Czym są e-doręczenia? Jakie podmioty muszą z nich korzystać? Co wyróżnia e-Doręczenia? Od kiedy będą one obowiązywać? Co możemy załatwić korzystając z tej usługi? Na te pytania odpowiadamy w dzisiejszym artykule!
Do usługi e-Doręczeń mogą uzyskać dostęp zarówno podmioty prywatne, jak i publiczne. Celem wprowadzenie doręczeń elektronicznych jest wyeliminowanie papierowej korespondencji. e-Doręczenia to odpowiednik listu poleconego za potwierdzeniem odbioru w formie elektronicznej. Taki rodzaj listu jest równoważny prawnie tradycyjnej przesyłce poleconej za potwierdzeniem odbioru.
E-Doręczenia jest bezpieczną i przyjazną dla środowiska alternatywą dla poczty tradycyjnej, ponieważ wyklucza potrzebę częstych wizyt w urzędzie i długiego oczekiwania na złożone pismo. Dzięki tej usłudze przedsiębiorcy, osoby fizyczne oraz podmioty publiczne mają możliwość wymiany korespondencji znacznie szybciej, dzięki elektronicznym skrzynkom odbiorczym. Usługa doręczenia elektronicznego pozwoli ma odbierane oficjalnych dokumentów przy użyciu nowoczesnych technologii oraz gwarantuje, że przesyłka trafi zawsze do właściwej osoby, pozostanie poufna i nie zostanie zmieniona lub naruszona w jakikolwiek sposób.
Kto jest zobligowany do posiadania adresu do doręczeń elektronicznych?
Zgodnie z harmonogramem wprowadzania obowiązku stosowania Krajowego Systemu Doręczeń Elektronicznych, od 1 stycznia 2025 muszą posiadać go m.in.:
1. Podmioty publiczne
- ZUS i KRUS,
- NFZ,
- Organy administracji rządowej i jednostki budżetowe obsługujące te organy,
- Jednostki samorządu terytorialnego, samorządowe zakłady budżetowe,
2. Podmioty niepubliczne:
- osoby wykonujące zawody zaufania publicznego: doradca podatkowy, adwokat, radca prawny, notariusz, rzecznik patentowy oraz doradca restrukturyzacyjny,
- podmioty niepubliczne, które zarejestrują się do KRS od 1 stycznia 2025 roku,
- podmioty niepubliczne składające wniosek o wpis do CEIDG od 1 stycznia 2025 roku.
Podmioty niepubliczne, takie jak osoby fizyczne prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą wpisane do CEIDG oraz spółki prawa handlowego, które zostały zarejestrowane w KRS lub CEIDG przed 1 stycznia 2025 roku, w tym roku również zostaną zobligowane do posiadania adresu do e-Doręczeń.
- Od 01.04.2025 r. będą to: podmioty niepubliczne zarejestrowane w rejestrze przedsiębiorców w KRS przed 1 stycznia 2025 r.
- Od 01.07.2025 r. będą to: podmioty niepubliczne zarejestrowane w CEiDG do 31 grudnia 2024 r. – w przypadku dokonywania zmian we wpisie po 30 czerwca 2025 r.
- Od 01.10.2026 r. będą to podmioty niepubliczne zarejestrowane w CEiDG do 31 grudnia 2024 r.
Osoby fizyczne mają dowolność stosowania e-Doręczeń i nie mają obowiązku posiadania adresu do doręczeń. Szczegółowy harmonogram wdrażania systemu znajduje się na stronie: https://www.gov.pl/web/e-doreczenia/harmonogram.
Jak działają e-Doręczenia? Czym jest adres do e-Doręczeń?
System e-Doręczeń opiera się na elektronicznej skrzynce doręczeniowej przypisanej indywidualnego użytkownikowi. Pierwszym krokiem jest założenie adresu w systemie. Każdy użytkownik posiada unikalny adres do e-Doręczeń, co daje możliwość jednoznacznej identyfikacji zarówno odbiorcy, jak i nadawcy. Raz nadany adres jest przypisany do konkretnego użytkownika i nie ma możliwości zmiany właściciela. Wszystkie adresy są zaewidencjonowane w Bazie Adresów Elektronicznych, tzw. BAE.
Drugi krok to zalogowanie do systemu. Po zalogowaniu można odbierać i wysyłać elektroniczne listy polecone i inne dokumenty. Zgodnie z przepisami ustawy o doręczeniach, odbiorca otrzymuje informacje o konieczności odbioru dokumentu, co zapewnia że informacja dotrze do adresata.
Czy e-Doręczenia są płatne? Czy za brak adresu do e-Doręczeń grożą jakieś kary?
W przypadku korespondencji między firmami lub obywateli z podmiotami publicznymi, a także podmiotów publicznych między sobą, usługa ta jest bezpłatna. Przepisy ustawy o doręczeniach elektronicznych obecnie nie przewidują sankcji za brak adresu do e-Doręczeń. Jednak warto mieć na uwadze, że firma która nie będzie posiadała takiego adresu elektronicznego może mieć problemy z kontaktem z administracją publiczną oraz funkcjonowaniem na rynku.
Warto tu pamiętać o korzyściach z korzystania z e-Doręczeń:
- Szybkość. Dokumenty są przekazywane niemal natychmiastowo, umożliwiając szybką komunikację,
- komfort i oszczędność czasu. Nie musisz tracić czasu na stanie w kolejce na poczcie, aby wysłać list polecony za potwierdzeniem odbioru lub dostarczyć osobiście pismo do urzędu, wystarczy tylko dostęp do Internetu, aby obsłużyć korespondencję o dogodnej porze i miejscu,
- bezpieczeństwo. Korzystając z e-Doręczeń masz pewność, że wiadomość dotrze do właściwego adresata, a dzięki elektronicznemu potwierdzeniu odbioru masz pewność, że adresat otrzymał Twoją wiadomość,
- powiadomienia na bieżąco. Będziesz od razu poinformowany o statusie Twojej korespondencji, ponieważ masz dostęp do informacji kiedy odbiorca odebrał Twój list,
- troska o ekologię. Nowy system bezpiecznych doręczeń elektronicznych, dzięki wyeliminowaniu tradycyjnych papierowych listów przyczynia się do ochrony środowiska.
Pamiętaj!
Celem doręczeń elektronicznych jest zastąpienie tradycyjnych listów poleconych w kontakcie z urzędami i firmami. Umożliwiają wysyłanie i odbieranie ważnych dokumentów natychmiast po ich nadaniu w dowolnym miejscu z dostępem do Internetu. Korzystanie ze skrzynki e-Doręczeń jest intuicyjne i komfortowe. Można założyć ją bez wychodzenia z domu.
Do założenia adresu e-Doręczeń zobligowane są nie tylko podmioty publiczne, ale także podmioty niepubliczne prowadzące działalność gospodarczą w pisane do CEIDG lub KRS. Osoby fizyczne nie mają obowiązku korzystania z doręczeń elektronicznych, ale mogą to zrobić.
Przepisy ustawy o doręczeniach elektronicznych nie przewidują sankcji za brak posiadania i korzystania z tego systemu, jednak należy pamiętać, że brak posiadania adresu do e-Doręczeń może znacznie utrudnić kontakt, przede wszystkim z podmiotami publicznymi takimi jak ZUS, KRUS, US.
