Zmiany podatkowe i księgowe w 2026 roku będą miały realny wpływ na codzienne prowadzenie działalności gospodarczej w Polsce. Rok 2026 zapowiada się jako jeden z najbardziej przełomowych dla przedsiębiorców – wchodzą w życie nowe obowiązki cyfrowe, w tym Krajowy System e-Faktur (KSeF), zmieniają się limity podatkowe, rosną składki ZUS oraz minimalna składka zdrowotna.
To moment, w którym warto z wyprzedzeniem przygotować firmę na nowe przepisy, aby uniknąć kosztownych błędów, zaległości podatkowych i problemów przy kontrolach. W tym artykule przedstawiamy najważniejsze zmiany podatkowe i księgowe w 2026 roku, które każdy przedsiębiorca powinien znać.
Rok 2026 będzie przełomowy dla sposobu dokumentowania sprzedaży w firmach – faktury papierowe i „zwykłe” e-faktury ustąpią miejsca jednemu, centralnemu systemowi. Krajowy System e-Faktur (KSeF) to centralna, elektroniczna platforma do wystawiania, odbierania, przesyłania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych w formacie XML, który ma zastąpić papierowe i tradycyjne faktury elektroniczne. Faktury w KSeF otrzymują unikalny numer i są przechowywane przez system przez 10 lat, co ułatwia ich ewidencjonowanie i weryfikację.
System stopniowo staje się obowiązkowy: od 1 lutego 2026 r. dla największych podatników, od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych VAT-owców, a od 1 stycznia 2027 r. także dla mikroprzedsiębiorców. W praktyce przedsiębiorcy muszą dostosować programy księgowe do pracy z KSeF i zmienić zwyczaje fakturowania, ponieważ faktury wystawiane poza systemem po wejściu obowiązku mogą nie być uznawane za poprawne. Korzyści obejmują m.in. skrócenie czasu zwrotu VAT, ograniczenie błędów oraz brak ryzyka zgubienia lub zniszczenia dokumentów.
Zmiany w limitach środków trwałych i leasingu od 2026 roku
Jedną z najważniejszych zmian podatkowych w 2026 roku dla przedsiębiorców są nowe limity środków trwałych oraz leasingu samochodów osobowych. Do końca 2025 r. firmy mogły zaliczać w koszty podatkowe amortyzację samochodu oraz raty leasingowe do kwoty 150 000 zł, niezależnie od emisji CO2.
Od 1 stycznia 2026 r. zasady te ulegają istotnej zmianie. Limity kosztów uzależniono od emisji CO₂, co w praktyce oznacza mniejsze korzyści podatkowe przy zakupie lub leasingu samochodów spalinowych. Nowe limity wynoszą:
- 225 000 zł – dla samochodów elektrycznych oraz napędzanych wodorem,
- 150 000 zł – dla samochodów spalinowych z emisją CO₂ poniżej 50 g/km,
- 100 000 zł – dla samochodów spalinowych z emisją CO₂ równą lub wyższą niż 50 g/km.
Ustawodawca wprowadził jednak ważny wyjątek. Przedsiębiorcy, którzy przed 1 stycznia 2026 r. wprowadzili samochód do ewidencji środków trwałych, mogą nadal stosować stare limity, obowiązujące w dniu nabycia pojazdu. Inaczej jest w przypadku leasingu operacyjnego. Jeżeli samochód nie został wpisany do ewidencji środków trwałych, to od 1 stycznia 2026 r. trzeba stosować nowe limity, nawet jeśli umowa leasingu została podpisana wcześniej – np. w lutym 2025 r.
W praktyce oznacza to, że wielu przedsiębiorców korzystających z leasingu operacyjnego odczuje realny spadek kosztów podatkowych możliwych do odliczenia od 2026 roku.
Wyższy limit zwolnienia z VAT od 2026 roku
Od 1 stycznia 2026 r. wzrasta limit sprzedaży uprawniający do zwolnienia podmiotowego z VAT – z obecnych 200 000 zł do 240 000 zł rocznie. To bardzo dobra wiadomość dla mikroprzedsiębiorców i małych firm, które dzięki tej zmianie będą mogły dłużej prowadzić działalność bez obowiązku rejestracji do VAT.
W praktyce oznacza to mniej formalności, brak comiesięcznych lub kwartalnych deklaracji VAT oraz prostsze rozliczenia podatkowe. Dla wielu przedsiębiorców to także realna oszczędność czasu i kosztów obsługi księgowej.
