Kontrola skarbowa może każdego przedsiębiorcę zaskoczyć w dowolnym momencie, nawet bez konkretnego powodu. Jako eksperci w dziedzinie księgowości widzimy rosnącą liczbę kontroli przeprowadzanych przez Krajową Administrację Skarbową z roku na rok. Wyjaśniamy, jak taka kontrola wygląda w praktyce i o czym warto pamiętać.
W przypadku kontroli przedsiębiorcy otrzymują od 7 do 30 dni na przygotowanie się, liczonych od momentu otrzymania zawiadomienia. Jednak nie zawsze możemy liczyć na wcześniejsze powiadomienie, szczególnie w przypadkach dotyczących nieopodatkowanych przychodów. Co więcej, w trakcie kontroli przedsiębiorca nie może korygować deklaracji, co może prowadzić do poważnych konsekwencji w przypadku wykrycia nieprawidłowości.
Specyfika kontroli skarbowej w Polsce
W ostatnich latach obserwujemy znaczące zmiany w systemie kontroli skarbowej. Dzięki nowym narzędziom analitycznym stają się one bardziej efektywne. Obecnie wyróżniamy następujące rodzaje kontroli:
- Czynności sprawdzające,
- Kontrola podatkowa,
- Kontrola celno-skarbowa,
- Nabycie sprawdzające (od 2022 roku).
Szczególnie istotne jest to, że kryzys finansów publicznych wynikający z COVID-19 oraz inflacji spowodował nasilenie działań kontrolnych. Dodatkowo, zmiany w systemie JPK_VAT, polegające na uszczegółowieniu danych przekazywanych organom podatkowym, umożliwiły bardziej precyzyjne typowanie podmiotów do kontroli.
Kontrole mogą być prowadzone zarówno w siedzibie podatnika, jak i w siedzibie urzędów skarbowych. Ponadto, organy kontrolne mają prawo do weryfikacji dokumentów, przeprowadzania przesłuchań oraz zbierania informacji od osób trzecich. Warto pamiętać, że kontrola celno-skarbowa często przeprowadzana jest bez wcześniejszego zawiadomienia. Jednakże w przypadku standardowej kontroli podatkowej przedsiębiorca otrzymuje zawiadomienie z co najmniej 7-dniowym wyprzedzeniem.
Zakres kontroli jest niezwykle szeroki i obejmuje między innymi przestrzeganie przepisów dotyczących podatków dochodowych, VAT, akcyzy oraz podatku od gier hazardowych. Kontrolujący mają również uprawnienia do weryfikacji transakcji międzynarodowych oraz przestrzegania sankcji nałożonych na określone kraje.
Samodzielne przygotowanie do kontroli
Przygotowanie do kontroli skarbowej wymaga systematycznego podejścia i dobrej organizacji. Przede wszystkim, gdy otrzymamy zawiadomienie o kontroli, na przygotowanie się mamy 7 dni. W tym czasie powinniśmy skupić się na uporządkowaniu dokumentacji i zabezpieczeniu wszystkich niezbędnych materiałów.
Następnie należy upewnić się, że posiadamy kompletną dokumentację podatkową, która obejmuje:
- Deklaracje podatkowe i rejestry VAT,
- Faktury sprzedaży i zakupu,
- Dokumenty inwentaryzacyjne,
- Ewidencje środków trwałych,
- Dokumentację pracowniczą.
Ponadto, musimy pamiętać o okresie przechowywania dokumentów. Zgodnie z przepisami dokumenty podatkowe należy przechowywać przez 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Jednakże, w przypadku dokumentacji pracowniczej, okres ten wydłuża się do 50 lat.
Szczególną uwagę należy zwrócić na najczęstsze błędy w deklaracjach podatkowych, takie jak nieprawidłowe formularze PIT czy brak odpowiednich podpisów. Warto również przygotować tłumaczenia dokumentów w języku obcym, ponieważ organy podatkowe mają prawo ich wymagać.
Co ważne, że kontrola powinna odbywać się w siedzibie firmy, dlatego musimy zapewnić kontrolerom odpowiednie miejsce do pracy, najlepiej w osobnym, zamykanym pomieszczeniu. W trakcie kontroli mamy prawo do aktywnego uczestnictwa w czynnościach kontrolnych oraz możliwość składania wyjaśnień.
Wsparcie biura rachunkowego w trakcie kontroli podatkowej
Profesjonalne biuro rachunkowe to kluczowe wsparcie podczas kontroli skarbowej. Biura rachunkowe mają obowiązek współpracować z kontrolerami i wykonywać ich polecenia, o ile są zgodne z prawem. Podczas kontroli biuro rachunkowe zapewnia:
- Udostępnienie dokumentacji księgowej,
- Przygotowanie i przedstawienie wymaganych ewidencji,
- Wsparcie w wyjaśnianiu wątpliwości,
- Pomoc w interpretacji przepisów.
Warto podkreślić, że koszt wsparcia biura rachunkowego podczas kontroli jest wyceniany indywidualnie. Dodatkowo, biuro rachunkowe musi posiadać obowiązkowe ubezpieczenie OC, które chroni interesy klienta w przypadku ewentualnych błędów.
Biuro rachunkowe może reprezentować przedsiębiorcę podczas kontroli wyłącznie na podstawie odpowiedniego pełnomocnictwa. Co więcej, reprezentacja ta wymaga specjalnych uprawnień: księgowy musi być doradcą podatkowym, adwokatem lub radcą prawnym.
W przypadku wykrycia nieprawidłowości, przedsiębiorca może dochodzić odszkodowania od biura rachunkowego na podstawie art. 471 Kodeksu cywilnego. Ponadto, poszkodowana firma może liczyć na odszkodowanie z polisy OC biura rachunkowego, jeśli udowodni związek przyczynowo-skutkowy między działaniem biura a szkodą.
W tym przypadku wybór między samodzielnym prowadzeniem księgowości a współpracą z biurem rachunkowym znacząco wpływa na przebieg kontroli skarbowej. Przede wszystkim profesjonalne biuro rachunkowe zapewnia nie tylko bieżącą obsługę księgową, lecz również fachowe wsparcie podczas kontroli. Jedno i drugie znacznie zmniejsza ryzyko wykrycia nieprawidłowości.
Doświadczenie pokazuje, że przedsiębiorcy korzystający z profesjonalnych usług księgowych lepiej radzą sobie z przygotowaniem dokumentacji i odpowiadaniem na pytania kontrolerów. Ostatecznie, mimo wyższych kosztów początkowych współpraca z biurem rachunkowym często okazuje się bardziej opłacalna niż samodzielne prowadzenie księgowości. Także ze względu na potencjalne kary i odsetki w przypadku wykrycia błędów podczas kontroli.
Kontrola skarbowa stanowi naturalny element prowadzenia działalności gospodarczej. Odpowiednie przygotowanie i profesjonalne wsparcie znacząco ułatwiają przejście przez ten proces.
