Jakie są konsekwencje nieprzestrzegania prawa pracy? Z jakimi sankcjami należy się liczyć? Jak zminimalizować ryzyko takich problemów? Odpowiadamy na te i inne pytania.
Prawo pracy ma na celu ochronę praw pracowników oraz uregulowanie wzajemnych zobowiązań między pracownikami a pracodawcami. Błędy i niedociągnięcia w tej dziedzinie mogą prowadzić do poważnych konsekwencji, w tym do kar finansowych, spraw sądowych i kształtowania negatywnego wizerunku firmy, co w konsekwencji utrudnia rekrutację pracowników i utrzymanie zatrudnienia.
Omawiamy najczęstsze błędy mogące zaszkodzić pracodawcy. Wyjaśniamy także, jak pracodawca powinien udokumentować przestrzeganie przepisów prawa pracy w celu zminimalizowania ryzyka niekorzystnych zdarzeń.
Najczęstsze błędy pracodawcy w zakresie prawa praca
- Błędne umowy. Pracodawcy często stosują umowy, które nie są zgodne z obowiązującym prawem. Prawo określa niedozwolone zapisy umowne. Nawet jeśli należą do treści umowy, nie posiadają mocy obowiązującej. Często zdarza się, że pracownicy są zatrudniani na podstawie umów cywilnoprawnych, gdy w rzeczywistości powinni mieć umowy o pracę.
- Nieprzestrzeganie godzin pracy i czasu pracy. Wielu pracodawców nie prowadzi dokładnej ewidencji czasu pracy swoich pracowników. Brak informacji o nadgodzinach, urlopach czy przerwach może prowadzić do naruszenia przepisów i kar.
- Nieudzielanie urlopu wypoczynkowego.Prawa pracownika określają, że pracodawca ma obowiązek udzielić urlopu w tym roku kalendarzowym, w którym zostało nabyte do niego prawo lub do 30 września następnego roku.
- Niewłaściwe wynagrodzenie. Nieprzestrzeganie minimalnych stawek wynagrodzenia, brak regulaminu wynagradzania lub niedotrzymywanie terminów wypłaty to częste popełniane błędy.
- Naruszenia zasad BHP. Niezapewnienie odpowiednich warunków pracy oraz szkoleń w zakresie BHP jest poważnym naruszeniem. Tym bardziej, jeśli wiąże się to zagrożeniem dla zdrowia bądź życia pracowników.
- Dyskryminacja i mobbing. Nieprzestrzeganie zasad równego traktowania pracowników oraz niewłaściwe reagowanie na przypadki mobbingu to poważne uchybienia. Mogą poskutkować odpowiedzialnością sądową.
- Brak umowy o pracę, umowy zlecenia, umowy o dzieło czy B2B. Jednym z wciąż najczęstszych przykładów łamania praw pracowniczych jest zatrudnianie pracownika „na czarno”.
Konsekwencje i kary
Pracodawca powinien pamiętać, że samo naruszenie przepisów o czasie pracy jest wykroczeniem i to bez względu na to, czy pracownik poniósł z tego powodu szkodę, czy też nie. Zgodnie z art. 281 § 1 pkt 5 k.p. naruszenie przez pracodawcę lub osobę działającą w jego imieniu (np. kierownika zakładu pracy) regulacji dotyczących czasu pracy zagrożone jest karą grzywny w wysokości od 1 000 do 30 000 zł. Przepis ten sformułowany jest dość ogólnie, co w praktyce oznacza, że jakikolwiek czyn godzący w kodeksowe reguły w zakresie czasu pracy ma znamiona czynu karalnego.
W sytuacji, gdy prawa pracownicze oraz zapisy regulaminu pracy są naruszane przez przełożonego, pracownik ma możliwość złożenia skargi do Państwowej Inspekcji Pracy (PIP) i do sądu pracy. Jeśli pracownik posiada podpisaną umowę o pracę, proces rozpatrzenia skargi przez te instytucje nie generuje dla niego kosztów.
W przypadku nieprzestrzegania godzin pracy i czasu pracy pracownicy mogą wystąpić z roszczeniami o wynagrodzenie za nadgodziny, a inspekcja pracy może nałożyć kary. Z kolei naruszenie zasad BHP może prowadzić do wypadków w pracy, postępowań sądowych i wysokich kar od inspekcji pracy. To kwestia szczególnie poważna w przypadku prac wiążących się z istotniejszym ryzykiem dla pracownika.
Pracownicy mają także prawo do zgłaszania dyskryminacji i mobbingu do sądów pracy, co prowadzi do długotrwałych procesów oraz wysokich odszkodowań. Na przestrzeni ostatnich lat takie sprawy były często rozpatrywane przez sądy, wielokrotnie przykuwając także uwagę mediów.
Jak zapobiec błędom w stosowaniu prawa pracy?
