Prowadzenie działalności gospodarczej wymaga identyfikacji potencjalnych zagrożeń, obszarów wymagających poprawy lub usprawnienia. Temu właśnie służy audyt wewnętrzny.
W świetle ustawy o finansach publicznych audyt wewnętrzny jest działalnością niezależną i obiektywną, której celem jest wspieranie jednostki w realizacji celów i zadań przez systematyczną ocenę kontroli zarządczej oraz czynności doradcze. Audyt wewnętrzny to proces niezależnej oceny, weryfikacji i porównywania działań, procesów i procedur organizacyjnych wewnątrz danego przedsiębiorstwa lub instytucji. Jest narzędziem służącym do zarządzania ryzykiem, ma na celu zapewnienie skuteczności i efektywności działań organizacji.
Audyt wewnętrzny może pomóc danej jednostce osiągnąć wyznaczone cele biznesowe. W jaki sposób? Identyfikując obszary wymagają poprawy oraz procesy domagające się udoskonalenia.
Kto i gdzie przeprowadza audyt wewnętrzny?
Audytor to specjalista, który zajmuje się przeprowadzaniem rewizji różnych obszarów działalności danej firmy lub instytucji zgodnie z normami określonymi przez przepisy prawa. W ustawie o finansach publicznych określona jest lista jednostek, w których obowiązkowo przeprowadza się audyt wewnętrzny. Są to między innymi:
- Kancelaria Prezesa Rady Ministrów,
- Ministerstwa,
- urzędy wojewódzkie,
- izby administracji skarbowej,
- Zakład Ubezpieczeń Społecznych, w tym w zarządzanych przez niego funduszach,
- Kasa Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego,
- Narodowy Funduszu Zdrowia,
- Krajowy Zasób Nieruchomości.
Nie oznacza to, że jest on przeprowadzany jedynie w przedsiębiorstwach publicznych. Prywatne firmy również przeprowadzają audyt wewnętrzny. Nie są do tego zobowiązani, traktują to jako narzędzie umożliwiające zarządzanie ryzykiem, pozyskanie istotnych informacji. Audyt może posłużyć zapewnieniu zgodności z wymaganiami prawnymi i regulacyjnymi; zwiększeniu zaufania klientów i inwestorów firmy.
Audyt może być prowadzony przez wewnętrzny zespół audytowy (zatrudniony przez firmę) lub przez zewnętrzną firmę audytorską. W każdym przypadku audytorzy powinni działać niezależnie i obiektywnie, to decyduje o rzetelności i wiarygodności wniosków.
Narzędzia audytu wewnętrznego
Istnieje wiele narzędzi oraz technik, jakimi może posłużyć się audytor wewnętrzny. Wybór zależy między innymi od celu, w jakim przeprowadzany jest audyt, jego zakresu czy dostępnych zasobów. Może być on uzależniony od takich czynników jak czas, budżet lub personel: każde narzędzie wymaga określonego zaangażowania. Do podstawowych narzędzi audytorskich należą:
- Wywiad – audytorzy przeprowadzają wywiady z pracownikami, aby uzyskać informacje na temat działań podejmowanych przez przedsiębiorstwo i stosowanych procedur. Podczas wywiadów audytorzy mogą zadawać pytania dotyczące procesów biznesowych, kontroli wewnętrznych oraz problemów, z jakimi spotykają się pracownicy.
- Analiza dokumentów – audytorzy analizują dokumenty firmowe, aby sprawdzić, czy firma działa zgodnie z wymaganiami i przepisami. Analiza dokumentów jest jednym z podstawowych narzędzi audytu wewnętrznego.
- Obserwacja – polega na bezpośrednim obserwowaniu działań wykonywanych przez pracowników firmy. Audytorzy mogą wykorzystać tę technikę, aby zbadać, jakie czynności są wykonywane przez pracowników, wykorzystywane narzędzia, przygotowywane dokumenty oraz jakie wyniki uzyskuje firma. Pozwala to na dokładne zrozumienie procesów i identyfikację obszarów wymagających usprawnień.
Wybór odpowiednich technik audytu wewnętrznego jest kluczowy dla osiągnięcia zamierzonych celów. Odpowiednia technika może zapewnić audytorom dokładne informacje, posiadające dużą wartość w perspektywie zarządczej. Dzięki pozyskanym informacjom audytorzy opracowują konkretne rekomendacje i rozwiązania.