Nowy, wyższy limit daje firmom więcej przestrzeni na spokojny rozwój działalności. Przekroczenie progu sprzedaży nie będzie już tak szybko wymuszało rozliczania VAT, co szczególnie skorzysta osobom prowadzącym jednoosobową działalność gospodarczą oraz startującym biznesom.
Pełna cyfryzacja księgowości
Kolejnym krokiem w stronę pełnej cyfryzacji rozliczeń podatkowych jest likwidacja papierowej KPiR. Od 1 stycznia 2026 roku prowadzenie Księgi Przychodów i Rozchodów (KPiR) będzie możliwe wyłącznie w formie elektronicznej, przy użyciu programów komputerowych. Wszystkie operacje gospodarcze muszą być zapisane w ujednoliconej formie pliku JPK_PKPIR, co zastępuje tradycyjną papierową księgę.
Pierwsza wysyłka pliku JPK_PKPIR do urzędu skarbowego będzie dotyczyć danych za rok 2026 i będzie przesyłana po zakończeniu roku, do końca kwietnia 2027 roku. Obowiązek dotyczy przede wszystkim czynnych podatników VAT, natomiast pozostali przedsiębiorcy prowadzący KPiR pierwszy JPK_PKPIR wyślą dopiero za rok 2027.
Wprowadzenie elektronicznej KPiR oznacza, że wszystkie zapisy będą prowadzone w jednolitej, ustrukturyzowanej formie, co umożliwia ich automatyczną weryfikację przez organy podatkowe. Dzięki temu urząd skarbowy będzie miał dostęp do danych finansowych w formie elektronicznej, co zmienia sposób przeprowadzania kontroli podatkowych i sprawdzania ewidencji przedsiębiorstw.
Wynagrodzenie minimalne w 2026 roku
Od stycznia 2026 roku minimalne wynagrodzenie za pracę wynosi 4 806 zł brutto miesięcznie, podczas gdy w 2025 roku było to 4 666 zł brutto. Stawka godzinowa dla pracowników rozliczanych godzinowo wzrosła do 31,40 zł, wcześniej wynosiła 30,50 zł. Płaca minimalna ma znaczenie nie tylko dla osób zatrudnionych – przedsiębiorcy muszą uwzględnić jej wzrost w kosztach zatrudnienia, ponieważ wpływa na wysokość składek ZUS i zdrowotnej.
Zmiana płacy minimalnej oznacza także wzrost kosztów wynagrodzeń przy zatrudnieniu pracowników na pełny etat i dla pracowników tymczasowych, co warto uwzględnić przy planowaniu budżetu firmy. Wzrost stawki godzinowej może mieć również wpływ na kontrakty zlecenia i umowy o dzieło, jeśli są powiązane z minimalnym wynagrodzeniem. Dla przedsiębiorców jest to sygnał do aktualizacji kalkulacji wynagrodzeń oraz kosztów prowadzenia działalności, aby uniknąć nieprzewidzianych wydatków i zachować płynność finansową firmy.
Limit przychodów dla działalności nierejestrowanej
W świetle przepisów z 2025 roku działalność nierejestrowana może być prowadzona przez osobę fizyczną, której miesięczny przychód nie przekracza 75% minimalnego wynagrodzenia i która w ostatnich 60 miesiącach nie prowadziła działalności gospodarczej. W 2025 r. oznacza to limit 3 499,50 zł miesięcznie – dopiero jego przekroczenie powoduje konieczność rejestracji firmy.
Od 1 stycznia 2026 r. zmienia się jednak sposób liczenia tego limitu: zamiast miesięcznego wprowadzony zostanie limit kwartalny w wysokości 225% płacy minimalnej. Przy minimalnym wynagrodzeniu 4 806 zł daje to maksymalnie 10 813,50 zł przychodu na kwartał. Nowe zasady będą korzystniejsze i bardziej elastyczne, bo jednorazowo wyższy przychód w jednym miesiącu nie spowoduje automatycznie utraty prawa do działalności nierejestrowanej. To szczególnie ważne dla osób działających sezonowo lub nieregularnie.
Składki ZUS w 2026 r. Wyższe obciążenia i nowe realia dla przedsiębiorców
W 2026 roku wysokość składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne dla przedsiębiorców wzrasta w porównaniu z rokiem 2025. Zmiana ta wynika ze wzrostu podstawy wymiaru składek, która opiera się m.in. na prognozowanym przeciętnym wynagrodzeniu w danym roku.
