Czym są akta osobowe pracowników? Jakie są obowiązki pracodawcy w zakresie prowadzenia akt osobowych? Czy biuro księgowe może pomóc w prowadzeniu akt osobowych? Wyjaśniamy te i inne kwestie.
Prowadzenie akt osobowych to kluczowy obowiązek każdego pracodawcy. Dokumentacja ta zawiera istotne informacje o pracownikach, ich zatrudnieniu i przebiegu kariery zawodowej. Prawidłowe zarządzanie aktami osobowymi ma nie tylko znaczenie prawne, ale również wpływa na efektywne funkcjonowanie firmy i jej relacje z pracownikami oraz instytucjami takimi jak ZUS.
W tym artykule przyjrzymy się bliżej, czym są akta osobowe i jakie są obowiązki pracodawcy. Omówimy też, jak biuro księgowe może pomóc w prawidłowym zarządzaniu dokumentacją pracowniczą. W wielu przypadkach, zwłaszcza mniejszych firm lub rozpoczynających działalność, wsparcie profesjonalnego biura bywa niezbędne.
Czym są akta osobowe pracowników?
Akta osobowe pracownika to zbiór dokumentów, który przedstawia przebieg stosunku pracy od momentu rozpoczęcia zatrudnienia aż do jego zakończenia. Stanowią one kluczowy element dokumentacji pracowniczej, którą pracodawca ma obowiązek prowadzić zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. Akta osobowe zawierają istotne informacje o pracowniku, jego kwalifikacjach, przebiegu kariery zawodowej oraz wszelkich zmianach w zatrudnieniu.
Akta osobowe pracownika składają się z pięciu głównych części, oznaczonych literami A, B, C, D i E. Każda z tych części zawiera specyficzne dokumenty związane z różnymi etapami zatrudnienia:
- Część A: Obejmuje dokumenty związane z ubieganiem się o zatrudnienie, takie jak kwestionariusz osobowy, świadectwa pracy z poprzednich miejsc zatrudnienia, certyfikaty zawodowe czy dyplomy.
- Część B: Jest to zazwyczaj najbardziej obszerna część, zawierająca dokumentację przebiegu zatrudnienia pracownika. Znajdują się tu m.in.: umowy o pracę i aneksy, informacje o podnoszeniu kwalifikacji zawodowych, dokumentacja dotycząca urlopów (np. wychowawczego, rodzicielskiego).
- Część C: Zawiera dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia, takie jak: wypowiedzenie umowy o pracę, dokumenty dotyczące ekwiwalentu za niewykorzystany urlop, kopia świadectwa pracy.
- Część D: Obejmuje dokumenty związane z odpowiedzialnością porządkową lub karną pracownika.
- Część E: Zawiera dokumenty związane z kontrolą trzeźwości pracownika lub obecności w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu.
Ważne, by dokumenty w każdej części akt osobowych były ułożone chronologicznie i ponumerowane. Na początku każdej części powinien znajdować się wykaz dokumentów, który ułatwia przeglądanie i wyszukiwanie konkretnych informacji.
Obowiązki pracodawcy w zakresie prowadzenia akt osobowych
Pracodawca ma szereg obowiązków związanych z prowadzeniem akt osobowych pracowników. Obejmują one gromadzenie dokumentów, aktualizację danych oraz zapewnienie poufności informacji. Prawidłowe zarządzanie dokumentacją pracowniczą jest kluczowe dla zgodności z przepisami prawa pracy oraz efektywnego funkcjonowania firmy.
Znaczenie dokumentacji pracowniczej wynika z kilku kwestii:
- Zgodność z prawem. Prowadzenie akt osobowych jest obowiązkiem prawnym pracodawcy. Nieprzestrzeganie tego obowiązku może skutkować karą grzywny w wysokości od 1 000 zł do 30 000 zł.
- Ochrona dokumentacji. Pracodawca ma obowiązek przechowywać akta osobowe w warunkach zapewniających ich bezpieczeństwo, chroniąc je przed uszkodzeniem lub zniszczeniem.
- Efektywne zarządzanie personelem. Dobrze prowadzone akta osobowe ułatwiają zarządzanie zasobami ludzkimi, umożliwiając szybki dostęp do informacji o pracownikach.
- Rozwiązywanie sporów. W przypadku konfliktów pracowniczych lub kontroli ze strony organów państwowych prawidłowo prowadzone akta osobowe stanowią cenne źródło informacji i dowodów.
