Na czym polega obsługa księgowa? Jaka relacja zachodzi pomiędzy księgowością a analizą biznesową? Jakie informacje otrzymać można z biura księgowego? Czemu służy analiza biznesowa? Odpowiadamy na te pytania w poniższym artykule.
Księgowość jest podstawą każdego biznesu. Z jednej strony, służy realizacji obowiązków prawnych i podatkowych. Z drugiej, może dostarczać informacji finansowych niezbędnych do strategicznego zarządzania firmą. Sama księgowość to tylko część równania. Aby w pełni wykorzystać te dane, niezbędna jest analiza biznesowa pozwalająca zrozumieć wyniki finansowe, wpływające na nie czynniki i możliwe kierunki optymalizacji.
Wyjaśniamy, na czym polega obsługa księgowa, jaka jest jej relacja z analizą biznesową oraz jak można skutecznie kontrolować wyniki finansowe swojej firmy. Dowiesz się także, jakie informacje otrzymać możesz dzięki współpracy z naszym biurem i jak możemy Ci pomóc w świadomym zarządzaniu biznesem.
Na czym polega obsługa księgowa?
Obsługa księgowa obejmuje szereg działań mających na celu rzetelne i zgodne z przepisami prawa prowadzenie ksiąg rachunkowych oraz wsparcie w zarządzaniu finansami firmy. Zarówno dla jednoosobowych działalności gospodarczych, jak i dla większych firm, rozliczających się za pomocą ewidencji ryczałtowej oraz podatkowej księgi przychodów i rozchodów, nasza obsługa księgowa obejmuje te same elementy. To:
- Wybór formy prawnej i rejestracja firmy; pomoc w wyborze odpowiedniej formy prawnej działalności gospodarczej.
- Przeprowadzenie procesu rejestracji firmy w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG) lub Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS); w zależności od wybranej formy prawnej.
- Rejestrację do VAT i ocena, czy Twoja firma powinna być płatnikiem VAT, biorąc pod uwagę rodzaj działalności i przewidywane obroty.
- Prowadzenie ewidencji przychodów, w której rejestruje się wszystkie przychody firmy zgodnie z przepisami dotyczącymi ryczałtu ewidencjonowanego oraz prowadzenie Podatkowa księga przychodów i rozchodów (KPiR).
- Sporządzanie miesięcznych lub kwartalnych deklaracji podatkowych, w zależności od wybranego okresu rozliczeniowego.
- Przygotowywanie umów o pracę, umów zlecenia, umów o dzieło oraz innych form zatrudnienia, a także prowadzenie akt osobowych pracowników zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa pracy.
- Rozliczanie składek ZUS oraz przygotowywanie i wysyłanie deklaracji ZUS DRA.
- Rozliczanie podatku dochodowego od osób fizycznych (PIT) oraz przygotowywanie rocznych deklaracji PIT-11 dla pracowników.
- Przygotowywanie miesięcznych raportów rozliczeniowych ZUS DRA oraz raportów imiennych pracowników (ZUS RCA). Sporządzanie i przesyłanie deklaracji zgłoszeniowych ZUS ZUA oraz aktualizacyjnych ZUS ZZA.
- Sporządzanie i składanie obowiązkowych raportów do Głównego Urzędu Statystycznego (GUS), takich jak sprawozdania kwartalne i roczne.
Powyższa lista to tylko wierzchołek góry lodowej zadań, z jakimi na co dzień mierzą się biura rachunkowe.
Prawidłowe prowadzenie ksiąg to jednak tylko początek. Aby w pełni wykorzystać te dane, niezbędna jest analiza biznesowa. Dzięki niej liczby nabierają znaczenia i stają się źródłem cennych informacji i wniosków dla właścicieli firm.
Relacja między księgowością a analizą biznesową
Analiza biznesowa polega na interpretacji danych finansowych i operacyjnych w celu zrozumienia sytuacji firmy oraz podejmowania strategicznych decyzji. Obejmuje ocenę rentowności poszczególnych produktów lub usług, wydajność operacyjną, prognozę przyszłych przepływów pieniężnych oraz optymalizację kosztów. Przykładowo, poprzez analizę danych finansowych firma może zidentyfikować najbardziej dochodowe produkty i skupić się na ich promocji, jednocześnie redukując koszty produkcji mniej opłacalnych towarów.
