca – 27,70 zł brutto za godzinę pracy
- Od lipca do grudnia – 28,10 zł brutto za godzinę pracy
Aby ustalić, czy student otrzymuje wynagrodzenie co najmniej na tym poziomie, pracodawca powinien prowadzić ewidencję czasu pracy. Zwłaszcza gdy umowa przewiduje zryczałtowaną kwotę za dany okres.
W przypadku umowy o pracę obowiązuje minimalne wynagrodzenie za pełny etat, które w 2024 roku wynosi:
- Od stycznia do czerwca – 4242 zł brutto miesięcznie
- Od lipca do grudnia – 4300 zł brutto miesięcznie
Stawka ta obowiązuje zarówno studentów, jak i pozostałych pracowników.
Obowiązki pracodawcy
Poza przestrzeganiem przepisów dotyczących minimalnego wynagrodzenia i ewidencjonowania czasu pracy, na pracodawcach zatrudniających studentów ciążą również inne obowiązki, takie jak:
- Wypłata wynagrodzenia co najmniej raz w miesiącu,
- Wystawienie PIT-11 po zakończeniu roku,
- Przestrzeganie przepisów BHP,
- Prowadzenie i przechowywanie dokumentacji pracowniczej.
Dokumenty potwierdzające status studenta
Pracodawca musi potwierdzić status studenta przed podpisaniem umowy zlecenia. Może to zrobić poprzez:
- Zażądanie kserokopii ważnej legitymacji studenckiej,
- Uzyskanie oświadczenia od zleceniobiorcy o posiadaniu statusu studenta,
- Otrzymanie zaświadczenia z uczelni potwierdzającego, że dana osoba jest studentem.
Warto również wprowadzić zapis w umowie zobowiązujący do niezwłocznego informowania o utracie statusu studenta, co wiązałoby się z koniecznością oskładkowania wynagrodzenia.
Zatrudnianie studentów może przynieść wymierne korzyści finansowe dla pracodawców, głównie dzięki możliwości zwolnienia z obowiązku opłacania składek na ubezpieczenia społeczne oraz podatku dochodowego. Kluczowe jest jednak przestrzeganie przepisów dotyczących minimalnego wynagrodzenia, ewidencjonowania czasu pracy oraz właściwego rozróżniania umów zlecenia od umów o pracę. Tylko w ten sposób można uniknąć kar czerpiąc pełne korzyści z angażowania osób uczących się.
Ulgi zaprojektowane przez prawodawcę czynią zatrudnienie studenta atrakcyjną możliwością. Równocześnie, wspierają one studentów w procesie wejścia na rynek pracy i zdobywania doświadczeń zawodowych.