Poniższe tabelki przedstawiają jak zmieniły się miesięczne składki społeczne (emerytalne, rentowe, chorobowe, wypadkowe i na Fundusz Pracy), bez składki zdrowotnej, w latach 2025 i 2026.
Pełne składki ZUS przedsiębiorców
| Składka | Podstawa wymiaru w 2025r. – 5203,80 zł | Podstawa wymiaru w 2026r. – 5652,00 zł |
| Emerytalna (19,52%) | 1 015,78 zł | 1 103,27 zł |
| Rentowa (8%) | 416,30 zł | 452,16 zł |
| Chorobowa (1,67%) | 127,49 zł | 138,47 zł |
| Wypadkowa (2,45%) | 86,90 zł | 94,39 zł |
| Fundusz Pracy (2,45%) | 127,49 zł | 138,47 zł |
| Razem | 1 773,96 zł | 1 926,77 zł |
Preferencyjne składki ZUS przedsiębiorców
| Składka | Podstawa wymiaru w 2025r. – 1399,80 zł | Podstawa wymiaru w 2026r. – 1441,80 zł |
| Emerytalna (19,52%) | 273,24 zł | 281,44 zł |
| Rentowa (8%) | 111,98 zł | 115,34 zł |
| Chorobowa (1,67%) | 34,30 zł | 35,32 zł |
| Wypadkowa (2,45%) | 23,38zł | 24,08 zł |
| Razem | 442,90 zł | 456,18 |
Minimalna składka zdrowotna wyraźnie w górę
Rok 2026 przynosi wyraźny wzrost minimalnej składki zdrowotnej, co szczególnie dotknie przedsiębiorców o niskich dochodach. W 2026 roku zasady ustalania składki zdrowotnej dla przedsiębiorców pozostają zbliżone do tych z lat poprzednich, jednak rosną jej minimalne kwoty.
Przy opodatkowaniu na zasadach ogólnych składka zdrowotna wynosi 9% dochodu, natomiast przy podatku liniowym – 4,9% dochodu. Niezależnie od faktycznego wyniku finansowego, obowiązuje jednak minimalna składka zdrowotna. Od lutego 2026 r. jej podstawa odpowiada 100% minimalnego wynagrodzenia za pracę, czyli 4 806 zł, co daje minimalną składkę w wysokości 432,54 zł miesięcznie. Dla porównania, w 2025 roku najniższa składka zdrowotna wynosiła 314,96 zł, co oznacza wyraźny wzrost obciążeń dla przedsiębiorców o niższych dochodach.
W przypadku przedsiębiorców rozliczających się ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych wysokość składki zdrowotnej zależy od rocznego poziomu przychodów. Podstawę jej obliczenia stanowi przeciętne wynagrodzenie w sektorze przedsiębiorstw w IV kwartale 2025 roku, które wynosi 9 228,64 zł. Ustawodawca przewidział trzy progi przychodowe, dla których podstawą składki jest odpowiednio 60%, 100% albo 180% tego wynagrodzenia. Od tak ustalonej podstawy przedsiębiorca opłaca składkę zdrowotną w wysokości 9%, co przekłada się na konkretne miesięczne kwoty składki, przedstawione w poniższej tabeli.
| Kwota przychodu w złotych | Składka do zapłaty w 2025r. | Składka do zapłaty w 2026r. |
| Do 60 000 | 461,66 zł | 498,35 zł |
| Pomiędzy 60 000 – 300 000 | 769,43 zł | 830,58 zł |
| Powyżej 300 000 | 1384,97 zł | 1 495,04 zł |
Rok 2026 przynosi przedsiębiorcom kumulację zmian, które bezpośrednio wpływają na koszty prowadzenia działalności, sposób fakturowania oraz obowiązki ewidencyjne. Obowiązkowy KSeF, elektroniczna KPiR, wyższe składki ZUS i zdrowotne oraz zmienione limity podatkowe wymagają świadomego przygotowania i często dostosowania procesów księgowych w firmie. Im wcześniej zaplanujesz te zmiany, tym łatwiej unikniesz błędów, sankcji i niepotrzebnych kosztów.
Jeśli chcesz sprawdzić, jak nowe przepisy wpłyną konkretnie na Twoją działalność lub potrzebujesz wsparcia we wdrożeniu KSeF, elektronicznej księgowości czy optymalizacji obciążeń podatkowych – skontaktuj się z naszym biurem rachunkowym. Pomożemy Ci bezpiecznie przejść przez zmiany w 2026 roku i zadbać o stabilność finansową Twojej firmy.