Księgowość w małych firmach, często prowadzona w formie uproszczonej, obejmuje podstawowe rejestrowanie przychodów i kosztów, monitorowanie zysków i strat. Choć dane te mogą być mniej szczegółowe niż w większych przedsiębiorstwach, nadal dostarczają ważnych informacji. Dzięki temu przedsiębiorcy mogą podejmować bardziej świadome decyzje finansowe, takie jak wybór najkorzystniejszej formy opodatkowania oraz optymalizacja kosztów operacyjnych.
Jakie informacje możesz otrzymać?
Nie tylko prowadzimy księgi rachunkowe, dostarczamy również szereg cennych informacji, które mogą być wykorzystane w analizie biznesowej. Oto przykłady danych, które możesz uzyskać:
- Raporty finansowe: Bilans, rachunek zysków i strat, przepływy pieniężne – to podstawowe dokumenty, które pokazują stan finansów firmy.
- Analizy rentowności: Szczegółowe analizy marż, zysków i strat dla poszczególnych produktów, usług czy działów.
- Prognozy finansowe: Raporty dotyczące prognozowanej płynności finansowej, rentowności i kosztów.
- Analiza kosztów: Szczegółowe raporty dotyczące wydatków operacyjnych, które pomagają w identyfikacji oszczędności.
- Deklaracje podatkowe: Pomoc w przygotowaniu i złożeniu deklaracji VAT, PIT, CIT, ZUS i innych.
Każdego roku przygotowujemy analizy biznesowe dla naszych Klientów: stałych, z którymi współpracujemy od dłuższego czasu, jak i dla nowych, którzy niedawno rozpoczęli z nami współpracę lub założyli działalność gospodarczą. Informacje te przekazujemy w ramach standardowych usług, w zwykłej cenie comiesięcznych rozliczeń. Nie wiąże się to z dodatkową opłatą.
Analiza finansowa jest również przeprowadzana w przypadku istotnych zmian prawnych, takich jak Polski Ład. Skomplikowanie analizy zależy od ilości pierwotnych danych oraz informacji, jakie chcemy z niej uzyskać. Korzystając z naszego doświadczenia i nowoczesnych narzędzi analitycznych, dostarczamy klientom nie tylko dane finansowe, ale także konkretne rekomendacje, które pomagają w optymalizacji kosztów i zwiększaniu zysków.
Dane, informacje i wnioski
Księgowość dostarcza surowych danych finansowych, które są podstawą do dalszej pracy. Analiza biznesowa przekształca te dane w wartościowe informacje, które pomagają w podejmowaniu strategicznych decyzji. Relacje między tymi obszarami są następujące:
- Księgowość dostarcza dane. Zapisuje wszystkie transakcje finansowe, monitoruje przychody i koszty oraz sporządza raporty finansowe. Te dane są podstawą do oceny kondycji finansowej firmy.
- Analiza biznesowa interpretuje dane. Przetwarza dane księgowe w celu zidentyfikowania trendów, wzorców i anomalii. Na tej podstawie można ocenić rentowność, efektywność operacyjną oraz prognozować przyszłe wyniki finansowe.
- Podejmowanie decyzji. Na podstawie analizy danych księgowych można podejmować świadome decyzje dotyczące inwestycji, zarządzania kosztami, strategii cenowej oraz wielu innych aspektów działalności biznesowej.
- Optymalizacja. Regularna analiza finansowa pozwala na identyfikację obszarów, w których można wprowadzić optymalizacje, takie jak redukcja kosztów, poprawa efektywności operacyjnej czy zmiana strategii sprzedażowej.
W ten sposób księgowość dostarcza niezbędnych danych, a analiza biznesowa przekształca je w informacje i wnioski wspierające zarządzanie firmą.