Stosowanie prawa pracy to obowiązek nałożony przez ustawodawcę. Często stosowanym rozwiązaniem jest audyt obowiązujących procedur, przegląd wzorów zawieranych umów, wewnętrzna kontrola prowadzonej dokumentacji. Pozwala to zmniejszyć ryzyko, kształtując równocześnie pozytywny obraz pracodawcy. O czym warto pamiętać?
- Wzory umów i dokumentów. Pracodawca powinien korzystać z wzorów umów zgodnych z obowiązującymi przepisami.
- Warto wprowadzić system rejestracji czasu pracy. Taki system może mieć postać także elektroniczną.
- Regulamin pracy. Należy aktualizować regulamin pracy, szczególną uwagę poświęcając przy tym zapisom dot. wynagradzania i terminowej wypłacie pensji. Należy zadbać o to, by wysokość i terminowość wynagrodzenia można było potwierdzić dowodami, np. potwierdzeniami przelewów bądź listą płac.
- Pracodawca powinien prowadzić dokumentację szkoleń BHP, ewidencję wypadków oraz protokoły z inspekcji warunków pracy.
- Warto wprowadzić procedury zgłaszania nadużyć, a równocześnie prowadzić ewidencję skarg i działań podjętych w odpowiedzi.
Najczęstszym rozwiązaniem jest zaangażowanie księgowej kompetentnej w zakresie prawa pracy. Podmioty zatrudniające większą liczbę pracowników często tworzą osobne stanowiska specjalisty ds. kadr i płac. Zatrudniają „kadrową”, która prowadzi dokumentację pracowniczą, rozlicza wynagrodzenia i świadczenia dla pracowników, czas pracy, zgłaszane L4 a także zajmuje się wyliczaniem należnych dni urlopu.
Czym jest PIP?
Państwowa Inspekcja Pracy to organ nadzoru i kontroli nad przestrzeganiem prawa pracy, w szczególności przepisów oraz zasad bezpieczeństwa i higieny pracy, a także przepisów dotyczących zatrudnienia i innej pracy zarobkowej.
Art. 13 ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy wymienia podmioty kontrolowane, w tym:
- pracodawców, czyli przedsiębiorców zawierających umowy o pracę z pracownikami,
- przedsiębiorstwa oraz inne jednostki organizacyjne, które nie są pracodawcami, ale na ich rzecz pracę świadczą osoby fizyczne. Do tej kategorii zaliczane są także osoby wykonujące działalność gospodarczą na własny rachunek.
Art. 26 ust. 3 ustawy o PIP wskazuje, że zanim dojdzie do kontroli, inspektor pracy zgłasza swoją obecność kontrolowanemu podmiotowi. Istnieje tu ważny wyjątek: do tego zgłoszenia nie dojdzie, jeśli miałoby to wpłynąć na wynik kontroli. To oznacza, że PIP może poinformować pracodawców e-mailowo, listownie lub telefonicznie o zbliżającej się kontroli, ale nie musi, szczególnie jeśli otrzymała skargę o nieprawidłowościach w firmie. Zgodnie z art. 24 ust. 1 ustawy o PIP inspektorzy pracy są uprawnieni do przeprowadzenia kontroli o każdej porze dnia i nocy.
Pełną listę zadań PIP znajdziesz w art. 10 ww. ustawy. Inspektorzy pracy są uprawnieni do przeprowadzania kontroli m.in. pod kątem:
- wynagrodzeń za pracę oraz innych świadczeń wynikających ze stosunku pracy,
- czasu pracy,
- urlopów,
- przywilejów dla pracujących rodziców,
- legalności zatrudnienia, w tym cudzoziemców, osób młodocianych i niepełnosprawnych,
- okoliczności i przyczyn wypadków przy pracy,
- stosowania środków zapobiegających chorobom zawodowym,
- przestrzegania przepisów o przeciwdziałaniu zagrożeniom dla środowiska,
- opłacania składek na Fundusz Pracy,
- stanowisk pracy, na których są wykonywane prace w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze,
- obowiązków wynikających z ustawy o PPK,
- czynników szkodliwych i uciążliwych w środowisku pracy,
- wymogów, które powinny spełniać wyroby wytwarzane przez przedsiębiorstwo.
Błędy w przestrzeganiu prawa pracy mogą prowadzić do poważnych konsekwencji. Trzeba być świadomym obowiązków i prowadzić odpowiednią dokumentację, która pomoże w udowodnieniu przestrzegania przepisów. Regularne audyty wewnętrzne, szkolenia dla kadry zarządzającej oraz współpraca z prawnikiem specjalizującym się w prawie pracy mogą znacząco zredukować ryzyko naruszeń.
Wspieramy naszych Klientów także w kwestii stosowania obowiązującego prawa pracy. Raz do roku przygotowujemy także analizę biznesową, źródło cennych informacji pozwalających optymalizować decyzję biznesowe.
