Kiedy należy przejść z KPiR na pełną księgowość? Jak to zrobić? Jakie są wady i zalety pełnej księgowości? Zapraszamy do krótkiej lektury!
Prowadzenie własnej firmy wiąże się z wieloma decyzjami, w tym z wyborem odpowiedniego sposobu ewidencjonowania finansów. Wielu przedsiębiorców rozpoczynających działalność wybiera Księgę Przychodów i Rozchodów (KPiR) jako najprostsze rozwiązanie księgowe. Jednak, gdy firma się rozwija, może być konieczne – lub bardziej opłacalne – przejście na pełną księgowość. Wyjaśniamy, co oznacza taka zmiana, dlaczego warto ją rozważyć oraz jak ją krok po kroku przeprowadzić.
Podatkowa księga przychodów i rozchodów a pełna księgowość
KPiR to uproszczona forma księgowości, dostępna dla osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą oraz niektórych spółek. Dzięki niej rozliczanie podatków jest dużo prostsze, a samo prowadzenie księgowości jest mniej skomplikowane i tańsze w porównaniu do pełnych ksiąg rachunkowych. KPiR pozwala na ewidencjonowanie przychodów i kosztów, a jej głównym celem jest obliczenie dochodu podlegającego opodatkowaniu. To idealne rozwiązanie dla małych i średnich przedsiębiorstw, które nie muszą spełniać złożonych wymogów sprawozdawczości finansowej
Pełna księgowość to rozbudowany system ewidencjonowania finansów, który jest obowiązkowy dla większych przedsiębiorstw, w tym spółek z ograniczoną odpowiedzialnością, spółek akcyjnych oraz firm, które przekroczyły ustalony limit obrotów. Ten system księgowy dostarcza szczegółowych danych na temat sytuacji finansowej firmy, jednak jego prowadzenie wymaga zaawansowanej wiedzy księgowej i jest bardziej czasochłonne
Przejście na pełną księgowość oznacza, że firma będzie musiała prowadzić księgi rachunkowe, sporządzać pełne sprawozdania finansowe (w tym bilans, rachunek zysków i strat, rachunek przepływów pieniężnych), a także przestrzegać rygorystycznych zasad dotyczących ewidencji i kontroli finansów.
Kiedy należy przejść z KPiR na pełną księgowość?
Decyzja o przejściu z KPiR na pełną księgowość może być podyktowana kilkoma czynnikami:
- Przekroczenie progu przychodów – jeśli roczne przychody firmy przekraczają 2 miliony euro, czyli po przeliczeniu 9 218 200 zł, przedsiębiorstwo jest zobowiązane do prowadzenia pełnej księgowości od następnego roku podatkowego. W takim przypadku należy przygotować się na bardziej skomplikowaną ewidencję finansową.
- Zmiana formy prawnej firmy – przekształcenie działalności gospodarczej w spółkę z o.o. lub inną formę spółki kapitałowej oznacza automatyczne przejście na pełną księgowość, niezależnie od wysokości przychodów.
- Rozszerzenie działalności – gdy firma się rozwija, a jej struktura organizacyjna staje się bardziej złożona, pełna księgowość pozwala na dokładniejsze monitorowanie finansów i lepszą kontrolę nad przepływami pieniężnymi.
- Decyzja strategiczna – niektóre firmy decydują się na pełną księgowość, mimo że nie są do tego zobowiązane, aby zyskać większą wiarygodność w oczach inwestorów, banków i kontrahentów.
Jak przejść z KPiR na pełną księgowość?
Przejście z KPiR na pełną księgowość to proces, który wymaga odpowiedniego przygotowania. Oto kroki, które należy podjąć:
- Analiza sytuacji finansowej firmy – przed podjęciem decyzji o przejściu na pełną księgowość warto przeprowadzić dokładną analizę finansową, aby ocenić, jakie korzyści i koszty wiążą się z tą zmianą. Można także skonsultować się z doradcą podatkowym.
- Zgłoszenie zmiany w urzędach – jeśli decydujemy się na dobrowolne przejście na pełne księgi rachunkowe, należy poinformować o tym pisemnie urząd skarbowy. W przypadku spółek zarejestrowanych w Krajowym Rejestrze Sądowym należy również zaktualizować wpis w KRS.
- Wybór odpowiedniego oprogramowania – prowadzenie pełnej księgowości wymaga specjalistycznego oprogramowania do księgowości. Na rynku dostępne są różne programy, które ułatwiają zarządzanie finansami, sporządzanie sprawozdań i ewidencję operacji gospodarczych, jak również rozliczanie stanów magazynowych w przypadku jednostek produkcyjnych.
- Zatrudnienie księgowego lub biura rachunkowego – konieczne jest korzystanie z usług doświadczonego księgowego lub profesjonalnego biura rachunkowego, które zapewni prowadzenie ksiąg rachunkowych zgodnie z obowiązującymi przepisami. Trzeba pamiętać, że usługa księgowa jest dużo droższa w przypadku pełnej księgowości.
Zalety i wady pełnej księgowości
Pełna księgowość ma swoje zalety i wady, które warto wziąć pod uwagę przy podejmowaniu decyzji. Do zalet możemy zaliczyć pełen wgląd w finanse firmy oraz dostarczanie szczegółowej informacji o kondycji finansowej przedsiębiorstwa, co ułatwia podejmowanie decyzji biznesowych. Co za tym idzie, monitorowanie kosztów staje się łatwiejsze i można poddać je szczegółowej analizie, co pozwala na lepsze zarządzanie finansami. Firmy prowadzące pełną księgowość są postrzegane jako bardziej wiarygodne przez banki, inwestorów i kontrahentów.
Wada pełnej księgowości jest przede wszystkim czasochłonność w sporządzaniu sprawozdań finansowych i prowadzeniu ksiąg rachunkowych. Pełna księgowość wymaga prowadzenia większej liczby dokumentów i przestrzegania rygorystycznych zasad ewidencji, a to wszystko składa się na wysoki koszt usług księgowych.
Przejście z KPiR na pełną księgowość to ważny krok w rozwoju firmy. Decyzja ta powinna być dobrze przemyślana, ponieważ wiąże się z większymi kosztami i obowiązkami. Jednocześnie zapewnia bardziej szczegółowy obraz finansów przedsiębiorstwa.
Dla wielu firm przejście na pełną księgowość jest nieuniknionym etapem w rozwoju, szczególnie w momencie przekroczenia progu przychodów lub zmiany formy prawnej działalności. Ostatecznie, przejście z KPiR na pełną księgowość powinno być postrzegane nie tylko jako dodatkowy obowiązek, ale także jako szansa na lepsze zarządzanie finansami firmy i na przygotowanie gruntu pod dalszy rozwój. Dzięki pełnej księgowości przedsiębiorstwo zyskuje narzędzie, które pozwala na dokładniejsze planowanie i kontrolowanie finansów, co w dłuższej perspektywie może przynieść korzyści w postaci stabilności finansowej i możliwości ekspansji na nowe rynki. Zatrudnienie doświadczonego księgowego lub współpraca z biurem rachunkowym może okazać się niezbędna, aby cały proces przebiegł sprawnie i bez zbędnych komplikacji.
Jeśli masz pytania dot. przejścia z KPIR na pełną księgowość, napisz do nas!
