Każda osoba prowadząca działalność gospodarczą ma do czynienia z co najmniej jednym rodzajem faktur. Najczęściej spotykana jest faktura VAT, służąca do dokumentowania sprzedaży towarów bądź usług. To jednak nie jedyny rodzaj takiego dokumentu. Jakie elementy powinny się znaleźć na fakturach? Wyjaśniamy!
Faktura pełni funkcję dokumentu księgowego, rejestrującego dostawę towaru lub świadczenie usługi. Jest wystawiana przez sprzedawcę i dostarczana nabywcy. Pełni funkcję dowodową w rozliczeniach księgowych i podatkowych, stanowiąc podstawę do ujęcia kosztów lub przychodów w ewidencji. Faktura jest jednym z najważniejszych dokumentów w obrocie gospodarczym, zapewnia przejrzystość i potwierdza legalność transakcji.
Sprzedawca jest zobowiązany wystawić fakturę w związku ze sprzedażą towaru bądź usługi na rzecz innego przedsiębiorcy. Nie ma znaczenia czy dany przedsiębiorca jest czynnym podatnikiem VAT, czy korzysta ze zwolnienia. Fakturę należy wystawić także w przypadku otrzymania zaliczki lub przedpłaty.
Należy jednak pamiętać, że od 1 września 2023 r. faktura zaliczkowa nie jest wymagana, jeśli zapłata i wykonanie usługi przypadają w tym samym miesiącu. Obowiązek wystawienia faktury dotyczy również wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów oraz sprzedaży wysyłkowej poza granice kraju.
Co powinna zawierać faktura VAT?
Faktura VAT musi zawierać określone informacje, tylko wtedy będzie prawidłowa, zgodna z przepisami. Do podstawowych elementów należą:
- data wystawienia,
- data dostawy towarów lub wykonania usługi,
- numer faktury,
- dane identyfikacyjne sprzedawcy oraz nabywcy,
- nazwa (opis) towaru lub usługi,
- ilość i jednostka miary,
- cena jednostkowa towaru lub usługi (netto),
- wartość sprzedanych towarów lub wykonanej usługi bez kwoty podatku (netto),
- stawka podatku,
- kwota należności ogółem,
- data i termin płatności.
Prawidłowe ujęcie wszystkich powyższych elementów zapewnia przejrzystość dokumentu i pozwala jednoznacznie zidentyfikować przebieg transakcji gospodarczej. Brak któregokolwiek z tych elementów może skutkować koniecznością wystawienia korekty lub zakwestionowaniem dokumentu podczas kontroli.
Termin wystawienia faktury upływa z końcem 15. dnia miesiąca następującego po realizacji dostawy lub usługi. Przepisy dopuszczają również wcześniejsze wystawienie dokumentu – maksymalnie 30 dni przed planowaną dostawą towaru lub wykonaniem usługi, a także po otrzymaniu całości lub części zapłaty.
Przestrzeganie tych terminów jest kluczowe, ponieważ wpływa na moment powstania obowiązku podatkowego i prawidłowe rozliczenia VAT.
Rodzaje faktur w obrocie gospodarczym
Współczesny obrót gospodarczy wymaga precyzyjnego dokumentowania transakcji, zarówno na potrzeby podatkowe, jak i księgowe. W praktyce przedsiębiorcy spotykają się z wieloma typami faktur, z których każda spełnia określoną rolę – od dokumentowania standardowej sprzedaży, przez rozliczanie zaliczek, aż po szczególne procedury jak marża czy zakup od rolnika ryczałtowego. Przedstawiamy najważniejsze rodzaje faktur wraz z ich funkcjami i zastosowaniami.
- Faktura VAT podstawowa. Najczęściej wykorzystywanym dokumentem w obrocie gospodarczym jest standardowa faktura VAT, występująca zarówno w wersji papierowej, jak i elektronicznej. Służy ona do udokumentowania sprzedaży towarów lub świadczenia usług przez podatnika VAT na rzecz innego podmiotu objętego tym podatkiem. Zwykle przygotowuje się ją w dwóch egzemplarzach – jeden trafia do sprzedawcy, drugi do nabywcy.
- Faktura zaliczkowa. Faktura zaliczkowa dokumentuje otrzymanie zaliczki, zadatku bądź przedpłaty. Wystawia się ją w momencie otrzymania całości lub części płatności przed dokonaniem dostawy towarów lub wykonaniem usługi. Po zakończeniu transakcji gospodarczej podatnik ma obowiązek wystawienia faktury końcowej. Jeśli faktura zaliczkowa nie obejmuje całości zapłaty, w fakturze końcowej wartość towarów lub usług pomniejsza się o kwotę wcześniej otrzymanych płatności, a podatek – o sumę podatku wykazanego na fakturach zaliczkowych.
- Faktura uproszczona. To paragon fiskalny zawierający numer NIP nabywcy. Wystawienie tego typu dokumentu jest możliwe w przypadku sumy sprzedaży nie wyższej niż 450 PLN.
- Faktura VAT marża. Faktura VAT marża to szczególny rodzaj faktury stosowany m.in. przy sprzedaży towarów używanych, usług turystycznych, dzieł sztuki czy przedmiotów kolekcjonerskich. Podatek VAT naliczany jest tu nie od pełnej wartości sprzedaży, lecz wyłącznie od marży sprzedawcy, czyli różnicy między ceną sprzedaży a ceną zakupu. Na fakturze nie wykazuje się kwoty podatku ani jego stawki – dokument zawiera jedynie adnotację „procedura marży” odpowiednią dla rodzaju transakcji. Taki sposób rozliczenia pozwala przedsiębiorcy zapłacić VAT jedynie od faktycznego zarobku, a nie od całej wartości sprzedawanego towaru lub usługi. Dodatkowo należy pamiętać, że nabywca nie może odliczyć podatku VAT od takiego zakupu.
- Faktura korygująca. Przedsiębiorca wystawia fakturę korygującą w przypadku pojawienia się błędu lub konieczności wprowadzenia zmian w fakturze pierwotnej, np. w ilości towaru, cenie czy stawce VAT. Faktura korygująca umożliwia prawidłowe rozliczenie transakcji zarówno dla sprzedawcy, jak i nabywcy, a jej wystawienie jest obowiązkowe, aby uniknąć nieprawidłowości podatkowych i zapewnić zgodność dokumentacji księgowej.
Prawidłowe wystawianie faktur i znajomość ich rodzajów są niezbędne dla prawidłowych rozliczeń podatkowych. Oferujemy naszym Klientom kompleksowe wsparcie w zakresie wystawiania faktur, zapewniając terminowość, zgodność z przepisami oraz kontrolę nad dokumentacją księgową. Skontaktuj się z nami!