- Ułatwienie procesów kadrowych. Uporządkowane akta osobowe usprawniają procesy związane z awansami, zmianami stanowisk czy ustalaniem uprawnień pracowniczych.
Prowadzenie akt osobowych wymaga staranności i znajomości przepisów prawa pracy. Dla wielu firm, zwłaszcza mniejszych lub dopiero rozpoczynających działalność, profesjonalne wsparcie w tej dziedzinie – na przykład ze strony biura księgowego – rozwiązuje problem zgodności z przepisami i efektywnego zarządzania dokumentacją. Nasze Biuro księgowe zapewnia Klientom takie wsparcie.
Jak pomagamy w prowadzeniu akt osobowych?
Biura księgowe zajmujące się również sprawami kadrowo-płacowymi oferują kompleksowe wsparcie w zakresie prowadzenia akt osobowych, co może znacząco ułatwić pracę pracodawcom. Takie usługi wykraczają poza tradycyjną księgowość i obejmują szeroki zakres zadań związanych z zarządzaniem dokumentacją pracowniczą. Do tej kategorii należy:
- Tworzenie i prowadzenie akt osobowych zgodnie z obowiązującymi przepisami.
- Gromadzenie i przechowywanie wymaganej dokumentacji pracowniczej.
- Zapewnienie odpowiednich warunków przechowywania dokumentów, chroniących je przed uszkodzeniem, zniszczeniem lub utratą.
- Stosowanie fizycznych zabezpieczeń, takich jak sejfy lub specjalne zamykane szafy, do których dostęp mają tylko upoważnione osoby.
Drugi aspekt, to dostosowanie procedur i akt do zmieniającego się stanu prawnego. Firma analizująca ofertę (lub działanie) biur księgowych w tym zakresie powinna przeanalizować kluczowe aspekty współpracy:
- Eliminacja potrzeby zatrudniania dodatkowego personelu do obsługi kadrowej.
- Redukcja ryzyka błędów w dokumentacji, które mogłyby prowadzić do kosztownych konsekwencji prawnych.
- Możliwość skupienia się na głównej działalności firmy, podczas gdy biuro księgowe zajmuje się czasochłonnymi zadaniami administracyjnymi.
- Dostęp do specjalistycznej wiedzy i doświadczenia w zakresie prawa pracy i zarządzania dokumentacją; wsparcie pracowników biura.
Warto podkreślić, że biura księgowe mogą dostosować zakres swoich usług do indywidualnych potrzeb klientów.
Ważny jest też sam zakres usług/współpracy. Biuro może przejąć całość obowiązków związanych z dokumentacją pracowniczą lub określoną część. Przykładowo:
- Ewidencjonowanie czasu pracy
- Zarządzanie dokumentacją urlopową
- Prowadzenie kart wynagrodzeń i innych świadczeń
- Obsługa dokumentacji związanej z BHP
Dodatkowe aspekty, na które warto zwrócić uwagę, to: wsparcie pracodawców w procesach rekrutacyjnych, rejestracja nowych pracowników w systemach ubezpieczeniowych i aktualizacja danych pracowników.
Chcąc zoptymalizować koszty, zminimalizować ryzyko związane z działalnością gospodarczą i – to także częsty motyw – zapewnić optymalną organizację pracy, wiele firm decyduje się na outsourcing, powierzenie tego obszaru wyspecjalizowanemu podmiotowi, takiemu jak nasze Biuro księgowe. Analizując tę kwestię zwróć uwagę na:
- Obecne procedury dot. akt pracowniczych, koszt tej obsługi i potencjalne ryzyko,
- Zakres, w jakim chciałbyś powierzyć obsługę zewnętrznemu podmiotowi,
- Poziom usług, którego oczekujesz.
Wychodzimy z założenia, że firmy powierzające nam akta pracownicze oczekują usług na najwyższym poziomie i pełnej zgodności z przepisami prawa pracy oraz ochrony danych osobowych. Chcemy, by nasi Klienci oszczędzali czas i pieniądze, cieszyli się wsparciem umożliwiającym optymalną organizację ich pracy. Co nas wyróżnia? Jesteśmy zorientowani na potrzeby naszych partnerów biznesowych. Udzielamy faktycznego wsparcia i pomocy, chętnie odpowiadamy na pytania i wątpliwości. Cenią to nasi Klienci.