Monitorowanie kosztów i trendów rynkowych
Przedsiębiorca, który samodzielnie monitoruje koszty i analizuje trendy rynkowe, ma możliwość uzyskania ważnych informacji wpływających na podejmowane decyzje. Monitorowanie kosztów jest nieodzownym elementem zarządzania finansami firmy, ponieważ pozwala na świadome podejmowanie decyzji i unikanie niepotrzebnych wydatków.
Przykładowo, jeśli przedsiębiorca zauważy wzrost cen surowców lub materiałów, może szybko zareagować, podejmując działania mające na celu negocjacje cenowe z dostawcami lub poszukiwanie alternatywnych źródeł zaopatrzenia. To samo dotyczy zmian w kosztach operacyjnych czy wynagrodzeniach pracowników; świadomość tych zmian pozwala na podejmowanie decyzji adaptacyjnych.
Analiza trendów rynkowych również jest kluczowa dla przedsiębiorców. Śledzenie zmian w preferencjach i zachowaniach klientów, a także monitorowanie konkurencji, pozwala na lepsze dostosowanie do rynku. Jeśli przedsiębiorca zauważy wzrost popytu na konkretne produkty lub usługi, może zwiększyć ich produkcję lub promocję, co przekłada się na zwiększenie przychodów. Z drugiej strony, szybkie zidentyfikowanie spadku zainteresowania klientów pozwala na wcześniejsze, a więc korzystniejsze dostosowanie strategii marketingowej czy produktowej. Bieżąca, samodzielna analiza danych umożliwia przedsiębiorcy lepsze zrozumienie sytuacji finansowej i rynkowej firmy. Dzięki temu może on podejmować bardziej trafne decyzje strategiczne, bez konieczności oczekiwania na raporty księgowe. Może też szybciej reagować na sytuacje kryzysowe czy okazje rynkowe.
Celem tych działań jest zwiększenie konkurencyjności firmy i zminimalizowanie ryzyka finansowego. Choć współpraca z profesjonalnym biurem księgowym jest nieoceniona, samodzielna analiza kosztów i trendów rynkowych daje przedsiębiorcy dodatkową kontrolę i możliwość reagowania na zmiany rynkowe.
Na jakie mogę liczyć korzyści?
Współpraca z profesjonalnym biurem księgowym to nie tylko oszczędność czasu i pieniędzy, ale również szereg innych korzyści, które mogą znacząco wpłynąć na rozwój Twojej firmy, To:
- Dostęp do wiedzy i doświadczenia: profesjonalni księgowi posiadają wiedzę na temat często zmieniających się przepisów prawa oraz najlepszych praktyk w zakresie zarządzania finansami.
- Nowoczesne narzędzia i technologie: dzięki zastosowaniu nowoczesnych systemów informatycznych, nasze biuro księgowe jest w stanie szybko i efektywnie przetwarzać dane, dostarczając Ci aktualne informacje w przystępnej formie.
- Indywidualne podejście: każda firma jest inna, dlatego nasze podejście do klienta jest indywidualne. Dostosowujemy nasze usługi do specyficznych potrzeb i wymagań Twojej firmy.
- Spokój i bezpieczeństwo: powierzenie finansów profesjonalistom daje Ci pewność, że Twoje finanse są w dobrych rękach, co pozwala Ci skupić się na rozwijaniu swojego biznesu.
W trakcie pandemii COVID-19 pomogliśmy wielu firmom zoptymalizować swoje budżety, uzyskać dofinansowania i dotacje. Pomagaliśmy przetrwać trudny okres, co umożliwiało stabilizację finansową i kontynuację działalności. W wielu przypadkach ten czas stawiał przed firmami zupełnie nowe wyzwania, związane z wykorzystaniem cyfrowych technologii i „wyprowadzeniem” działalności z biur.
Dla nas nie stanowiło to trudności. Dzięki zautomatyzowanemu systemowi oraz wdrożeniu pracy zdalnej nie odczuliśmy żadnych organizacyjnych przeszkód. Nasz zespół księgowych pozostał w stałym kontakcie z klientami, zapewniając wysokiej jakości wsparcie, służąc analizami, często o charakterze decydującym dla kontynuacji działalności gospodarczej.
Jeśli Twoja księgowość nie zapewnia Ci takiego wsparcia, zadzwoń do nas.
